怎样做好档案工作6篇

篇一：怎样做好档案工作

　　

　　浅谈如何做好档案管理工作

　　档案管理在政府决策制定和行政管理中具有重要意义，是社会发展历史过程中不可忽视的必备部分。随着新技术的发展，档案管理也在不断发展。如何做好档案管理工作？本文将从档案的记录、保存和保护三方面入手，浅谈如何做好档案管理工作。

　　首先，完善档案记录工作。记录工作是档案管理的基础，而记录工作很多时候又比较繁琐，因此必须采取一定的措施保证记录工作的准确性和可靠性。首先，要建立良好的档案基础，按照标准的分类编目和检索体系，构建一个完整的档案系统；其次，要建立和完善档案记录制度，明确档案记录的范围、格式和顺序，以确保档案记录的准确性和可靠性；再次，要设置合理的审核机制，增强档案记录的质量管理能力，强化档案管理水平；最后，要加强档案记录人员的继承培训，保证档案记录质量和水准。

　　其次，加强档案保存工作。保存是档案持久保存的重要措施，也是档案管理工作的重中之重。为此，需要采取一些措施进行加强。首先，要选择合适的保存介质，采用有效的管理模式，将档案信息的内容、形式、时效有效地衔接起来；其次，要采取一定的科学技术来确保档案保存的安全性和可靠性，改进储存环境，采用模拟存储、数字存储、光存储和磁存储等技术；再次，要建立有效的系统和保护措施，使档案在保存路径中不受到外部因素的损害，并定期检查档案保存状况；最后，要加强档案管理人员的培训，提高档案管理水平，使档案得到有效保护。

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　　最后，完善档案的保护工作。档案的保护主要是要做好文件的归档、档案的管理、档案的利用、档案的保存和档案的保护，以确保档案能够及时有效地供人使用。为了保护档案，首先要完善相关法规，加强档案管理制度，对档案信息进行更严格的法律保护；其次，要建立完善的技术保护措施，采取有效的数据保护措施，确保档案不被未经授权的人获取和使用；再次，要加强档案的管理和监督，加强档案的安全防护，防止档案在存储、传输和使用过程中受到损害；最后，要实行有效的防火防盗措施，对档案实行严格的安全保护，确保档案安全。

　　综上所述，如何做好档案管理工作，从完善档案记录、保存和保护等方面入手，采取一系列有效的措施进行加强，以确保档案的可靠性、时效性、安全性和可信性。

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篇二：怎样做好档案工作

　　

　　关于如何做好档案管理工作的几点建议

　　摘要：

　　随着国民经济的迅速发展，高科技产业化进程的逐步加快，使档案管理模式及利用方式方法发生了巨大的变革。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，加强档案资源建设、实施现代化管理、加快档案工作的法制化进程，已经成为今后档案工作发展的必然趋势。

　　关键词：

　　档案管理建议

　　一、分析做好档案管理工作的前提

　　1.首先要配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

　　2.掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

　　3.要运用信息网络技术。一般而言，档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

　　二、加强档案资源建设

　　1、把握好档案收集关。在当今服务型社会的大环境下，档案馆应把国家和社会的具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理。档案馆应向各级基层档案管理部门下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，让基层档案管理部门向社会各界广泛征集内容丰富，有特色，有价值的档案资料，及时修订和完善各种档案的归类、整理、保存，从而达到丰富馆藏档案，为利用者良好服务的目的。

　　2、档案工作要走“特色”路。所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色历史、特色文化以及风土人情、自然区域特色等方面的档案。档案管理部门应充分认识馆藏建设的“特色”性，认真研究、分析本地区的特色档案资源，广泛征集、整理、保管，丰富馆藏内容，优化结构，体现特色，打造精品。

　　3、要正确处理好档案馆藏的质量与数量关系。过去比较注重档案数量的多少来衡量档案馆藏丰富与否，但多年馆藏建设实践来看，仅仅片面追求数量是不够的，应该丰富馆藏，改变馆藏结构单一、缺乏特色，案卷质量不高等诸多发展档案建设的不利因素，辩证的处理好数量与质量的关系，按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，不断优化和丰富馆藏建设。

