友芝友的分销之路

武汉友芝友保健乳品有限公司创建于1998年，是芝友企业机构旗下的重要实体之一。友芝友囊括了昌九、黄黄、武黄沿线的优质奶源带资源，高安、南昌、蕲春、武汉四点一线，在武汉东西湖建成存栏6000余头的湖北省内规模最大的友芝友无公害奶牛基地，如今又拥有存栏3000头的蕲春生态奶源基地和存栏3000头的高安优质西杂奶牛基地。

成长的烦恼

虽然公司取得了快速发展，但是芝友企业机构的创始人、公司董事长袁谦先生却远远不满足眼前的现状，他很清醒地意识到，高速的扩张必然需要现代化的管理，而有效的管理就必须构建在有效的信息平台上，企业信息系统与其业务同步发展、相辅相成，才能成为业务扩张的有力保证。

到2001年，由于企业规模的膨胀，当前对于自身的业务管理以及对于分支机构的管理已经无法适应其发展，具体问题表现在：

1) 分支机构与公司之间缺乏安全可靠、效率高、成本低、使用简单的信息沟通与数据交换手段，既影响企业的商务处理效率，又使得企业无法及时汇总分支机构的各类销售数据（如进销存数据、客户接触数据等），对于分支机构、商场和批发商的数据汇总缓慢、滞后；

2) 各奶站、奶点的销售管理手段落后，无法及时了解自己的销售、库存、利

润等方面的变化情况，无力控制费用的合理支出率，影响各奶站、奶点的综合竞争力和持续发展能力；

3) 数据收集缓慢，由于销售渠道广泛，使得总部得到当期的汇总数据变得非常困难，且极不准确，同时也造成各种经营数据无法及时提供给决策者；

4) 由于数据的不对称，造成销售总公司及其各地的各奶站、奶点需要花费大量的时间用于协调数据同步；

5) 公司内部部门之间业务处理效率偏低，对于市场反馈的响应速度偏慢；

6) 市场信息无法统一管理、共享、分析，市场部对于销售终端（售点）、竞争对手、媒体宣传的状况无法及时了解，对市场活动缺乏项目化管理与分析的手段；

7) 缺乏来自最终销售点的第一手资料，无法及时进行准确的产品市场分析，不利于新产品的开发与推广，也容易降低市场促销活动的针对性，降低促销措施的效率；

8) 无法及时准确掌握自身的真实库存以及各奶站、奶点的真实库存；

9) 无法及时掌握和控制回款情况，信用控制手段落后，公司运营风险高；

10) 公司制定的各类促销信息以及新产品信息不易及时被目标客户了解。

除了公司存在如上问题，各个奶站和经销商也存在了大量问题：

1) 各奶站、奶点对于自身的管理存在大量的漏洞，无法及时处理商场、下属批发商的订单，无法了解自己的库存情 况，对于自身的应收应付信息一知半解；

2) 经销商无法了解销售终端的信息，当前保有大量库存以面对下属专卖店和下级经销商多变的订货需求；

3) 经销商无法及时了解友芝友乳品公司对于经销商的政策；

4) 经销商无法及时了解市场的反馈信息，从而无法根据市场反馈对于自身的订单作出相应调整。

经过多次研究和讨论，友芝友终于决定选用一套具有先进管理理念，高效快速提升管理的软件来解决这些问题。

毫无争议的选型

2002年，友芝友乳业对国内众多的ERP软件提供商进行了调研。在调研中，调研人员听说同行“老大”伊利集团已经上了ERP系统。用友这个名字对于友芝友乳业来说并不陌生。公司的财务系统一直就是用的用友的产品。但是用友的ERP软件系统究竟如何却没有见过。尤其是对于乳品行业的特殊需求是否能够真正满足也不得而知。尽管说同行老大伊利集团已经用过了。但是友芝友乳业的产品与伊利的产品还是有着很大的区别的。伊利的产品大多常温产品，保质期多在45天左右。友芝友生产的80%都是保鲜产品，保质期大都在1~2天，长一些的也在10~15天，对于系统反应速度要求会更高。

友芝友乳业一方面继续对其他厂商进行调研，另一方面开始与用友公司接触，了解其产品的各项功能。通过用友公

司咨询人员的模拟演示，董事长袁谦及其调研人员一致认为，用友DRP－U8分销管理系统完全能够满足友芝友乳业分销管理体系的需求。同时，考虑到分销系统信息化的建设关系到公司整体管理水平的提升和未来公司的发展，因此必须找一家长期的合作伙伴。基于以往合作中，对用友公司的实力和服务水平非常了解，友芝友乳业认为用友在这方面显然是最合适不过的了。为此，双方很快就确立了合作关系。

艰苦的实施过程

通过前期调研，用友公司从友芝友分销管理系统项目组了解到，友芝友公司的信息化基础比较好，不少部门都具有一定程度的计算系统应用经验。但各分支机构与公司之间缺乏安全可靠、效率高、成本低、使用简单的信息沟通与数据交换手段。

