东北三省数字档案信息服务模式归类分析

为了对我国东北三省档案网站的数字化建设水平及其所提供的服务方式有充分的了解，文章以东北三省省级数字档案信息服务模式为研究对象，以我国黑龙江省、吉林省及辽宁省的档案网站（档案信息网）为调研样本，进行了关于东北三省档案网站服务模式的相关调研，并对其进行归类分析，发现我国东北三省在数字档案信息服务上仍然存在一些问题，不管是档案数字化水平，还是信息服务方式、信息服务的内容，都有很大的提升空间。

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随着近年来互联网技术的不断普及、信息技术的飞速发展，我国的档案网站也如雨后春笋般建立起来。档案信息服务的模式也从传统的到馆服务方式，转变成现在的以网络为依托的数字化的档案信息服务方式。

一、研究的基础理论

数字档案信息服务模式是指数字档案馆信息服务系统的各组成要素（档案馆工作人员、数字档案信息资源、档案用户、服务平台及服务策略与方式等）之间相互关系的组合，是数字档案馆服务系统开展信息服务活动的工作模式[1]。

在互联网络技术还没有在档案馆普及时，东北地区各省的服务模式是传统的方式。用户在利用档案资源时，无论是查阅档案目录，还是进行档案的借阅以及对档案信息的咨询等，都需在实体档案馆进行。档案馆的基础信息利用服务模式，不仅应在网络技术的快速发展与广泛应用的背景下得以延伸和发展，而且还要对档案信息服务的方式进行创新，充分利用现代互联网的技术和特点增加档案的创新服务。文章采用的是网络调研的方法，主要针对档案信息服务的延伸模式和创新模式进行研究。数字档案信息服务模式图，如图1所示。

二、研究的样本采集

本次调研采用的是网络调研方法，调研的时间为2018年5月10日至2018年6月10日。以我国东北地区三省为调研对象，主要以黑龙江省档案信息网站、吉林省档案信息网站及辽宁省档案信息网站为调研样本，分别对该三省的档案信息网站的服务模式进行调查研究，主要是从延伸服务模式和创新服务模式两方面入手。其中延伸服务模式包括检索服务（高级检索、精确检索和模糊检索）、网上展厅服务、网上咨询服务、编研成果展示服务和服务指南，创新服务模式是以社会化媒体服务和个性化服务两方面为主。

通过对档案信息网站的检索，发现我国东北地区的黑龙江省、吉林省和辽宁省的档案信息网站中目前都拥有独立的档案信息服务的主页，对我国东北地区三省档案网站信息服务模式的具体调研结果，如表1所示。

三、研究的结果分析

1.延伸服务模式。

（1）检索服务。档案信息服务网站可以使用户充分利用档案信息资源，因此档案信息网站是档案信息资源传播、交流的重要平台。如何在众多的档案信息中快速、准确地获得用户所需的信息，检索系统的使用就非常关键，它可以对有序化的信息进行查找、识别和定位。

①高级检索。高级检索可以限定查找信息相关的关键词，能更好地提高信息检索精度，在被调研的三个省的档案信息服务网站中，吉林省档案信息网站提供了高级检索的服务。用户可以在“档案查询”版块中进行高级检索，进入高级检索的界面中，有三个标题信息检索内容，分别可以通过档案标题、责任者和归档年度来限定检索信息的范围。在通过反复高级检索的实验中，发现可以查询到的档案信息都集中在1982年到1984年，其中1983年的档案信息居多，但是在查询到的档案文件中，所有的文件打开后都是无内容的，并没有提供有效的档案信息。

②精确检索。精确检索是可以完全按照用户输入的检索条件检索出相关信息的检索系统。由于精确检索的准确率比较高，用户使用该检索方式可以高效地查找到所利用的信息。在我国东北地区的三个省中，黑龙江省档案信息网和吉林档案信息网提供了该项服务。例如，在黑龙江档案信息网站的站内搜索版块中，在检索框中以“档案文化”为检索条件，检索系统可以检索到含有“档案文化”标题的信息。

③模糊检索。模糊检索是用户在输入关键词时，检索系统的检索结果比较多，与关键词有关的同义词的查询结果也会被检索系统提供。以辽宁省档案信息网站为例，辽宁省档案信息网并没有首页提供检索服务，用户在查询所需信息时需要点击一项内容才会出现检索版块，在检索框输入“档案文化”检索条件后，系统会显示标题和内容包含“档案”“文化”和“档案文化”的信息，档案信息的匹配度不高。模糊检索在一定的准确性前提下，查全率可以提高，因此用户可以避免检索条件的严格或条件设置错误造成的错检、漏检等情况。

