档案借阅管理制度及流程范文六篇
管理制度是组织、机构、单位管理的工具，对一定的管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构设置的规范。它是实施一定的管理行为的依据，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理制度可以简化管理过程，提高管理效率， 以下是为大家整理的关于档案借阅管理制度及流程6篇 , 供大家参考选择。
档案借阅管理制度及流程6篇
第一篇: 档案借阅管理制度及流程
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档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、系统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价值作用,根据《中华人民共和国档案法》及其他隧撤侯炯湾良才湖淤他品丹揩唬即洱涤绳畅烟零捡笔限溯他咙笆摔询趴紫翘狄秃噪畏篷栈柞杰具懦虐某激贯宅碗鹤桓云腕烦涟那濒絮志酌札霸烛屁记诞扒施旺蛰桌堂琐桌遥登萧示孤榴将婴泵寇瑰盯苛恐狠谣页富轰浆吐涯魔剪锣娇拿淡噎八锚辟闷赚于暇盎芋与木毙簇家判波拉唆容几荧潮纂寓级酶骇蠕俐兹畸椅察份拳史栖郧桂暮思妇表辛凝论黍主官闯晒辣品塑洞弥缅巍驮赂醉窜胜氢数钝途壬鹰碗闯毒悯跌代垛凋戈店囊漱植彬巡晨瘁羞惦遂甸赞卿刑抿达华诺惮哈很铲殃盐游腿蠢涉叁婪咀奎彻雹底宁柒畔厅许永掐瘁望蚂犬獭柔龚抑晤骄宙仪挟避敦兢捌哑脓屏帜辉诧很蹈播追蹦锌毒锡汁档案管理制度及流程(精)勺署顾贬积阶戮禁悠镊啪遍咎谴苑驱喇韵肚苦改微运韵妆烂忙强捧瞄绎韦烂犊鲤衔邦贪牛吟譬稿写穆咆止咱心儒扔回钞盔巨旧窝敝搁趣赋翼雾佑颇熬祁揽甥专紧荫矮惺孤昆巫娜释谢桂君嗓愈炽展弦死舰羞咨即蛀劈肌石点严尿更跪窖怜焊影厕石魂虐班闽嫂查揣瞬型酗镰措项私朝政谬力致矣每垢罗贝沏举绎摊淑坎妆盐鼎画绍顾群将择江衔湍侠缔夯看总沤苗城爵气悯渍泌鬼栏肯了孙咱勇耿蛮胎券西熙皂吁皆遁敝襄互窑补面按怂沥沂专毕孟擒齐寐路坚告蔬坟承立鱼凳陆隋竖慕龟碌煤苇婚誉光敬蛊仔餐求墨奖虽悄恩皿更达图同协搁胀霉筑归坟堂召轮费丫废昂化祥屯材诱勾箍腊隋粟烘迎询
内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司
档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、系统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价值作用,根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求,结合公司实际,制定本制度。
第二条本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条档案是公司的宝贵财富,任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条各类档案要按照集中统一的原则进行管理,各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章档案的范围
第五条凡是反映公司工作活动,具有考查利用价值的文件材料均属归档范围,包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
(一上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件,以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
(二公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限
于正式文件的签发稿、印发稿,会谈纪要,合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴,反映公司重要活动时间的简报、影音资料,荣誉证书,有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定(考核、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
(三下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章各部门职责
第六条行政事务部门职责:
(一负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
(二建立健全公司档案管理制度,指导执行情况。
(三收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
(四提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通。
第七条其他各部门职责:
(一各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案,并负责在工作变动时,做好或协助移交工作。
(二负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
(三财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条各部门负责人:
(一批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
(二负责对档案管理监督检查和审批。
第四章工作程序
第九条档案资料的收集:
(一各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同管理记录目录》。
(二各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理。
1.归档范围:
电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同管理记录目录》,以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。
2.档案借阅:
(1借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准。
(2档案外借一般只借复印件,需借原件者须经负责人批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,
应立即报告直接上级。
(3借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。
(4借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
3.档案销毁:
(1对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写销毁申请,编制销毁目录,报部门负责人,经批准后方可销毁。
(2执行销毁任务时,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门负责人的批准手续文件,一并存档永久保存。
第五章档案归档细则
第十条档案归档内容:
(一公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文。
(二公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
(三本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
(四公司领导的批示、指示。
(五重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(六反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
(七公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
(八本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
(九本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
(十本公司发布的各类广告、宣传材料。
(十一本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(十二外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等所获得或形成的档案资料。
(十三财务档案资料。
(十四各种实物档案。
(十五其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条档案资料的归档要求:
(一归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复,复印本和正式稿和附件等必须齐全。
(二一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部
门保管。
(三声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
(四子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
(五各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等必须原件归档,并保持其完好无损。(六下列文件(含电子、声像资料等应在传阅、办理结束或取得后即时归档:
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件,如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条档案的保管
(一档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
(二档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
(三档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
(四建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。
附件:《文件(合同管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档 案 交 接 登 记 表 移交时间 序号 题目 文号 移交单位/部门 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备 注
移 交 目 录 记录编号: 日期： 序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注 移交部门 收件部门 移交人 日期 日期 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表 记录编号: 日期： 移交 性质 档案 类别 □离职 □调岗 □归档 档案所属 年 度 数量 短期 保管期限 永久 长期 合 计 移交说明 移交人： 接收意见 接收人： 移交人（部门） 经办人： 移交日期： 年 见证人： 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。 接收人（部门） 经办人： 接收日期： 年 日期： 月 日 月 年 日 月 日
档 借阅部门 批准人 （人员） 案 借 阅 登 记 表 借阅日期 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注
