电子档案管理编号规则范文(通用4篇)
学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文， 以下是为大家整理的关于电子档案管理编号规则4篇 , 供大家参考选择。
电子档案管理编号规则4篇
电子档案管理编号规则篇1
摘 要:随着信息化程度的提高,电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理。本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析了电子档案在应用中的主要特点,强调加快电子档案建设,要充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率。 关键词:电子档案;档案管理;高等学校 一、高校档案管理现状 纵观近几年高等教育发展情况,如表所示,2007年相较于2006年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所,学生总规模增加了两百万左右,高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所,学生总规模增加了近两百万,高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年,高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。 每年,数以千万的档案变动、更新、维护,确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。 具体地看,全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点: 第一,工作量大:由于高校的独特环境,每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动,录入或者迁出,全国每年变动的各类档案都是以千万计,加上就业、继续深造等各种情况,档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点,加上其他档案的维护、保存,都需要消耗巨大的人力物力。 第二,电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段,但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介,电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段,管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。 第三,档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异,导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致,甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为档案管理工作的效率带来了障碍。 第四,远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生,学生的流动性强,所以档案也经常需要远距离传递,跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。 以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点,也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在,后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。 二、电子档案管理的利弊 1.电子档案在现代档案管理中的优越性 首先,依靠计算机强大的信息处理能力,能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力,同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便,同时也具有很高的可靠性。 其次,通过电子文档的方式存储文件档案,可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐,对于远距离共享或调度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困难等。利用信息化手段,高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理,索引更灵活,搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作,使文档的管理和调度更便捷。 此外,以电子文档形式保存的档案文件,其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张,环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命,所以在存放过程中对环境的要求较高,防潮防虫等工作都是必不可少的。同时,大量的数据消耗纸张,不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样,DVD光碟、闪存U盘、硬盘,存储量大,1GB的存储卡就可以存储5亿字,相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长,受外部环境影响小,具有很强的稳定性。