（2）网上展厅服务。网上展厅服务可以對外宣传本省的历史发展与演变，还可展示省内政治、经济、文化等多方面的社会发展和文明进步的轨迹，是档案信息资源对外进行展示的平台。网上展厅提供的信息展示形式是多姿多彩的，不仅包括了传统的文字信息，还包括音频展示、图片展示、视频展示等多种形式，图文并茂的动态展示形式，能够加深体验用户的印象，营造出了生动的档案信息资源。东北三省的档案信息网站都提供了网上展厅服务，展览内容主要包含了本省的历史发展与演进过程、杰出的代表人物、代表性历史事件、发展现状等多个方面，彰显了深厚的历史文化底蕴。以辽宁省档案信息网站为例，用户可以在新展预告、档案实体展、专题展厅及视频展播四个版块中进行阅览。新展预告介绍了2013年8月30日，辽宁省在新建档案馆试行开馆的同时，主办了三次展览活动，分别是《清代皇室档案展》《辽宁记忆展》《中国档案珍品巡回展》；档案实体展采用了3D立体技术，使用户即使没有参加档案展览，也能身临其境地感受到展览每一处的展品；专题展厅展示了辽宁省的发展历史、时代楷模的先进事迹等；视频展播以视频的方式展示了辽宁省档案馆的相关事件。网上展厅服务不但使用户全方位地了解辽宁省的发展历程，而且可以清晰地看到辽宁省所取得的杰出成就，从而促进了特色文化的传播。

（3）网上咨询服务。提供网上咨询服务，可以实现用户和档案馆的双向沟通和互动，有利于档案馆更好地了解用户的信息需求，对用户的信息需求进行深入挖掘，了解用户的困难、爱好、兴趣等，以便他们不断改善不足，提供更优质的档案信息服务[2]64。我国东北地区的三省都提供了网上咨询服务。以黑龙江档案信息网站为例，在档案信息网站的首页有“公众互动”版块，在该版块下还设置了“下载中心”“互动信箱”“我有话说”“我要投稿”四个版块，在“互动信箱”“我有话说”两个版块中都承诺了对用户网上咨询的个人信息不会泄露。用户可以在相应位置填写自己的真实姓名和联系电话，然后提交。同时，用户可以在公众留言列表中查看其他公开的留言及回复，还可以通过信件查询检索框，查找自己的留言是否已被办理。

（4）编研成果展示服务。档案网站展示档案编研成果，不但是本省的物质与精神财富，而且是宣传本省文化很好的网络平台与传播途径。目前，我国东北三省的档案信息网站中，只有辽宁省的档案信息网站提供了编研成果展示服务。辽宁省档案网站首页“文化大观园”版块中设置了“编研成果”版块。在该版块中，用户可以看到辽宁省1981年到2014年的档案编研成果，如《辽河儿女的丰碑》、《辉煌历程——辽宁解放60周年暨改革开放30周年成就展图片集》等。

（5）服务指南。档案信息网站所提供的服务指南主要有实体档案馆服务指南和档案网站服务指南两种形式。黑龙江省档案信息网站和吉林省档案信息网站主要提供的是实体档案馆的服务指南。档案馆实体服务指南是对实体档案馆所提供的服务的简介，主要包括档案馆查档指南、各种证明办理方法、业务办理时间、办理流程等内容；网站服务指南是对网站包含主要内容、网站使用方法、注意事项等问题的简单介绍[3]34。以吉林省档案信息服务网站为例，该档案网站主要提供的是实体档案馆服务指南，在“服务指南”中包括查档指南、查档程序、查档须知、开馆时间、地理位置等内容。此外，辽宁省档案网信息站为方便用户准确地到达档案馆，还提供了档案馆位置的地图及公交线路。