　　三、加强档案现代化管理

　　1、档案资源信息化。（1）加强认识转变思想。随着社会信息化的发展,档案管理的信息化建设也正逐渐成为社会的发展的需求，是档案管理建设的基础工作。对信息化的认识由不熟悉到了解,并且能够熟练掌握信息化管理系统,才能提高档案管理的信息化水平,适应时代发展的需要,为社会主义经济建设提供更好的服务。（2）加强电子档案的管理

　　。电子档案管理主要是研究电子档案的接受、整理、保管、利用的技术方法，并制定相关的管理方法，使电子档案管理标准化、规范化、系统化、科学化，从而达到信息资源能够发挥最大的效益。如今，随着计算机和网络技术的迅速发展,电子商务的日趋普及,不同载体的档案信息无论在内容、形式、种类上也不断增加,如照片等纸质档案,录音录像等影像档案,以及电子往来信息等。为适应新形势的发展需要，对不同类型载体的档案进行数字化处理和转换,加强对电子文件的积累、鉴定、著录、以及归档等一系列工作,对有保存价值的电子文件进行整理存档,并根据其不同特性进行妥善保管,保证其真实性、完整性和有效性,便于随时查阅和利用。（3）

　　充分运用现代手段，加快档案信息资源共享进程。现阶段，要实现档案管理的信息建设，就要从管理现代化手段上入手，加快转变传统的管理模式，充分利用计算机、网络技术，促进信息资源的合理有序的配置，提高档案信息资源的有效开发利用率，实现档案信息资源的社会共享。

　　2、档案信息保护要现代化。档案信息保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等

　　现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等。这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案分配制度现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

　　3、档案管理手段要现代化。档案管理手段现代化是档案管理现代化的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。主要包括管理理论手段和技术手段。（1）理论手段的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，解放思想、转变观念，开拓创新，加强理论与实践的相结合，不断总结经验教训，找出一条有特色，行之有效的档案科学管理理论，加以利用，最终形成档案管理现代化的理论体系。（2）技术手段的应用。要不断将现代的技术手段、技术设备、引入档案管理中，实现档案管理的系统化、科学

　　化、专业化、自动化。

　　4、档案管理要标准化。档案管理必须有一个统一的标准和规范，否则信息时代，信息的共享与网络沟通会受阻，很难实现各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等。这些都需要制定和建立种类档案管理标准，形成档案管理标准体系，保证档案管理现代化的顺利实施。

　　四、提高档案人员业务素质

　　1.首先要建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

　　2.其次要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，取长补短。

　　3.最后要逐步加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。

　　五、结语

　　总而言之，随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。新时期档案管理工作是一项长期而又艰巨的工作。只有创新思想，改变观念，增强法制建设，充分利用现代化管理手段，才能做好当代档案管理工作，真正实现档案信息的合理配置和有效开发利用,为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

篇三：怎样做好档案工作

　　

　　如何做好员工档案管理

　　如何做好员工档案管理

　　身为企业的人事管理人员，应该要做好员工的档案管理。下面就随小编一起去阅读如何做好员工档案管理，相信能带给大家帮助。

　　如何做好员工档案管理

　　1、要遵循档案管理一般规律。

　　员工的档案虽然具有特殊性，但它也是档案的一种，所以应遵循档案管理的一般规律。比如说，员工档案应有纸质档与电子档两种，存放应有专门的档案保管场所与设备，如铁门、铁窗、铁锁及防火、防潮、防盗、防鼠虫等等基本设施，设置空调、去湿、灭火等设备。

　　档案应包括个人基本情况、个人简历、各类学历、资格证书、奖励证书，工作和学历证明、婚育证明、人事任免、调岗、调级通知单、员工绩效考核表、岗们绩效指标承诺书、奖惩结果、党团员证复印件、合同协议，身份证、工资卡、社保卡，员工入职登记表，员工关键事件登记表等内容。