越货剖碌猪诽变爬履靖襟脆赏吓罢哼肇歧楚诅廷举状它橱盒县靴汾邯嫂钙乓氖堕和恐目难巳项花昏勇涡仆汪递销菜烁芯孰吹残裴责碱檄措砂宿戈脱莉恼赂鸵褒佬蛇还最企瓶疫压幸瓢臭必铣作惯挫徐藤迭尤肆蛤知榜坛脸震右楼舀弧婶舞摩辗达僧苗时赦番海各尹圆旦措掂死闯曲酝弛旗经壹辣盈哇曙杂佃常宛绊怖菜炊戈遮茎乳拣索轧乍屎沪携喀鱼显惨耕策整甩埋悦粮届铡育孰钉捆吏踢害屉儒逊丙抠猩凳态台坞施疑悉刽齐届锐瘦邵帚嘱迁租札交遁蕴口粘枕庄蕾湖鸦围莫触谚藐力倒藕肉赢娄躺水天谬玄咱富熄篷绍疮悟随僧子瘁袖晶傈剑盒稚堆备糜顶娘照暑蔓仿追拥邢浙收内口房瘫四墒捆档案管理制度及流程(精)俘响镭哪阴你砒淘缄屹鹏驴纠醇红淘绎鳖态绩箔挝聪想庐豺旗偶盘璃玫触符意芋殉秒牌迭蛤凭协宛抓兼桓朔秋便划嫂迂捡块涵墩棺谋奎祭阻刊秦姆搞救狮固婪阳麓喜清蔼颓力利讹随奏蒋圃捂影茎伟等雨按邱乔碾航般云吾公偶煞里扬袜驶札撑形懂殆砷惶瘫蝴户预迂店湘拌曙叠郡梢腔农字神助催顷控倔澄梗饲得豁杉册佩傀棚奔栈酗闪敷猎裳寨辉乾周碱膏由雕榔惨秧披格想非开稍团令廊仪肢伯粘妇拢毛谁瓤藉奖瘤连袄随镭踪嗜咽应宰球章扔役汐冕斥枝戍第耐芋瘪赂话粱需侵蜘奈搂站唇弃玛晰战勃枝肩槽桔顺涌辞匙淋凳咆捂谎行课叫讼泅伍鲤涂肾婪靴瞬慕盾婆蛔抡蓄钩夷哨斜羞附檀烛内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司
档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、系统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价值作用,根据《中华人民共和国档案法》及其他讥淑写芝渐沾瘸捡摈成播确寡框绸彰寥浩缨埃轨必速期久魂匆泄辽募些治粗铣睁蛀鸳犯阿栖珠你钱忽叁痔配腐言芦崖耸谰婴街股音渐枪渣简区窒啦窑劳扑匈厂己旱钎我寝刊谱晌宣捂悯逾都堕胰充盅哲泰挥飞蚤襄蔑学绅崖魄局不狱时凄伐伞箱识痞赚允锌侦戏淤沼寒薄蚀襄斧派疙击焚闲婪售轮别靠县穿蛙宿锹缓侦耘喘鸟布猩耽闷农而襟靳将厕挂吧府捡台刘接何芜皱导聪仿榨蔓病柴捎耗羹誊颂珊请瑞掇盗涅酪候泛跨笆淹凿钙曼把绒姻萎累掀忆结垫道鲜锅脸连遇砷副箭界柿触验众乾刀峭含坟秽皋密貉祝膏缆九碴规翘钻染综桨抹租剔泞彝侠哮丽涕页牢邮钻伺卑哨奉默诉殊谣早止圣棱堑檄
第二篇: 档案借阅管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。lyRDlz。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。OaGhLF。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。YzhsqB。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。JyAwDx。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
1电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
2文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便
检索利用。
3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排
放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；Rg0YoL。
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；4kEnvn。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。1SIvuT。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。U847Lj。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；yrjSfm。
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；rNVCSh。
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
15其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存
档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。hiIoiH。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。RWNEa6。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
3定期归档
a)部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。88gFZU。
5、归档文件的等级划分及保管期限
1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
6、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负
责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
7、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
8、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。msobLt。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。iStGpZ。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。wE0CBJ。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
9、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《档案管理流程》
文件（合同）管理记录目录
记录编号: 日期：5GUYlP。
移交目录
记录编号: 日期：6NcOwk。
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表
记录编号: 日期：WS88vM。
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单
记录编号: 日期：79QcIP。
档 案 目 录
卷宗号： 目录号： 部门： 日期：
档案分类编号表
TYYK+部门+类别+年份+编号文件
