关于办公室精细化管理细则【四篇】

精细(jīng xì)，形容词， 现代汉语中有精致细密之意。文言文中有精明能干、细心仔细、清醒苏醒的意思。“精细”也是“精细化学品生产技术”的简称， 以下是为大家整理的关于办公室精细化管理细则4篇 , 供大家参考选择。

办公室精细化管理细则4篇

【篇一】办公室精细化管理细则

信息化办公室精细化管理草案

作为国家“十二五规划”的开局之年，我部门面临着新的挑战与机遇，肩负着加快公司阶段性信息化建设的重要使命。为响应：“科技创新抓高端，求真务实促服务，精细管理上水平”的经营指导思想，以立足专业化、管理科学量化为原则，以加强细节、服务、规则、系统意识为目标，力求以信息化为手段，提成企业管理水平，增强企业综合竞争和可持续发展的能力。

一、内部管理

思想：

精细化的内部管理就是要用具体、明确的量化标准取代笼统、模糊的管理要求，把抽象的战略、决策，转化为具体的、明确的发展举措。

组织管理细则：

1. 办公室领导每周一上午准时参加生产经营周例会，认真领会会议精神，做好会议纪要。

2. 每周一上午生产经营周例会后，办公室领导应在本周内组织召开一次办公室内部会议，传达生产经营周例会的会议精神，并传达相关会议内容。

3. 每周内部会议中，应向办公室领导汇报上周所布置工作内容的完成情况。

4. 每周内部会议中，设备管理员应向办公室领导汇报上周机房设备运转情况，核心机房内平均温度、湿度。

5. 每周内部会议中，网络管理员应向办公室领导汇报上周网络、信息、数据服务的连接及运行情况。

6. 每次内部会议不少于15分钟，不超过30分钟。

机房管理细则：

1. 凡进入核心机房的，必须先按照要求填写《核心机房登记表》（见附表一），如实填写姓名、日期、时间、工作内容。

2. 凡进入辅助机房的，必须按照要求填写《辅助机房访客登记表》（见附表二），如实填写姓名、日期、时间、原由。

3. 凡需要进行加密文件解密的，必须按照要求填写《解密登记表》（见附表三），征得相关领导批准，按照《西安煤矿机械有限公司亿赛通加密系统实施办法》（见附件一）所提供的解密流程方，进行文件解密工作。

4. 系统管理员对服务器进行维护、备份、升级工作，必须按照要求如实填写《备份和升级登记表》（见附表四）。

5. 进入机房必须更换拖鞋或者穿鞋套，保持机房清洁卫生，机房内禁止吸烟。

6. 管理员不得随意机房内更改电源、网络端口、服务器、空调、交换机等硬件设置，如需要改变必须取得办公室领导同意。

7. 由机房值周人员负责每日对机房内服务器、交换机、UPS电源、空调器、配电柜等设备及主机房温湿度进行巡查，并认真填写《核心机房登记表》（见附表一）。

8. 每半年由设备管理员进行UPS电池组充放电工作。

9. 机房内严禁带入或存放各种易燃、易爆、剧毒、放射等危险物品。

10. 由设备管理员负责每周五检查机房灭火器、报警器、应急灯等设备完好情况；采暖期检查管道是否有漏水现象；

11. 严禁任何人使用未经检测允许的介质(软盘、光盘等)。未经许可任何人不得挪用和外借机房内的各类设备、资料及物品。

12. 加强数据安全及成果保护，核心机房要对各类重要文件、文字材料、报表数据、声像资料及时备份，并按季度收集整理公司形成的电子档案，并刻录光盘。

13. 服务器管理员账户（administrator）口令要定期更换，口令使用时间不得大于三个月，口令位数要求八位以上。

14. 由办公室值周人员于每周四下午组织机房清洁打扫工作。

15. 出现突发事件时（机房突然断电、触电、火警、失窃），需相关人员严格按照《数据中心机房突发事件应急预案》（见附件二）进行处理。

局域网管理细则：

1. 公司局域网的运行维护由网络管理员负责。所有楼内信息插座、网络线路、布线槽、网络设备、机柜内跳线等，统一由网络管理员负责安装、维护、连接、设置，并且做如实填写《西煤机局域网用户信息登记表》（见附表五）。