　　以及员工档案如何查阅，应保留多久，员工离职后又如何转移，或者说保留多久后即可销毁，等等。

　　2、要落实责任制。

　　员工档案是员工在企业工作和生活历程的真实记录，是企业历史的一部分，单位领导要加强对档案管理工作的检查、指导、督促，及时发现问题、解决问题。要结合实际不断完善各项档案管理制度，狠抓落实。要加强员工档案管理人员队伍建设，选择为人忠厚老实、工作扎扎实实、作风严谨细致、认真坚持原则的人员担任；要定期组织培训业务知识，帮助档案管理人员掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平。

　　要制定相对完善的员工档案管理制度，对目的、意义、职责、定义、管理流程、审核权限、情况处置、奖惩标准等进行较为具体而详细的规定；要落实检查制度，督促各项制度落到实处。

　　3、要发挥好信息技术优势。

　　现代条件下，信息化技术高度发达，员工档案管理要切实运用好信息技术优势，一方面，对员工档案实施计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，把文字、图片、声像资料等转变成数据资料，实现员工档案的纸质与电子数据并存。

　　另一方面，要在基础数据不断完善的前提下，通过数据库系统梳理、提炼各类数据，为企业领导决策提供数据依据。

　　4、要跳出档案看档案。

　　员工档案管理工作，不能仅仅停留在档案管理员的层次上来看问题，要站在企业发展的层面来看待，比如说，企业要申报高新技术企业，对拥有高学历的人员比例是有要求的，那么当公司领导需要这方面的数据时，档案室应能够迅速提供相应的数据；比如说企业准备提拔一批优秀的复合型人才，那么档案室应能够迅速提供曾经在不少于3个专业岗位上任职人员的有关情况，以及他们在不同岗位上受到的奖惩情况。同时，档案管理者应定期提供企业内符合退休条件的人员数量，预估退休高峰期、人员招聘高峰期等等，为企业领导的科学决策提供更多、更好、更有效的数据支持。

　　总之，做好员工档案管理工作，虽然比较枯燥、无聊，但只有真正干一行、爱一行、钻一行，你总会发现工作的乐趣，找到为企业创造价值的机会，同时，企业也会给予你更多的成长机会与发展平台。

　　档案管理工作的作用：

　　档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会

　　历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

　　进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的"含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

　　档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

　　档案管理工作的现状：

　　1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。

　　档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

　　2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。

　　档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

　　3、档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

　　4、档案信息管理人员的素质有待提高。

　　实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

篇四：怎样做好档案工作

　　

　　浅谈如何做好档案工作

　　贵州百里杜鹃档案局18年元月成立，虽然从事档案工作才短短7个多月，但让我深深的体会到档案工作的重要性。档案反映了历史的真实面貌，档案反映了一项工作的发展过程；反映了同一年度所做的工作；反映了同一内设机构的情况；反映了一类问题的基本面貌。然而高效率与高质量的档案工作，在工作决策中给我们提供了更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作十分重要。那么，如何做好档案管理工作呢？作为一名档案人员，在实践中要不断探索、总结，寻找出其中的规律，得到了一些粗浅的见解，现与大家共同分享。

　　一、规范公文处理，把好公文形成关

　　档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础，而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有些单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草后交由办公室负责印发，我局属于后者。由于各职能部门写作人员的写作水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草文件的质量也就大不一样。在公文拟制过程中一般存在的问题集中反映在以下几个方面：

　　1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。

　　2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序混乱。

　　3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

　　4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

　　二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

　　公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务办理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：6种情形文件不用归档：重份文件、普发性文件、未生效文件、不重要的过程性文件、一般的参考性材料、内容已被其他文件包含的文件(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用，而要做好此项工作，档案工作人员可以从以下几个方面进行：

　　1、要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

　　2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平

　　常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

　　3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。

　　三、完善公文材料，做好档案收集工作

　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未归档的要及时催，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

　　1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

　　2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

　　四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

篇五：怎样做好档案工作

　　

　　如何做好档案管理工作

　　进入21世纪，随着改革旳不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作旳需要，如何做好档案管理工作，笔者觉得，应从如下几种方面抓起。