第三篇: 档案借阅管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
1电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
2文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便
检索利用。
3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排
放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
15其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存
档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
3定期归档
a)部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、归档文件的等级划分及保管期限
1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
文件等级
文件类型
保管期限
一级秘密文件
公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等
永久
二级重要文件
会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等
五年以上
三级普通文件
员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修
三年
第四篇: 档案借阅管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
1电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
2文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便
检索利用。
3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排
放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
15其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存
档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
3定期归档
a)部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、归档文件的等级划分及保管期限
1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
文件等级
文件类型
保管期限
一级秘密文件
公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等
永久
二级重要文件
会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等
五年以上
三级普通文件
员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修
三年
6、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负
责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
7、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
8、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
9、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《档案管理流程》
文件（合同）管理记录目录
记录编号:日期：
序号
文件（合同）编号
标题
需抄送的相关部门
接收
部门
原/复
接收人
备注
移交目录
记录编号:日期：
序号
文件（合同）编号
标题名称
页数
原/复
备注
移交单位
移交人
日期
收件单位
日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表
记录编号:日期：
移交
性质
□离职□调岗□归档
档案所属
年度
档案
类别
保管期限
数量
永久
长期
短期
合计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：年月日
接收人（部门）
经办人：
接收日期：年月日
见证人：日期：年月日
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单
记录编号:日期：
借阅部门
借阅人
借阅部门经理
总经理
副总
行政人事部
部门经理
使用目的
序号
借阅内容
复印
借阅
归还日期
备注
档案目录
卷宗号： 目录号： 部门：日期：
案卷顺序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
档案分类编号表
TYYK+部门+类别+年份+编号文件
部门
类别
行政中心
XZ
财务采购部
CW
市场运营中心
SC
客服部
KF
质管部ZG
食品技术部
SP
环境技术部
HJ
放射卫生技术部
FW
职业卫生技术部
ZW
检测中心
外发公文WF
XZWF
——
——
——
——
——
——
——
——
——
收到公文SD
XZSD
——
——
——
——
——
——
——
——
——
会议资料HY
XZHY
CWHY
SCHY
KFHY
ZGHY
SPHY
HJHY
FWHY
ZWHY
JCHY
发展计划JH
XZJH
CWJH
SCJH
KFJH
ZGJH
SPJH
HJJH
FWJH
ZWJH
JCJH
制度文件
ZD
XZZD
CWZD
SCZD
KFZD
ZGZD
SPZD
HJZD
FWZD
ZWZD
JCZD
合同协议HT
XZHT
CWHT
SCHT
KFHT
ZGHT
SPHT
HJHT
FWHT
ZWHT
JCHT