2. 网络管理员负责，用户入网、资源分配、用户入网设备的确认、信息服务监管、用户技术支持、网络安全管理、网络故障检测、用户数据的收集、统计、备案、上报、违规事件的处理。

3. 由办公室领导负责审核申请入网人员，其所使用的网络跳线、网卡等网络设备必须经网络管理员认可。

4. 网络管理员应该及时了解、掌控网络及信息、数据服务的连接及运行情况。

二、服务工作

思想：

以加强精细操作和管理为基本特征，通过提高员工素质，克服惰性、规范工作流程，实现协作管理，从而提高信息化部门对外服务质量。

细则：

1. 当接到维修任务时，由办公室领导根据实际情况启动设备维修程序。

2. 本部门不能组织维修的设备，由设备管理部组织安排维修，如不具备维修条件或不能维修的方可外修。

3. 需要维修的设备，应由设备管理员如实填《设备维修记录表》（见附表六），如实填写设备名称，生产厂家，规格型号，资产编号，报修原因，维修部件，维修厂家，联系电话，预计费用，预计时间，并且让设备使用人签字。维修过程结束后，应当由设备管理员于每周例会中提交给办公室领导进行维修确认签字。

4. 对于在免费保修期内的设备故障，由设备管理员与厂家联系维修。

5. 设备的维修费用应按实际费用核算，维修人员应按实际维修费用提供正规的维修发票，送至相关部门审批。

6. 维修周期结束后，应当由维修人员于90天内对维修后的设备进行复查，并将复查情况填写在备注栏内。

三、回访工作

思想：

积极开展服务回访工作，变被动服务为主动服务，解答用户疑问，指导用户正确操作，提醒用户及时对软、硬件进行维护保养。使用户对信息化办公室产生信任感和安全感，形成“口碑”效应。

细则：

1. 对于企业内重点用户（中、高层领导），在软、硬件交付使用后的一周内，信息化办公室应当对用户建立服务档案，如实填写《重点用户服务回访信息收集卡》（见附表七）。

2. 回访人应在软、硬件交付使用后90天进行首次回访，以后没90天回访一次。

3. 回访中对于用户反馈的问题必须有始有终，做到每个问题都有回应，对于重点用户提出的建议与意见，必须及时形成文件，上报至办公室领导。

四、项目管理精细化

思想：

根据《西安煤矿机械有限公司二〇一一年经济运行方案》（西煤机司发[2011]1号）的文件精神，“信息化办公室和技术发展部的绩效工资，是以项目进展程度和业务完成进度作为考核内容”。对于绩效方式的薪酬分配制度，信息化办公室需要进行信息化项目精细化管理，这是部门生存和发展的需要，也是实现企业效益最大化的需求。

一方面，项目实施精细化管理，达到了降低项目成本，增加项目效益的目的，使企业保持可持续竞争优势。另一方面，通过项目精细化管理，公司资源得到了高效的整合，项目策划到达全过程贯彻，由于资源短缺引发的项目管理失控现象就会得到有效的控制。

细则：

1.项目组织结构参考

为保证每一个信息化项目能够顺利进行，一般来说，应该在项目开始之前确定成立项目小组，小组内应该包括有项目总监，项目副总监，项目主管，实施主管，实施工程师，系统实施人员，业务管理人员，自动化管理人员。

基本的组织结构如（图一）所示。

图一 项目组织结构参考

2. 项目小组相关人员职能参考

项目小组成员应当由西安煤矿机械有限公司的决策人员和相关业务高级管理员组成。

领导小组的职责：

对项目实施小组提供承诺、支持、指导为项目的实施提供人力、财力、场地支持；

负责实施项目形成的管理制度、规程的审批，决定对与项目相关部门及责任人的奖惩；

解决项目实施小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；

按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划；

审定项目各项方案和项目实施目标；

检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目投资落实，确保项目实施按计划进行；

督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调；

在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施鉴定。听取项目实施小组的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题，并决定下一阶段工作重点和行动计划；