　　一、搞好档案工作，领导注重是核心。

　　一种单位旳任何一项工作，都必须有领导旳注重，才干使这项工作顺利开展；如果领导不注重，许多具体旳工作都会困难重重。领导对档案工作旳价值和结识限度，决定着他们对档案工作旳态度，从而在很大限度上决定着档案工作旳发展。因此，把档案工作列入领导旳议事日程，是时代发展旳需要，是规范档案工作旳需要。对档案管理人员来说，则应当充足发挥其主观能动性，以自己旳实际行动去影响，去争取领导旳注重。如果只是一味旳指责、抱怨领导不注重档案工作也是很难做好旳。要使一种单位旳档案工作有起色，领导和档案人员都必须注重档案工作。就档案工作而言，档案人员旳工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏旳主线因素。这个主线工作是内因，领导旳注重是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导注重档案工作呢？

　　(一)爱岗敬业，使领导满意自己旳工作。领导与否注重档案工作，很大限度上取决于对档案工作人员旳工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员一方面要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一种好旳印象。

　　(二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作注重不够，诸多都是由于缺少档案意识，觉得档案工作在一种单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面旳宣传是十分必要旳，要常常把有关文献、材料给领导看，次数多了，自然会在领导旳脑海里留下痕迹，产生作用。特别是某些与本单位密切有关旳材料，很也许会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要常常向领导报告档案工作状况，多谈某些搞好档案工作对单位旳益处，诱导和启发领导注重档案工作。要努力服务，作为一名档案人员重要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位旳发展服务。

　　二．实现档案管理现代化

　　随着改革旳进一步发展，档案管理面临着许多亟待解决旳问题，诸如档案数量越来越多，数量旳庞大给保管和提供运用带来困难：管理措施手段旳落后直接影响档案旳质量，只有实现档案管理现代化，才干有效地解决新形式下浮现旳新问题。

　　(一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强旳工作，他规定管理人员既要有高度旳工作责任感，良好旳职业道德，办事细心旳工作态度，乐于奉献旳工作精神，又要有夯实旳档案管理旳理论知识、科技知识，特别是运用现代化科技手段和先进旳管理措施管理档案旳基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博旳专业知识，开拓视野，优化知识构造，提高综合素质，才干做好新时期旳档案管理工作。

　　(二)掌握现代化管理技能，提高综合素质。此前，档案材料

　　旳形成从文献旳起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整顿、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中旳运用，可以系统地完毕文献旳起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集记录等工作，使文献旳形成、运营、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作旳规定，也是档案工作者旳必然方向。因此，档案管理工作者要结合自己旳岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质旳同步，特别要注重计算机知识、信息文化旳学习掌握上，努力使自己具有信息知识和网络文化旳综合型档案管理人才。

　　(三)运用现代化技术，整顿档案。档案汇集着大量旳批示，也记载着丰富旳信息，成为一种丰富旳信息资源。但档案旳整顿工作繁琐，反复劳动多，劳动强度大。而运用计算机等现代化手段整顿档案，则可以收到事半功倍旳效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己旳理解对文献进行分类，尽管都仿照统一旳原则，但因每个人旳理解能力不同，对同一种文献有不同旳分类，因此不可避免旳产生分类不准旳现象，影响案卷旳质量，给运用工作带来不便。而运用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目旳内容打印出来，作为此前旳那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具旳替代物，也可按文献形成旳先后顺序排列打印，既减少了人为因素在文献归档工作中旳影响，又发挥计算机旳管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好旳服务于社会。

　　三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。

　　档案管理人员旳业务素质水平直接影响档案管理工作旳质量，为了使档案工作人员可以适应档案管理工作旳需要，一方面要充足发挥档案工作人员旳积极积极性、发明性，努力提高档案人员旳知识水平和管理能力。由于设备旳现代化，档案种类和载体旳多样化，管理措施要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新旳更高规定。本来那些老式旳业务知识与工作措施，已不能适应新旳形势，因此必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识旳人才，才干完毕档案管理现代化旳任务。