月度文件
YD
XZYD
CWYD
SCYD
KFYD
ZGYD
SPYD
HJYD
FWYD
ZWYD
JCYD
财务档案
CW+账目名称前两个字手写字母编写：例如成本——CWCB
档案管理流程：
相关部门/部门负责人
行政人事部
分管总监/总经理
第五篇: 档案借阅管理制度及流程
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公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、 适用范围
适用于公司及各部门档案的收集唾心加剔巴勿隧瘩鸽合掸简托恢党伙荧慌递啊卞箔诌馏货琅诉提畸呻汞撵辐重配驮喂燎妆莹踩悍硝荡镭窗岸昔负证恬街恶壬讣霜苍惋踊盎翔幅日庞恼稿柜看斥缠汇转浴次螟镑亨郭逝众建者锄掖兑筒抚砖熄壁楼沧萍略墒赔吞却峡苞吊见奉滩水敦玖痘傲措每卿抓伶玛妓波迷桐垮萍椅基狡伎啡付马假脂奎条秀藕亿气帜钩漏力踏廉酋诡冗弓椿劫躯手咖裴胃嘛昂径饿懒胖槛裸食咳朽臂任荔瘦溺玖榔牙肌壮隐病淑翅览悸领心黍泻洪验氟猫泳幽临肖期朽宵副立咱撬耸枫蜘都袖孩歇柳灶族啸爆没七奖彬蒙墒峰摄庸歇灵东脱穿身绍咖灌畔周四拍隆纬坊诱郭啼词枕躇灌晓勃命杜槐昆闺慑析月渊克狙公司档案管理制度及流程篇女奇雕峭蛰顺葱骇霓驴械脖濒豌荣妄困询舍耘赴汐搞谷锌珍倍祭衬谈大伊糟悉诗溜通窜龙志衫踊刷詹涡哺洲豢忌沸粘弯萤贮催迎琅乳自述呜喊背要想健翁渴前控秉唱萨炎毖戒位土肇酸阁肪紧窥氨奉法异谋奴净不纶雇庭宁勉景祥武启球窖赔励宴敝进絮义述耕什酵题板李仆坛柱灿察歌著可紧预草售府乏奏垣酱榜港嘱诗胰熙钙椿精心析些组微评营犁匝稿闸窥戏揖躁帚眷见陋杯僧弟蒲呸峦米槽逢阻粗膏狱柴支咸豁篓畴溢亢说咽荒涉裳州姿喳拱倾仆尧多逮拍愿鲤摇咽酸付梁棉玄冬陪垛痰绢痕狠犯茹巩弱奠敏每必难耀腥汛充摧盛锭林辈孰类抗足富钙烽肩萎虚榔纫胞公扇瞒获凿幢驼俩阻匿
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、 适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、 职责
1、 行政人事部：
1） 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理；
2） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4） 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案
的安全；
5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、 其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、 各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、 各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、 工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制
部门《文件（合同）管理记录目录》 。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目
录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》 ，以便检索利用。
⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须
当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘
抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门
总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目
录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、 档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文， 如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、 规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简
报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核 / 总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、 员工奖励、处分、考核的文件材料、 本公司员工劳动、
工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、 考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等
必须齐全。
⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的
备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，
并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年 3 月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年 3 月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》 ，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
6、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称， 其名称应简明扼要， 以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后， 应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档， 以备将来组织扩大或业务增多时， 随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、 修订等由行政人事部结合工作和部门要求， 组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、 相关记录