对项目实施小组给予适当的授权。

项目主管的职责：

保证能够在整个项目实施期间能够在项目组中工作；

根据要求，定期向项目总监通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；

指派和管理参加项目组的西煤机员工；

组织安排适当的高级管理人员、用户、实施技术人员进行谈话，组织研讨会、工作会议；

及时解答、提供实施小组所索取的信息、文档资料；

与项目主管协调处理由项目总监或实施小组对项目计划、进度或程序所提出的更改；

与实施主管一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差；

进行授权范围内的决策；

与实施小组成员一起决定项目实施策略和方案。

对项目主管的要求：

有很强的项目管理和组织技能；

熟悉西煤机的整体业务流程；

熟练使用计算机常用办公软件；

深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；

很强的分析技能等。

实施主管的主要职责：

做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度；

监督实施小组完成对实施项目的前期调研、需求确认；

组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划；

负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目实施小组的工作以及与项目主管的日常沟通、工作任务安排与协调；

负责编制项目实施工作任务书，并与项目主管进行确认；

负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告。项目主管提出项目评估申请，完成项目移交工作；

协助项目主管开展各种工作；

组织实施小组讨论、编写《项目实施方案》，决定项目实施方案和方法；

与领导小组组织制定培训计划；

决定实施小组人员分工和具体工作安排。

项目实施小组

为保证项目的顺利实施，由人员组成项目实施小组，在领导小组的管理下，与实施工程师一起完成项目实施。

项目实施小组的主要职责：

按照实施要求提供详细的需求和信息，收集和确认现有业务流程；

根据所收集的信息对西煤机目前现状和将来发展进行评估；

掌握对项目用户进行培训的基本知识和技能；

进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）；

对项目进行应用测试等；

和实施主管共同审核项目交付件。

对项目实施小组成员的要求：

必须深刻了解项目相关的公司业务流程和需求；

很强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法；

良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）；

沟通能力强。

实施工程师的主要职责：

完成对实施项目的前期调研，并直接向实施主管报告；

协助实施主管共同制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划；

负责按实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从领导小组及实施主管的工作安排，保证项目实施工作的正常开展；

负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；

负责与项目相关的系统安装、调试等工作；

与系统实施人员合作，配合解决西煤机网络及软、硬件平台故障引起的系统问题；

与系统实施人员一起负责系统技术层面的培训工作；

与系统实施人员一起按计划完成各项实施任务并提交相关报告。

对实施工程师的要求：

熟悉西煤机的软、硬件基础情况；

清楚西煤机内部网络走线布局，计算机分布；

有良好的组织与沟通能力。

系统实施人员的主要职责：

根据实施主管的要求，为整个项目组提供详细的IT需求和信息；

参与项目相关的软、硬件系统的安装、配置、调试等工作。

系统实施人员的要求：

基本熟悉与项目相关的公司个部门的计算机软、硬件，服务器及网络状况；

具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力；

良好的分析和沟通能力；

熟悉Windows Server等操作系统、Microsoft Office等办公软件；

3. 项目实施进度

在项目实施初期，应当形成有书面的《项目实施主计划》、《项目立项报告》等，其目的是详细的描述项目的进程过程，并明确资源配置和项目各阶段应该完成的内容，落实相关负责人。

项目进度中有应当包含五个关键时刻，分别是：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目验收使用。

项目实施各部分实施在时间上应当有明确的先后关系，如图二所示。

图二 项目实施进度参考简图

附表一：

核心机房登录表

附表二：

辅助机房访客登记表

附表三：

解密登记表

附表四：

备份和升级登记表

附表五：

西煤机局域网用户信息登记表

附表六：

设备维修记录表

维修人： 年 月 日 编号：

附表七：

附件一：

西安煤矿机械有限公司

亿赛通加密系统实施办法

为保护西安煤矿机械有限公司设计文档的安全，提高工作效率，有效防止因信息泄密而造成的商业损失，公司采用亿赛通文档安全管理系统加强设计文档管理。为保证加密系统正常使用，特制定此实施办法。