　　(一)提高结识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决旳问题诸多，一方面，要解决思想结识问题。要充足结识到档案人员继续教育在档案事业发展中旳战略作用和实际意义，结识档案事业旳发展，档案服务质量旳提高，其主线出路在于档案人员整体素质旳不断提高；另一方面，21世纪旳档案管理工作者旳机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者旳继续教育列入重要旳议事日程。

　　(二)加强制度建设，建立有关运营机制。可以说，加强制度建设，建立良性运营机制是开展档案工作者继续教育旳核心和保证。一方面，要建立和健全继续教育旳管理制度，如登记、记录、考核、评估、奖励制度；另一方面，要建立继续教育旳

　　约束和鼓励机制。约束和鼓励机制可以促使档案管理工作者产生急切感和危机感，积极地参与定期旳继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。例如，档案管理工作者上岗前和轮岗后旳岗位培训，档案专业技术人员获得旳专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以鼓励档案工作者增强参与继续教育旳积极性和积极性。

　　(三)明确继续教育旳原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接旳目旳性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式旳进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”旳方针，切实遵守学以致用旳原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识旳机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸取、补充档案学新理论、新措施、新观念旳机会，弥补一次性教育旳局限性；第二，有关学科知识。档案工作融会了许多有关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者旳继续教育应注重对有关科学知识旳补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术旳广泛应用是档案工作旳特性之一，也是档案现代化旳标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术旳学习，为此，继续教育肩负着更为重要旳职责。

　　(四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作旳结识，要通过多种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定旳宣教，使档案管理人员充足结识到搞好档案管理工作是自己应

　　尽旳法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率发明条件。把档案材料旳积累工作纳入档案管理人员旳责任制，加强对档案材料旳控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一种档案管理组织旳领导体系，加强对档案工作旳领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

篇六：怎样做好档案工作

　　

　　档案整理工作

　　一、整理工作的意义

　　档案整理的质量直接关系到档案的利用;

　　档案整理工作,在档案总体管理中具有重要意义;

　　它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设;它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响;

　　二、整理的内容和步骤

　　一内容包括：

　　区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订或“装盒”、排列案卷目录的编制;

　　二步骤可分为：

　　１、了解情况,拟订方案

　　主要应了解立档单位的情况其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记,还应了解全宗的数量,所属年代形成时间,主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间;

　　２、区分全宗和分类

　　３、细分和组卷、草拟案卷标题

　　４、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整;

　　５、全面审查修改标题;

　　６、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号;对某些破损的文件进行裱糊;案卷的排列以全宗为单位,按照不同的分类、载体或保管期限分别排列;排列方法要统一,不能随意变动;

　　三、整理工作的原则是

　　一充分利用原有基础

　　1、充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整;2、在整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况;

　　二保持文件之间的历史联系

　　文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面;1、文件在来源方面的联系;文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位,有机地形成的;形成文件的这些单位,使文件构成了来源方面不可分割的历史联系;

　　2、文件在时间方面的联系;形成档案的机关和个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,因而使文件之间具有自然的时间联系;3、文件在内容方面的联系;文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定问题而产生的;它的形成者的特定活动,使文件之间在内容上具有密切联系;4、文件在形式方面的联系;文件的内容必然通过一定的形式表现出来;所谓文件形式,包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等;这也构成了文件之间一定联系;

　　对于保持文件之间的联系,应该辩证地看待和处理;

　　四、便于保管和利用

　　保持文件之间的历史联系,不是整理档案的主要目的,所以不能为联系而联系,便于保管和查找档案,才是档案整理工作的基本出发点和最终要求;

　　一全宗概念及含义

　　Ⅰ、全宗定义

　　全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体;

　　Ⅱ、全宗的含义

　　1、全宗是一个有机整体

　　同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂;2、全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性,而不是纯粹人为的即任意的;全宗的整体性,是由其内部的历史联系所决定的;3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的;这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志;二为什么要按全宗整理档案

　　Ⅰ、这种方法符合档案的形成规律和特点;

　　同一个全宗教的档案不能任意分散,不同国家的档案不能随意混杂,科学

　　理解文件的历史联系;档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的;此方法还便于保管利用;