最后,采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻,两个手指就能轻松移动,如果传递记录着5亿文字的纸质档案,这是无法想象的。在安全性方面,高校档案经常涉及异地传递等远距离传送,文件在邮递过程中丢失等情况时有发生,导致一些重要文件的遗失,信息在调用过程中的丢失或延误,都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递,能够有效提高文件的安全性和时效性。 2.电子档案在应用中的风险 当然,电子档案也不是万无一失的。事实上,电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险。 (1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度将远大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真假鉴别,受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全问题不可忽视。 (2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。 (3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命。 三、电子档案管理在高校档案管理中的应用 针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防: 第一,加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。 第二,规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。 第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。 四、结论 在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。
电子档案管理编号规则篇2
电子档案管理规定
电子诉讼卷宗集中录入管理暂行规定
（讨论稿）
为建立完整、准确的电子诉讼卷宗数据库，加强电子诉讼卷宗的管理，切实提高审判、执行工作效率，进一步发挥诉讼档案的利用价值、社会价值，有效地保护诉讼案件的原始档案，根据最高法院《人民法院档案管理办法》，结合我院现代化办公进程及诉讼档案管理的实际情况，制定本规定。
为减轻各业务庭电子诉讼卷宗录入工作的负担，提高卷宗录入的效率和质量，自 0年1月1日起，除立案庭、各派出庭受理的材料自行录入外，其它审判和执行业务庭室的诉讼材料统一交由电子诉讼卷宗网络管理系统信息集中录入中心集中录入。
一、 录入范围： 1月1 日起立案的刑事、民事、行政、再审、执行、信访等案件，与纸质诉讼卷宗内容相同、顺序相同。
二、材料交接时间：每天下午14：00---16：00为材料交接时间。当日移交录入的材料，于次日取回。
三、移交录入材料的标准：所有移交录入中心录入的材料，必须去除订书钉、大头针、曲别针等物，使之成为单页材料；同目录内的材料须按卷宗装订顺序进行排列；录入材料要平整，小于A4纸的要将其粘贴到A4纸上，需要加盖来源章和核对章的要加盖完毕。总之，移交录入的材料必须达到装订卷宗的标准，否则录入中心拒收。
四、录入材料的交接：移交材料时，由送交人填写《诉讼材料录入移交登记表》，该表一案一份，可多次使用，并由业务庭室保存备查。首次填表时应写明案号、立案时间、案件承办人，每次移交材料时应填写移交时间、材料拟录入目录的代码（和卷宗目录相同）及数量和移交人。如有要特别说明的，可在相应的备注栏内注明。录入中心人员接收材料时，要当面清点核对，确认材料数量无误并符合移交录入材料的标准时方可接收。接收材料时，应向移交人出具收据单。各庭室应凭收据单取回已录入完毕的材料，取回已录入完毕的材料时，亦应当面清点，确认无误后方可接收。
五、材料的录入和保管：录入中心收到材料后应及时录入，证据材料应当日录入完毕，其它材料最迟于次日录入完毕。录入的材料必须整齐、清晰、完整，不得出现重复、遗漏及同份材料页次颠倒等现象。如有要特别说明的，亦可在相应的备注栏内注明。对收到的材料录入中心应认真保管，当日没有录入完毕和没有取走的材料，下班时应锁入文件柜内，并关闭用电设备，锁闭门窗，确保材料安全。
六、移交录入材料的时间界定：
1、由立案阶段录入的材料：民事案件、行政案件、执行案件的立案审批表正面、起诉书、执行申请、执行依据等、预交或缓减免诉讼费手续、受理案件通知书送达证、原告身份证明及委托代理人授权委托书、地址确认书。
2、上述材料以外的材料由录入中心录入，各业务庭结合工作流程分段移交，一般应于材料形成之次日起三日内移交录入中心。
七、因特殊情况不能按以上规定移交录入的，须报分管院长批准。
八、检查和处罚：
因延期移交录入材料或因被拒收造成延期送交录入材料的，按每份材料延期一日记1分；同份材料重复移交录入的，每份材料每次记1分；案件归档后发现有遗漏诉讼材料的，按延迟日期双倍记分；上述所记分值由案件承办人承担。录入中心未按标准进行录入的，每错一处记1分，所记分值由录入人员承担。对业务庭室和录入中心的检查由档案室负责，在每月的案件抽查中检查。对上述扣分所在庭室负责人亦承担20%的责任，每件案件的记分情况在案件归档的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。
栖霞市人民法院
电子诉讼卷宗网络管理系统暂行规定
（讨论稿）
电子诉讼卷宗是诉讼案件材料的电子版本，其管理包括电子诉讼文件的形成、收集、处理、整理、归档、保管和利用的全过程，是诉讼案件审判程序管理及实体管理的过程，是法院审判活动的真实记录和反映，并能有效地为法院审判工作和其它工作服务。各业务庭负责电子诉讼卷宗的材料制作；录入中心负责诉讼卷宗材料的录入；档案室负责诉讼电子档案的接收、检查、归档、借阅及监督管理工作；信息中心负责技术保障。
一、总则
1、本规定所指的诉讼卷宗包括：各类诉讼案件、执行案件、司法鉴定案件卷宗，适用特别程序、督促程序、公示催告程序、破产程序的案件卷宗，申诉、再审审查的案件卷宗。
2、电子诉讼卷宗网络管理系统是利用网络技术和诉讼卷宗的数字化手段，将各类案件的纸质诉讼卷宗进行数字化的采集、编辑、存储、更新、查询、输出等网络应用的管理系统。
3、信息采编是经过高速扫描仪、数码相机和其它手段将纸质诉讼卷宗的信息数字化，编辑存储于网络软件管理子系统中。
4、电子诉讼卷宗网络管理系统的管理职责：由档案室统一协调、管理，信息中心负责技术保障，各审判、执行业务庭和其它部门各司其职、各负其责、密切配合、协调运作。
二、信息采编范围
1、 1月1日之后立案的各类案件的纸质诉讼卷宗一律纳入电子诉讼卷宗网络管理系统。
2、各类案件的纸质诉讼卷宗内正副卷的所有信息一律纳入电子诉讼卷宗网络管理系统。
三、电子卷宗的核查及归档
电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的核查：
审监庭按照院内有关规定，和评查纸质卷宗一样以相同的时间、标准对电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗各阶段信息进行核查。核查结果在案件评查的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。