一、系统实施范围

加密系统实施范围涉及公司产品设计研究院各参与文档设计和管理的部门，包括采煤机研究所、电气研究所、工艺研究所、掘进机研究所、信息化办公室、科技规划发展部六个部门。

二、加密系统配置

（一）系统清单

（二）配置方案

加密系统软件服务器端安装于加密服务器上，服务器置于信息化办公室主机房。客户端安装在设计院各部门有加密需要的计算机上。

USB认证锁插在加密服务器上，由机房管理人员负责保管。USB流转锁3把，分别由总工程师、采煤机所所长、掘进机所所长保管。

加密软件光盘和使用许可证书由总工程师保管。

三、加密策略

各个部门保护的文件加密策略暂定如下：

（一）二维软件策略

1.AUTOCAD策略

应用于AUTOCAD软件

涉及加密的文件后缀：

*.DWG*|*.DWT*|*.DWS*|*.DXF*|*SAV*.TMP|*SAVE.AC$|*.PDF|*.KMG|*.BAK

2.CAXA策略

应用于CAXA电子图版软件

涉及加密的文件后缀：*.EXB|*.DWG|*.BAK

（二）三维软件策略

1.SOLIDWORKS策略

应用于SOLIDWORKS软件

涉及加密的文件后缀：

*.SLDPRT|*.SLDFP|*.PTRDOT|*.SLDFTP|*.SLDASM|*.BAK

2.UG策略

应用于UNIGRAPHICS NX软件

涉及加密的文件后缀：

*.PRT|*.IGS|*.STP|*.STEP|*.DXF|*.DWG|*.MODEL|*.BAK

（三）工艺设计策略

应用于CAXA V5软件

涉及加密的文件后缀： *.CXP *.DWG *.BAK

四、系统角色设定

（一）系统管理员

系统管理员1名，暂由信息化办公室主任担任。系统管理员具有系统所有管理权限（包括管理日志、策略、设置普通用户权限），同时具有解密的能力。系统管理员未经总工程师批准严禁给用户解密。

（二）策略管理员

策略管理员2名，由信息化办公室员工担任，负责系统的维护，用户需求策略的修改和添加。如果用户有修改或添加策略需求，须经总工程师批准，信息化办公室领导签字后策略管理员方可实施。

（三）日志管理员

日志管理员1名，由信息化办公室员工担任，负责系统一切运行记录的归档工作。

五、用户设置

（一）脱机时长

普通用户脱机时长为48小时。

相关领导的笔记本脱机时长为9999小时。

（二）权限设置

总工程师、采煤机所所长、掘进机所所长设置解密权限，允许使用解密工具和流转工具，其他用户没有解密权限。其他人用非法手段设法解密文件，按西安煤机有限公司相关文件保密规定论处。

（三）打印设置

打印室提供2个有打印功能的普通用户，在两台计算机上分别打印图纸和WORD文档。

六、解密流程

（一）解密申请

按照公司文档保密要求，加密文档因业务需要解密时须提前向负责领导提出报告，然后通过加密软件客户端发布解密申请。方法如下：

方式一：用鼠标右键单击客户端图标，选择【业务申请】栏下的【解密申请】，用户在解密申请窗口中点击【增加文件】或者【增加目录】，输入申请理由，提交解密申请。

方式二：用鼠标直接选中要解密的文件，单击右键，在右键菜单栏中选择【亿赛通CDG文档】下的【密文解密申请】，弹出解密文件列表，直接点击确定，解密申请提交成功。

（二）解密方法

方式一：系统管理员通过网页登陆平台进入管理员面板，选择解密审批模块可以查看解密申请，解密审批可以点击全部通过，也可以在详情中单个审批。

方式二：插入USB流转锁，用鼠标右键单击客户端图标，选择【终端工具】栏下的【流转工具】，选择要解密的文件或目录鼠标点击右键选择解密。

注意：对文件解密后，若执行保存命令（在装有亿赛通客户端的电脑上），文件会继续被加密。

七、系统日常维护

为了确保加密系统安全稳定运行，系统日常维护和服务支持由信息化办公室负责。

1.策略管理员每周五检查软件运行是否正常，不定期回访用户，按规定对策略进行调整。

2.日志管理员每季度备份系统日志一次。

3.系统出现问题及时解决，系统出现重大问题无法解决，第一时间向领导汇报，并迅速联系相关技术专家解决。

维护组联系电话： 029-********

信息化办公室

二〇一〇年二月二十四日

附件二：

数据中心机房突发事件应急预案

数据中心机房是我公司存放数据的重要场所。重要仪器、设备、人员相对集中，一旦发生断电、触电、火灾、失窃等重大安全责任事故，可能造成人员伤亡、财产损失、数据丢失以及危及公共安全的紧急事件等严重后果。机房安全，人人有责。特制定以下应急预案：