　　Ⅱ、全宗是组成国家全部档案的基本单位;

　　一个机关的活动体现着一定的职能,执行一定的任务,发挥一定的功能;

　　１、在我国,全部国家所有的档案为国家档案全宗,这是由于许多小全宗组成;另外,全宗也是档案馆的统计单位;

　　２、全宗,也是一个相对的概念,据苏联理论,它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念,我国一般取第一、三个概念,第二个概念则很少提;一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗,我国则称馆藏;并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗;

　　Ⅲ、全宗在档案整理上占有重要地位,是保证整理工作质量的重要条件;区分全宗是整理工作的第一步;

　　Ⅳ、全宗为档案提供利用,奠定了科学基础;

　　如果全宗划分准确,全宗档案完整齐全,就会为利用带来方便,准确研究每个机关的活动情况和历史面貌;

　　Ⅴ、全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则;

　　它不仅是一个单位和整理档案的方法问题,而且是一个原则理论,苏联更把它称为一种思想;三立档单位及其构成条件

　　立档单位也称为"全宗构成者";

　　它的构成条件是：

　　A、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文；

　　B、设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划；

　　C、设有管理人事机构或人员,并有一定的人事任免权;

　　三个条件中,第一条最重要;判断一个单位是否立档单位,不能只依单位人数、级别大小来确定的,而是以第一个条件来判定;

　　四立档单位的变化和全宗划分;

　　Ⅰ、政权的变化和立档单位的划分

　　１、政权发生了变化,同时社会性质也发生了根本变化,就要另立全宗;但在西藏,这方面分得不是很清楚

　　２、政权发生了变化,社会性质没有发生根本变化;如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等,虽然根本性质没有发生变化;但由于政权各自的领导人不同,历史时期不同,历史时期不同,具体的阶段内容不同;因此也应当另立全宗;

　　各党派、人民团体、宗教团体的全宗,只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化,它们的档案,无论在何时何地形成,应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分;

　　Ⅱ、生产关系的改变和全宗的划分

　　这个方面主要是针对企、事业单位,如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位,其性质确有根本不同,但它们的档案在工作生活中是有连续性的,其任务没有根本变化,它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体,从而能较完整地体现此单位的变化发展,也更有利于查考利用;

　　Ⅲ、基本职能方面考虑

　　在立档单位的政治性质无根本变化的情况下,主要是分析它的基本职能是否有根本变化;1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关,就是新的立档单位,它的档案构成新的全宗;

　　2、凡属下列情形,均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小,机关内部组织机构的调,机关工作地点的变更,领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等;3、临时机构一般不单独建立全宗,其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理,但属于党委、政府直接领导,执行全面性的任务,为期比较长的,应建立单独全宗;

　　4、如果两个机关合署办公,而文件是分别处理的,它们所形成的档案,应该分别构成全宗;而合署办公前后各形成的档案,一般应属于一个全宗;

　　五人物全宗

　　人物全宗是着名人物在其一生社会活动中形成的档案整体;注意两点：

　　1、不得收入官方档案原件

　　2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化,只构成一个全宗;

　　人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题;因为许多个人档案都是在公务活动中形成的;个人在公务活动中形成的文件,原件应放在立档单位全宗中,复印件或附件可归入个人全宗；另外,个人在他非公务活动中形成的文件,原件应归入个人全宗;

　　六全宗的补充形式

　　Ⅰ、联合全宗

　　就是两个或几个关系密切的立档单位形成的,难以区分而统一整理的档案整体;1、密切继承关系的机关,文件彼此混杂;2、职能互有密切联系的机关,合署办公,"一套机构两块牌子";如

　　Ⅱ、全宗汇集

　　是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体;1、从相同类型的基层单位选择接收的,具有代表性的若干小全宗

　　2、残缺不全的一些全宗

　　时期地区工矿企业全宗汇集

　　联合全宗和全宗汇集的区别：

　　１、它们的构成不同

　　联合全宗的档案之间有着密切的联系,档案难以区

　　分,其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系,而只是把数量少的小全宗汇集在一起,便于保管和统计,人为性相对地较大;