而且，部门间协调也存在一定的困难。由于各部门都单独的采用了局部的信息系统，这就造成了部门之间信息不能共享，重复劳动，数据不一致不对称等情况。

另外，友芝友乳业的销售渠道广泛，使得总部要想得到当期的汇总数据变得非常困难，且极不准确。正是由于缺乏来自最终销售点的第一手资料，公司的决策者很难及时得到各种经营数据，无法及时进行准确的产品市场分析，不利于新产品的开发与推广，也容易降低市场促销活动的针对性，降低了促销措施的效率。

此外，公司还存在着内部部门之间业务处理效率低，对于数据收集处理、市场反馈的响应速度慢；无法及时掌握和控制回款情况，信用控制手段落后，公司运营风险高；部分送货单依靠手工开写，误差率大，客户满意度低，且造成大量退货等诸多问题。

针对上述问题，用友项目组友芝友乳业制定了用友DRP－U8网络分销系统整体解决方案。方案以销售管理为核心，向财务、市场管理、售后服务管理、合作

伙伴管理等与销售密切相关的领域发展。最终形成的一套完整的、面向分销以及连锁零售管理的企业级销售解决方案。

用友DRP－U8网络分销管理系统在友芝友乳业的具体应用上由三部分组成，系统管理、业务处理系统、综合查询系统。其中，系统管理主要维护整个系统中的总部与分公司等组织机构及整个集团公司的共享基本档案；业务处理系统主要处理总部及各分支机构总销售订单、仓库发货、物流配送到客户签收整个销售业务处理流程全过程，并实现了全程跟踪；综合查询系统，能过多各个分公司的业务数据进行汇总查询，使集中管理成为可行。

项目组用了近两个月的时间，专门为友芝友网络分销管理系统开发了一套预配模块。由于友芝友乳业的物流配送是每天一次，而且每辆送货车要负责几个销售网点的鲜奶配送，因此，每辆车、每个销售网点每天的销售量都必须事先进行预配，并且及时汇总，交到生产部门。因此这部分工作不仅时效性很强，而且工作量也很大。针对友芝友乳业的这一特殊需求，项目组专门开发了一套预配模块，是每天的预配工作能够自动生成表格并及时上传。

与此同时，项目组通过对友芝友乳业业务流程的重新梳理和编码设置，以及期初数据的录入，使各个部门的分销管理流程统一到了用友DRP－U8网络分销管理系统的平台上来。实现了全公司一体化的网络分销管理体系。对于原有的各项系统则作为备用系统，在新系统出现故障时，以便及时启动。

考虑到公司内部专业系统管理人员有限，如果再增加人手管理服务器成本太高，友芝友乳业决定将服务器暂时交由用友公司进行托管，数据通过Interntet 传送，实现了多分支机构的集中统一管理和数据的高度集中。这样不仅能够减轻了IT事业部的压力，而且运作成本也会大大降低。更重要的是，在系统运行的初期，这样做还能够确保系统数据的安全、稳定。

经过近半年的项目实施，友芝友网络分销系统终于正式上线了。

苦尽甘来分外甜

新系统的运行，打通了友芝友乳业的分销管理的“经脉”，取得了明显的效果。如今，公司业务处理的流程更加及时畅通、部门协调更顺了。信息系统的起用逐步改变过去多联传票的传递，代之以信息流的传递，使业务的处理速度和流程变的更加清晰。

通过信息系统，各部门之间实现更充分的信息共享和更流畅的部门间业务协同。过去由于物流部和仓库、业务管理部门与各销售代表处的位置处于异地，造成的部门之间不能协同的状况，将得到根本性的改善。不同职能部门之间也将改变过去信息手工传递、延迟、停滞、重复录入、不一致、存在空白区的状况，做到原始数据一次录入，相关部门即刻共享，从而为业务的协同进行提供技术基础。

此外，通过网络分销系统，友芝友乳业的重要基本档案实现了集中统一管理。例如对商品档案进行了统一的编码，名称进行了统一规范，而且是全公司所有部门共享，有效的避免了各公司各有自己的编码，自己的名称而造成的部门之间数据混乱，对帐困难等问题。同时通过对各公司的客户档案的集中管理，使每个客户对应的部门、业务员都做了定义，不仅有利于客户的应收帐款的管理，提高客户满意度。同时，管理人员也能随时了解下属的工作情况，方便了监督和管理。也避免了客户流失。

诸如此类的明显效果在财务、物流配送等各个环节还有很多。更重要的是，借助网络分销管理系统，友芝友乳业的管理认识水平迈上了一个新的台阶。如今，董事长袁谦所考虑的是，如何在适当的条件下，将这套系统推广到集团的其他业务领域中去，使整个集团的管理再上一个新台阶。

Innovation is the perpetual force of survival and growth of any enterprise as well as an important sign of the sustainable growth capability of a company. Extension and application of ERP are actually a specific format of innovation in corporate management. The ERP system, once applied, will dramatically increase productivity and competitiveness of the enterprise, while growth and productivity and competitiveness increases will depend on management. The UFSoft ERP－U8 is based on precise management, is oriented toward standardized business processes, and is targeted to operation improvements.