一、应急救援组织机构

为了从根本上加强对我公司数据中心机房突发事件应急救援工作的组织领导，更好协调部门员工全力迅速做好突发事件的应急救援处理工作，特成立突发事件应急救援小组：

组 长： 施平

副组长： 石珍草 侯邦福 康力 时建平

成 员： 常天粟 陆明 刘健 张宁

王维娜 庆博 刘俊锋 张翔

机房联系电话：82055486，135********，132********

二、机房突然断电（主要负责人：时建平）

(一) 为了保障机房内设备及数据的安全，如果公司需要正常停电，设备动力分公司应事先通知信息化办公室。

　 (二) 如果公司在8小时工作时间内发生突然断电，机房管理人员应立即报告信息化办公室主任，并按照本应急预案作出相应处理：

　 （1）联系动力分公司，询明断电情况，以便作出相应处理。

如果确认科技楼在一个半小时内不能来电，由机房管理人员首先进行数据备份，之后按照设备操作规程关闭核心机房相关用电设备，包括3台服务器、磁盘阵列等；关闭其他用电设备，如显示器、电灯等，防止突然来电破坏设备。

（2）如果确认在一个半小时内可以来电，则关闭显示器、电灯等设备，等待来电。

（三）如果公司在8小时工作时间之外出现突然停电情况，动力分公司配电室务必在30分钟内通知信息化办公室人员，以便信息化工作人员采取措施保证设备和数据安全。

（四）机房应急事务处理完之前，机房所有管理人员不得擅自离开工作岗位。

三、触电处置（主要负责人：侯邦福）

　 (一) 一旦发生触电事故，机房管理人员应迅速安全切断电源，切忌直接接触触电者，然后切断机房总电源，通知信息办主任。

　 (二) 机房管理人员即刻通知公司安全生产部及相关部门，同时开展现场应急救护。

　 (三) 信息办主任和机房管理人员要稳定现场秩序，并及时有序地疏散无关人员。

四、火警处置（主要负责人：康力）

　 (一) 一旦发生火灾，应及时通知机房管理人员和信息办主任，并迅速有序的组织人员疏散。

(二) 机房管理人员接到机房火警通知后，应首先切断机房电源，如需要及时通知动力分公司迅速切断机房总电源，并联系相关部门。

　 (三) 切断电源后，在相关部门人员到来前，首先利用机房的灭火设备对火情进行初步控制。如情况危急也可在疏散所有人员后直接撤离现场，等待相关单位部门的救援。

(四) 报警方法：根据火情大小如需报警立即就近用电话或手机报告公司公安处值班室（电话：82055110），如情况不可控制可直接拨打119消防中心电话，报告内容为：“西安市东二环北段矿山路，西安煤矿机械有限公司科技楼四层，发生火灾，请迅速前来扑救”，切忌一定要待对方放下电话后再挂机。并向领导汇报，同时派出人员到各路口等待引导消防车辆。

五、失窃处置（主要负责人：康力）

(一)信息化办公室一旦发生失窃事件，第一发现人应立即报告公司公安处（电话：82055110），告知被盗地点，并在公安处人员到来前保护好现场。并报告信息化办公室主任及相关部门负责人。

(二)信息化办公室相关人员应积极配合公安处做好现场勘查和破案工作。

(三)启动备用设备，尽快恢复正常工作。

西安煤矿机械有限公司

2010年4月13日

【篇二】办公室精细化管理细则

办公室工作精细化管理难点和对策

作者：常启虹;杨泽雄

作者机构：西南林业大学,云南 昆明 650224;西南林业大学,云南 昆明 650224

来源：区域治理

年：2019

卷：000

期：005

页码：120

页数：1

正文语种：chi

关键词：办公室工作;精细化管理;难点;对策

摘要：办公室工作性质比较特殊而且复杂,精细化管理是办公室工作顺利开展的重要措施,但是在实际管理过程中,办公室工作精细化管理仍然存在一些问题,需要进一步的改进和完善.基于此,本文对办公室工作精细化管理的难点和相应的对策进行了分析和探究.