2.创新服务模式。社会新的技术、新的媒体广泛推广，用户对信息的需求更加要求个性化，档案信息服务模式也顺应时代的潮流，发生了巨大的变化，从而形成了创新服务模式。

（1）社会化媒体服务。社会媒体是利用互联网技术产生的新型在线媒体，用户有很大的体验空间，相互之间交流分享观点、意见等。社会化媒体具有的共享性、参与性、交流性等方面特点在档案信息化建设过程中起着重要的作用，如果把社会化媒体应用到档案信息化的建设中，可以鼓励用户分享档案信息，档案信息传播的范围也越来越广，档案的利用效率会大大提高。对我国东北地区三省的调研结果显示，黑龙江省档案信息网站和辽宁档案信息网站提供了社会化媒体服务，分别是黑龙江省档案局（馆）官方微信和辽宁省档案馆APP发布平台。黑龙江档案馆局（馆）微信平台分为“龙江动态”“龙江记忆”“为您服务”三个版块。如“为您服务”版块下的“档案查询”版块，其最近推送的消息是2018年6月11日的“龙江档案‘6.9国际档案日’有奖答题了，快来参加吧！”活动。辽宁档案馆APP平台主页面有“首页”“互动”“作文”“学习”“更多”五个版块。例如，用户可以通过“学习”版块对中国历史进行学习，能够紧密联系教材，服务经济社会发展，用户可以随时随地学习历史，认知真实的历史，体验学习的快乐。

（2）个性化服务。随着信息技术的广泛运用，档案信息服务的主导方式已由传统的手工服务方式向网络信息服务方式转变，更多地追求个性化和自主性[4]45。档案信息网站利用信息资源的优势更好地满足了用户的个性化需求，提供了相应的个性化服务，使档案信息服务更具有“量体裁衣”的特点。根据对东北地区三省的调研结果，黑龙江档案信息网站、吉林省档案信息网站和辽宁省档案信息网站均提供了个性化的服务。例如，吉林省档案信息网站的网上课堂，网站设置了有关“云计算”“如何设置电脑显示器”等知识内容，还有有关档案工作等专业知识内容，如“档案工作基本术语——档案统计（含英语）”。用户可以在利用档案信息的同时，学习一些有关档案的专业知识，以便用户可以更好利用档案信息服务。

四、存在的问题

通过对我国东北地区三省档案信息网站的调研，笔者认为其档案信息服务水平还比较低，主要存在以下几点不足。

1.检索系统不够完善。根据对我国东北地区的黑龙江省档案信息网站、吉林省档案信息网站和辽宁省档案信息网站的网络调研，黑龙江省档案信息网站、辽宁省档案信息网站缺少高级检索系统，检索服务单一，用户在登录网站时，不能准确地、快速地获取所需信息。档案网站最重要的功能就是为用户准确地提供所需信息，如果档案网站的检索系统不够完善，检索出的结果不是用户需要的信息，用户就得不到更好的档案网站体验。虽然吉林省档案信息网站有高级检索系统，但检索结果却差强人意，更多检索结果是空白页，没有有效的档案信息，这样的档案信息在笔者看来是没有价值和意义的。

2.档案馆数字化水平较低。根据对我国东北地区的黑龙江省档案信息网站、吉林省档案信息网站和辽宁省档案信息网站的网络调研，在档案网站中部分版块只有一个标题，用户检索到的文章只有标题，不能进行阅览。除此之外，档案网部分版块用户是不能进行访问的，如辽宁省档案信息网站中“档案用品商城”模块，用户是无法进行浏览的，“便民服务”模块打开后链接到了其他与档案无关的网站。这些问题说明，东北地区三省的档案馆中一些档案信息没有被数字化，用户不能在档案网站中获取更多的档案信息。

3.与用户互动存在不足。根据调研结果显示，用户在档案网站获取信息时，可能会需要档案工作人员的帮助，或者是用户利用完档案信息会有一些反馈和意见等，但档案网站回复的内容，并没有从根本上解决用户的问题和疑惑，回复的信息多是需要用户自己到馆办理，而且档案网站与用户交流的版块较单一，主要是通过留言的方式、邮箱的方式进行信息交流，档案网站可以通过设置在线留言、在线咨询等模块，与用户进行更进一步的互动交流。

五、结语

档案信息服务网站可以使用户充分利用档案信息资源，因此档案信息网站是档案信息资源传播、交流的重要平台。通过对我国东北三省的档案网站调研，虽然存在着检索系统不够完善、档案馆数字化水平低、与用户互动存在不足等问题，但通过不断的改进和完善，在以后的档案网站建设中，能够有非常大的发展和改善空间。

参考文献

[1]刘明.数字档案馆信息服务模式研究[J].档案学通讯，2007（5）：13-17.

[2]曲春梅，王红娟.档案网站教育体系的构建—以英国国家档案馆网站为例[J].档案学通讯，2011（6）：61-64.

[3]王榕，曹玲.我国高校数字档案信息服务模式的归类分析——基于211高校档案网站的调研[J].数字与缩微影像，2013（4）：32-36.

[4]周林興，仲雪珊.以公众需求为导向的档案信息资源规划探讨[J].档案学通讯，2012 （5）：45-48.

★作者简介：刘建秀，黑龙江大学信息管理学院硕士研究生在读，研究方向为档案管理。

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