电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档：
1、档案室负责诉讼电子卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档。
2、档案室对各业务庭室申请归档的纸质卷宗和电子卷宗一并进行归档。
3、档案室对电子诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的归档管理采用全面检查的方式，比照纸质卷宗和诉讼卷宗网络管理系统中电子卷宗的相关信息，按照相关的案件归档管理规定进行归档，归档结果与纸质卷宗的归档结果一并在案件归档的当月在OA办公系统--日常办公--信息简报浏览中进行通报。
四、诉讼卷宗网络管理系统的查询管理
1、本院法官可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅本人承办的案卷信息；本庭庭长可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅本庭所有办案法官的案卷信息；本院审委会委员可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅审委会讨论案件的案卷信息；院领导可使用相应的用户名登录到电子诉讼卷宗网络管理系统中，查询调阅系统中的全部案卷信息。
2、律师阅卷时按照相应的管理规定在档案室办理借阅手续，根据密码凭条（由档案室出具），律师可自行到触摸屏查询卷宗信息。
五、系统设施的维护与管理
电子诉讼卷宗网络管理系统的硬件包括计算机、高速扫描仪、数码相机、打印机等。信息中心负责电子诉讼卷宗网络管理系统中所有软硬件设备的维护。立案庭的电子诉讼卷宗采编设备由立案庭管理。当事人律师的诉讼卷宗查询触摸屏由法警队管理。
六、附则
本规定自 1月起试行。
电子档案管理编号规则篇3
电子档案管理系统电子档案管理系统定制开发 电子档案管理系统开发价格 电子档案管理系统开发公司 电子档案管理系统开发优势
电子档案管理系统开发价格 电子档案管理系统开发公司
电子档案管理系统基本概述：
电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，{神华科技}电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。shenhuax3
电子档案管理系统功能：
1档案数据采集与加工模块
2档案数据存储及管理模块
3档案数据查询利用模块
4系统维护模块
5系统帮助模块
6用户权限分配模块
电子档案管理系统特点：
1档案的平台化管理体系架构
2强大的网络应用功能
3支持多种电子文件的浏览和显示
4标准化程度高
shenhuax3
电子档案管理编号规则篇4
档案管理规定
1、目的
为保证本部门计算机所保存的数据和信息安全，加强和规范公司计算机数据和信息管理，特制定本规定。
2、职责
各项目负责人是本项目数据备份管理、信息安全管理的第一责任人。各项目负责人要了解本部门需要备份的数据内容与类型，落实备份要求，防范可能出现的数据风险，对本项目数据备份情况要进行不定期抽查，对不按规定备份情况要立即予以纠正。各项目数据保管员需具备工作细心，办事稳重，具有高度的责任心和全局观念。讲原则，坚持按制度规章行事，为人严谨正直，不徇私情不谋私利等优良品德。
3、数据备份管理
3.1 备份方法及要求
3.1.1数据备份采用人工备份的方式，所有备份工作必须由操作人员做详细记录，制作电子文件登记表，以记录备份的内容、时间及次数等。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记并与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
3.1.2各部门需配备两台移动硬盘，每周至少备份一次。硬盘A每奇数周（第1周，第3周）进行备份存档，硬盘B每偶数周（第2周、第4周）进行备份存档并保证一台进行异地存储（上交综合事务部），每月轮换一次，以保证数据安全完整。
3.1.3每年一月，各部门将上一年的所有数据分类，完整、真实、准确地以刻录光盘的形式存档，然后交由综合事务部存档保管。并进行定期检查备份介质的可用性，若发现介质已经不能使用，应及时更换新介质并对重要数据进行转存处理。保管地点必须满足防火、防热、防潮、防尘、防盗等条件。
3.1.4移动硬盘需要格式化时，必须自行确认其资料所在硬盘中重要数据有异地备份，以防止意外发生（有少数计算机会因病毒、硬盘损坏或是磁盘分区问题，存在重装系统后若干磁盘打不开提示格式化现象）。
如涉及重要文件，请使用PDF格式进行存档备份。
3.2 关于数据丢失
3.2.1数据保管员在对各部门备份数据核查的过程中，发现数据未备份或是备份不及时、不完整的情况，应及时指出，并向综合事务部进行通报。
3.2.2因可控的人为原因造成重要数据（例如行政办公、技术、经营、人事及财务等）遗失的，公司根据损失情况将对责任人进行严厉处罚，涉及到企业安全的，依法追究刑事责任。如因违反计算机数据备份管理规定，造成备份数据不完整或丢失，由此造成的损失及数据恢复费用由各部门自行承担。
3.3 数据保密
3.3.1根据公司保密要求，严禁外泄备份的数据，否则以故意泄露公司商业机密论处。除公司数据备份管理人员外，任何人无权询问、刺探、破解其他部门数据备份的信息内容。员工离职时，必须将重要数据与本部门相关人员交接清楚。
3.3.2归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明一同归档。
4、归档文件的借阅管理
4.1档案归档后，需查阅或借用项目资料时，必须经项目经理批准并办好登记手续后，方可在资料保管员处查阅或借用。若需借阅公司级档案资料，必须经公司总经理助理批准并办好登记手续后，方可至综合事务部资料保管员处借阅；
4.2查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；并按有关规定予以处理；
4.3对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；
4.4利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误办理归还手续。
5、相关文件
无
6、相关记录
6.1 《文件备份登记表》
6.2《电子文件借出登记表》
6.3 “数据备份相关记录”