【篇三】办公室精细化管理细则

办公室精细化管理细则

1、文件管理制度………………………………………3

2、文书管理制度………………………………………5

3、档案管理制度………………………………………6

4、办公用品管理制度…………………………………8

5、会议管理制度 ……………………………………10

6、日常事务管理制度 ………………………………11

7、用章管理制度 ……………………………………13

8、车辆管理制度 ……………………………………15

9、附则 ………………………………………………18

文件管理制度

第一条 管理要点

1、文件管理的范围包括：上级下发文件、单位各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

2、制度类文件按照单位文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、单位收到各类文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

3、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表予以存档。

4、其他各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
5、办公室各类收文应按时间、内容、部门、名称等进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

第三条 文件管理流程

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印→传发→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件批阅→文件整理→文件存档

3、 借阅流程：提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档

文书管理制度

第一条 管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证单位内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、申请、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关单位的重大事项文书资料。

3、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条 制度规范

1、根据单位实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按时间、内容等合理排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

3、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理；如有需销毁的，须上级审批同意，方可销毁。

第三条 文书管理流程

起草文书→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退

档案管理制度

第一条 管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业；及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：单位各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据各类资料性质、用途等进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条 制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是单位职工个人信息、单位图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

5、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

6、如各部门或职工个人需借阅相关档案资料，办公室人员应及时做好相应的记录。

第三条 流程设计

根据文件、文书目录整理→排序→编制编目→存档。

办公用品管理制度

第一条 管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条 制度规范

1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：各科室将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。

3、办公室应对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

第三条 管理流程设计

填写《办公用品申购单》→审批→采购→入库登记→发放。

会议管理制度

第一条 管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据单位实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精、精而细，讲究高效原则。

4、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

第二条 制度规范

1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料整理并归档。

5、 会议记录为单位的机要档案，保管人员不得擅自外泄；如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条 会议管理流程

准备所需资料→通知参加人做好会议记录会后→会议记录归档整理。

日常事务管理制度

1、接待管理

第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护单位的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条 接待流程：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。

2、报刊收发整理

第一条 办公室管理人员按照单位实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理报纸，内部刊物可随意阅览。

第三条 任何人不得随意将单位内部刊物挪为他用。

第四条 报纸每月处理一次。

3、后勤管理

第一条 为了认真贯彻单位的各种制度，充分发挥和调

动职工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

第二条 后勤管理主要为考勤登记汇总管理工作。

第三条 办公室人员每周对考勤表收集一次，并打印最新考勤登记表，月末根据签到情况进行总的考勤汇总。

第四条 合理安排周末、节假日值班工作。

第五条 考勤流程：打印签到登记表→如实审核→汇总登记→报表。

4、文化宣传管理

第一条 负责单位内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责单位外部的宣传维护工作。

第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。

第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。

第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档。

5、其他事务

第一条 各类标语、宣传制作、收发传真等其他事务。

第二条 负责单位文书的打印复印工作。

第三条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。

第四条 领导交办的其他临时性工作。

用章管理制度

第一条 管理要点

1、单位公章、合同章等印章：由办公室指派专人负责管理。

2、单位财务专用章、法人代表名章：由专人负责管理。

第二条 印章使用范围

1、单位各类合同。

2、单位各类报表。

3、文件材料。

4、证明材料。

5、其它需要使用印章的文书。

第三条 制度规范

1、公章、合同章使用：用章申请人应详细填写《印章使用记录表》注明使用时间、使用人、具体内容、批准人等。

2、合同、协议：合同、协议等经会签后，由有相应负责人的签字，经由站长审批后可以使用印章。

3、报表：包括财务报表、社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。需经相应副站长审核，站长批准后可以使用印章。

4、文件材料、证明材料及其它文书：经相关负责领导审核、站长审批后方可使用印章。

5、一般文书：如本单位人员外出联系业务的介绍性文件、证明信、职工收入证明等，经相关领导审核，站长同意后，可以使用公章。

6、其它：上述内容未涉及到的文件，需要用章时应视具体情况，请示领导后方可使用印章。

第四条 特殊情况处理

如工作紧急，审批人又不在单位，印章管理人员需通过电话等方式亲自与审批人联系，得到批准后，可以使用印章，并及时登记用章管理。

第五条 印章借出

1、 原则上单位各类印章不得带出使用。

2、由于业务需要，为了提高工作效率，以下事由可以将印章借出：银行所需印鉴时；其它必须带印章的工作。

3、印章借出规定：因工作需要携带公章外出时，必须有两人同行，并同时办理印章借用手续。印章借出时间不得超过8小时，返回后，应及时归还印章。

车辆管理制度

第一条 管理要点

1、单位公务车的证照及稽核等事务统由办公室负责管理，并定期指派专人负责维修、检验、清洁等。

2、用车须于事前向办公室申请调派，车辆派出要遵循对于同一方向、同一时间段的派车尽量合用、减少派车次数和车辆使用成本的原则。

3、对于不按规定办理申请的，不得派车。

第二条 制度规范

1、使用人必须具有驾照。

2、公务车不得借予非本单位人员使用。

3、所有公务车辆一律不得私用。

4、驾驶人须严守交通规则。

5、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。

6、使用者应将车辆停放于指定位置、停车场或适当、合法位置。任意放置车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由使用者赔偿损失。