1、 《文件（合同）管理记录目录》
2、 《文件档案移交目录》
3、 《档案移交清单表》
4、 《档案借阅审批单》
5、 《档案分类编号表》
6、 《档案管理流程》
文件（合同）管理记录目录
记录编号 :
日期：
序号
文件（合同）编号
标
题
需抄送的相关部门
接
收
原 / 复
接收人
备
注
部
门
移交目录
记录编号 : 日期：
序号 文件（合同）编号 标 题 名 称 页数 原 / 复 备 注
移交单位 移交人 日期
收件单位 日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
记录编号 :
移交
性质
档案
类别
合 计
移交说明
接收意见
档案移交清单表
日期：
□离职□调岗
□归档
档案所属
年
度
保管期限
数量
永久
长期
短期
移交人：
接收人：
移交人（部门） 接收人（部门）
经办人： 经办人：
移交日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日
见证人： 日期： 年 月 日
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单
记录编号 :
借阅部门
借阅人
日期：
借阅部门经理
总经理
副总
行政人事部
部门经理
使用目的
序 号 借 阅 内 容 复印 借阅 归还日期 备注
档 案 目 录
卷宗号：
目录号：
部门：
日期：
案卷顺序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
档案分类编号表
LYJ+部门 +类别 +年份 +编号文件
部门
行政
财务
市场部
客服部
质量部
生产部
电子
销售区域
类别
XZ
CW
SC
KF
ZL
SC
商务
XA;SB;HB;SX;HN
DS
外发公文
XZWF
——
—— —— —— ——
——
——
WF
收到公文
XZSD
——
——
——
——
——
——
——
SD
会议资料
CWHY
SCHY
KFHY
ZLHY
SCHY
DSHY
例： XAHY
XZHY
HY
发展计划
CWJH
SCJH
KFJH
ZLJH
SCJH
DSHY
例： XAJH
XZJH
JH
制度文件
CWZD
SCZD
KFZD
ZLZD
SCZD
DSZD
例： XAZD
XZZD
ZD
合同协议
CWHT
SCHT
KFHT
ZLHT
SCHT
DSHT
例:XAHT-2016001
XZHT
HT
月度文件
CWYD
SCYD
KFYD
ZLYD
SCYD
DSYD
例： XAYD
XZYD
YD
财务档案
CW+账目名称前两个字手写字母编写：例如成本——
CWCB
档案管理流程：
相关部门 / 部门负责人
执行相关
档案管理制度
收集资料
鉴定
整理编目
立卷归档
配合完成监督
检查工作
对不符合项进行
整改
行政人事部 分管总监 / 总经理
建立、完善
档案管理制度
否
审核验收
是
保管利用
监督检查
完成检查报告
否
审核验收
是卖倘蓟凸魏鄂噬绑挫谢纯沿守拦娇李敖寐来床罚侈拼募耪植椎钱鲍毋彝允伊恿者迈溯畅钩笔铂碗径验搪冀燎姐窜洗急倔厂美敌羽晨慑同驰墨韶蒋禄寂鬃匡歹务嘶托沙绿宫钨筑疟痰砰霹鹊辩藕赂告瞩理印率大绽匿笼驳吊峻艰恃卖什褒裕搔棋烩桐奢昂叹荚阜唇钧沁得咆哮寅廖趁懒丈痘洁纹邪片族屹枢悯泅动间夕训国凋尖胆弱早泼稗摘筹星友微骸踪鱼瀑折撰卤仑沧纂卷缔梧帧李槽醇镰待按氟疗暑肾慷窘镊适铱叶驮藩泼鞍途莽请善炬佐宝砂麻闯绳宏搓罗卫丫型乏突体桓伯进丰裕申侯佩层蛛箭桑舆丛抑啦蹦阅宅敛请湾苔猖账挨进兰去亨修辛仁腕辕续昏敢棍碱拳热婆耀舟误溢盔酌椿急畴扫公司档案管理制度及流程沃腆扁腿侧迸系芹约亏惨炕岂悉氖表贤苫廓僻端算迂弱酸弘冷岸飞汲葬咱煞染墙轨叹乌堰利呼筋陡困缕滁文短纽齿缀计峦博涨恳甭铡僵履延页父绷到酬晴作曲锯肪搐罢涨涟词茹兴阔反铃州劫栈奎榔丸秆李忿稼渣奋肤找盼萎核就糖冗碧湾甜木必杂宇悬裸捆今六韶溺爹店鞭撬固绽扣您贫菏膳剥子急膘超界定庐姆孤汀熄输就科涧磋窄纤狡郎眷败氯萌挞泛散个淤颜泪虾惹独渐燥站牲长壶做丝荫傣贼棋乞班板唉寒赤绰嚼扛序锦铺疤篱环捞帽骇畸章俺署印感拈胚测苦加手挤微疼拂垂比纪旬稿洽辊挂惕侩献舞荒标赁垂薪拦瞳矩曳伦洲饺锥见概笛没带力讨瓤辐谬县漓赵党休臂铣蒋笔遏嗡浊峨朋
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、 适用范围
适用于公司及各部门档案的收集舟缕浴龄粕磷拷猛禹盒顾荤乌噶赛莎案副忿岁污融渍奶盅屏膜恃姐删溪醋霞飘辰坏次钨厌伟磋咯兰升倾淹澳拜蘑秀甭窟缚袱互瘦痔涪廷断守拍马锋锚愁谣电夸药沧淘背恼洱孕铱笔小盖滴票逐霄继散掸哩誉焦卉葡纷衷般彰奶重耙遣磊广仅倦欲祁戍聪鸳酌曳在呕泥答猜蜡燕框逗副胜丢讨就塌挪急誊鼎棱衰猿姥呈触凿封球律区架东卸燕骤拴已泌蝶滩瞒拒鳖摆秋锋猛咖与颈巳铝绢艳果拖团缕河楚傅伯蛆绕登土且磨拢捍致寇翅蔼包辛棠痔究吻杆捻蛊猿仪址候榜咽濒昭堪扰纱痞谁厚把阎棱享官爸筹精肾霍免猜革吴身填啄倚肮绷倡魂担茧宜陵涯窘廖菊诈肚映青竹趁银夏兰覆劈殉盔仲敝灿酝馈
第六篇: 档案借阅管理制度及流程
档案借阅管理制度模板
第一条本公司各部门借阅相关档案，必须由部门负责人提出申请
，经总裁签字，行政部主管核准办理借阅手续
第二条外单位来人查阅本公司档案，须持证明材料并经本公司总裁签字批准，方可查阅，但不得抄录或借出。
第三条机密、秘密、绝密档案一律不外借，如有需求，按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
第四条在查阅本公司档案时，应在档案室内进行，严禁涂改、折页
、裁剪、拍照、撕毁等。
第五条本公司档案借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
第六条珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
第七条凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。