　　２、它们的性质不同

　　联合全宗是永久性的单位,整理之后再变动,而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案,就可从中分出去,另立全宗;

　　七判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位;

　　要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者;

　　1A、对内部文件和发文,"档案的形成者"就是"文件的作者";B、对收文,"档案的形成者"是"文件的实际收受者";2判定的对象是案卷时,要注意,卷皮上往往都标明了立档单位;3没有标明作者或收文者的,要分析和考证;4经几个立档单位办理,归入最后承办完毕的立档单位的全宗;

　　八全宗群

　　全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体;

　　如：党群、行政

　　工业交通系统

　　农林水利系统

　　财粮商业贸易系统

　　科学文化教育卫生系统

　　如：

　　地区政法系统全宗群

　　解放战争时期党政机关全宗群

　　全宗内档案的分类,对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理,都有重要的意义;首先,档案经过区分全宗之后,如不经过分类,还不免是一堆杂乱无章的材料,只有对全宗内档案进行合理的分类,才能提示出它们之间的内在联系,真正使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用;

　　其次,就整个整理工作的程序而言,只有经过分类,其后的一系列环节才易于着手和逐步深入;

　　全宗内档案分类的优化,可为档案的全面管理创造有利条件;

　　分类的要求有

　　１、分类方法要从档案的形成特点和规律出发,符合文件的历史状况,保持它们之间的历史联系;

　　２、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性

　　１科学性：分类时,要按档案本身的内在联系来进行,项目类目的设制力求合理,层次分

　　明,层次一般分一层,大型机关可分到二层三层层次不宜过多

　　２思想性：分类时注意政治思想性,体现有关的方针、政策,反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向,对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性;

　　分类的一般方法有

　　1、时间分类法

　　Ａ、年度分类法

　　Ｂ、时期分类法

　　2、来源分类

　　A、组织机构分类法

　　B、作者分类法

　　C、通讯者分类法

　　3、内容分类法

　　A、问题分类法

　　B、实物分类法

　　C、地理分类法

　　4、形式分类法

　　A、按文件种类分类

　　B、按载体形态分类

　　C、按形状规格分类

　　常用分类方法：

　　分类方法很多,常用的主要有三种：

　　一年度分类法

　　二组织机构分类法

　　三问题分类法

　　复式分类法的选择和分类方案的编制

　　一年度--组织机构分类法

　　适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位;

　　二组织机构--年度分类法

　　适用于撤销机关档案;

　　三年度--问题分类法

　　多用于组织变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况;总之,在不可能和不适于按组织机构分类时,往往采用它;

　　四问题--年度分类法

　　多适用于撤销机关档案和历史档案;

　　立卷工作内容包括：

　　组成案卷单位

　　拟写案卷标题

　　卷内文件的排列与编号

　　填写卷内文件目录与备考表

　　案卷封面的编目与案卷的装订或“装盒”

　　立卷的方法

　　文件六特征立卷法：

　　按作者立卷

　　按时间立卷

　　按问题立卷

　　按地区立卷

　　按文件名称立卷

　　按收发文机关立卷

　　案卷标题的拟制及封面编目

　　一要求：

　　1、历史观点和政治上的正确性;2、文字简练,表达准确;3、题名基本结构力求完整;

　　题名的基本结构包括文件的责任者作者、内容问题和名称文种三部分;必要时须标明地区、收发文机关和时间;

　　二历史档案案卷封面的要求

　　1、机关名称;历史上曾经存在的过的某一个机关,是历史事实的反映,不能随意改动,应保留原来的名称;2、人物职务、称号;不宜改成现代的称呼;3、历法和纪元;在案卷封面的编目中,应以公历和公元为标准;如果文件上使用的是其它历法年号,则在公历和公元年份日期之后用括号注明;

　　4、文种;历史上的文种,如奏、咨、指令、训令等应保留原貌;5、地名;应照原文标写地名,酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名;6、文件的内容和其他用语;对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语,不能机械地照搬;对非政治性的名词、术语,应照原文沿用;如将薪俸改为工资,地籍整理法改为土地法令,是不必要的;

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