第三条 车辆保养管理

1、驾驶人员要爱护车辆，精心保养，使车辆保持良好状况。如需维修，由驾驶人员提出维修申请，要货比三家，选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在指定的维修点更换汽车零配件，并做到提前电话汇报，且将换下的废弃零配件保存，由单位统一回收，统一处理。在支付维修费用的同时，应要求维修点必须开具增值税发票，并提供相对应的零配件明细单。特殊原因也必须事后补报，以备单位备案核查。

2、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理。

第四条 违规与事故处理

1.在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担。

(1)无照驾驶。

(2)未经许可将车借予他人使用。

2.违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。

3.各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与办公室联络协助处理。如属小事故，可自行处理后再向办公室报告。

第五条 车辆用油管理

办公室建立车辆的用油台账，不定期核算，抽查，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，办公室人员做好油卡记录，油卡由办公室管理登记。单位车辆一律凭卡指定加油站加油。

1、所有车辆加油前需仔细填写《车辆加油登记表》，并由相关领导签字确认。

2、办公室负责对单位车辆的用油进行监督，控制，财务辅助配合监控管理。

3、车辆使用者应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。

4、单位所有车辆统一油卡加油，如油卡损坏，不能正常加油时，办公室人员应及时处理。

5、驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，及时交予财务部门统一管理。

附则

第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。

第二条 本办法由单位法人核准后实施，修改时亦同。

【篇四】办公室精细化管理细则

论述办公室工作管理的精细化
作者：孙宝光
来源：《企业文化·中旬刊》2014年第08期

        摘 要：为了将办公室工作管理的精细化以一种更为清晰、全面的方式给读者呈现出来，本文将紧紧围绕着办公室工作管理的精细化这一中心主题，从办公室管理精细化中党建工作的角度出发，通过对其重要性的论述，给出加强办公室管理精细化的具体可行措施。

        关键词：办公室工作；管理；精细化

        前言：精细化管理，能够在提升办公室工作效率的同时，将企业的工作效益发挥到最大，而这种功用的发挥，实际上有赖于其具体的管理手段。当然，所谓的精细化管理实际上是在常规管理模式的基础上，并进行相应革新而得到的一种管理模式，其通过提升办公室各项工作的效益、转变管理理念，实现分工的精细化与高效化，并表现出一种精确、准确的特点。不过，这些优点能否发挥，在很大程度上取决于我们是否能够做好其中的党建工作，为此，我们只有从自身企业出发，加强对其内部党建工作相关方面的了解，才能真正意义上充分发挥党建工作在办公室管理精细化的作用。

        一、办公室工作管理精细化中党建工作的重要性

        事实上，面临着企业之间竞争压力不断增大的现实，相关企业部门已经开始着手提出提升其管理水平的手段，而在这种手段之中，办公室工作管理精细化中的党建工作占据着十分关键的地位。

        1、繁琐性决定了办公室工作精细化管理必须进行党建工作

        办公室工作综合性强，往往无规定可循，大部分工作没有计划性，更多的是突发性和临时性的。在这种情况下，如果办公室管理者或办公室人员不进行党建工作的精细化管理，往往丢三落四，让千头万绪的事务工作乱作一团麻。只有加强了精细化管理，才能有的放矢，急缓有序，把办公室工作安排得井井有条。

        2、参谋性决定了办公室工作精细化管理必须进行党建工作

        企业决策层在进行决策前有大量基础性工作需要办公室人员去完成，在一定程度上办公室管理人员起着参谋的作用。所以，办公室人员所做的准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误，这样才有利于领导做出正确的决策。要做到参谋意见全面而又准确无误，那就必须从党建工作的精细处入手。办公室人员平常工作中要“多心”，就是多用心了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化，学会信息的收集、整理和积累，给领导提供决策的依据。

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