成人高等教育学籍管理的探讨与实践
何为成人高等教育学籍管理
成人高等教育的内涵极为丰富，本文所涉及的内容仅指参加全国成人高考被录取学生的学籍管理工作。
学籍管理是学生管理的核心内容。成招生的学籍管理就是对参加全国成人高考后录取学生的入学资格、学习情况、学籍异动和毕业资格的综合管理。它是依据国家教育主管部门对成人高校的学生德、智、体全面发展的要求，按一定的原则、方法和程序，对学生学习和各方面的表现进行阶段和全过程质量考核、记载、评价和处理，并按有关政策、规章制度的要求，对学生在籍期间进行全过程的控制。
成人高等教育学籍管理的重要性
成招生的学籍管理是学校教学管理的一项重要内容，是保证学校正常教学秩序，形成良好学风、良好教风的重要保证。同时也是关系社会稳定，构建和谐社会的大事，如果工作失误，学生将不能按时拿到毕业证书或者不能在教育部的相关网站上查到本人的毕业信息，这必然会带来一系列的不良后果。
成招生的学籍管理也是促进教学，提高教学质量的重要保证。从新生入学开始就要把好入学关。学生要完成教学计划规定的学习内容，各科考试成绩合格，通过学校的鉴定才能获得国家承认的学历毕业证书。从这个意义上来说，学籍管理是从学生录取到学生离校前的全过程管理，是学校颁发毕业证书的最重要的依据。
成人高等教育学籍管理的复杂性
1.成人高等教育学籍管理过程复杂
从学生录取开始，就有一系列的工作要做，如根据省教育考试院的录取名册核对录取信息，根据新生的报到和分专业的情况，向教育部进行新生注册，建立学籍卡、记录学生的学习成绩、记载学生的学籍异动情况及奖惩考核情况、毕业前采集电子注册的各项信息、上报毕业信息、颁发毕业证书等等，环节众多且连连相扣。
2.成人高等教育生源情况复杂、管理难度大
相对于普通高等教育来说，成人高等教育生源情况要复杂的多，前者是清一色的高中毕业生，到校后，一门心思学习，没有太多的干扰，基本上都是按期毕业，没有太多的遗留问题。而后者却不然。例如：很多学生都已工作甚至成家，只能抽业余时间学习，上有老、下有小，学习干扰多。学生往往不能按教学计划规定的时间完成学业。这给学籍管理带来很大的难度，因为按教育主管部门的规定，成招生的有效学籍为学制乘以2年，这样就形成了一种链式结构，同一年进来的学生，有些能拖到5到6年才毕业，这样年年拖，年年清不了，使得学籍管理工作变得异常繁琐。
近年来，按照省教育主管部门的规定，外省市的考生只要在江苏省内，以身份证就可以报考，因此成招生中有相当数量的外地人员，这部分学生的流动性较大，入学时人在就读学校所在城市，但不久又到外地去了，他们不愿放弃难得的学习机会，常常要求保留学籍或转学，因此休学、退学和复学的情况比较多。
在现形势下，有些已工作的学生工作忙，加班多，使得他们不能很安心地学习，致使学习期限拖得较长，不能按期毕业。这也增加了学籍管理的难度。加上有些学校、教学点从事学籍管理的同志经常更换，如果没有一套适合学校特点的管理规章制度，一旦人员更换，资料保管不善，就很容易遗失那些延长学籍学生的资料档案，造成这部分学生在毕业时漏报、错报。在以往就曾发生过由于学籍管理人员工作失误，造成在教育部网站上公布的毕业上信息里，学生的照片张冠李戴、男女性别误报，而学生毕业信息一旦上了教育部的网站，再来更改，那是非常困难的。
为避免出现上述问题，在各级教育主管部门颁布的学籍管理规定的基础上，我们结合学校的具体情况制定了更为具体的、便于操作的成招生学籍管理实施办法。
3.成人高等教育教学点分散、情况不一，管理复杂
各个高校都有经省教育厅批准的校外教学点或函授站，这些校外办学点、函授站成分不一，办学条件有差异，管理模式也不完全一样，管理人员的业务能力和水平参差不齐。加之有些教学点、函授站远离主办的院校，使得对他们的管理难度加大。以往发生的很多学籍管理上的问题，大多出在这些教学点和函授站。因此，加强对他们的指导、监督、管理就显得十分重要。
对教学点、函授站，除了要制定一些有效的、切实可行的管理规定之外，更重要的是要落实这些规定，为此对于各个教学点，每学期都要进行督促检查，查看他们各项学籍资料的建档和保管情况，加强监控，对没有按要求做到的，要求其立即整改，做到防患于未然。
理清思路，既严格又人性地做好学成人高等教育学籍管理工作
针对成招生学籍管理工作事关重大和情况复杂的特点，我们认为，在成高的学籍管理中，即要认真严格的贯彻执行教育主管部门制定的各项政策规定，仔细地把握学籍管理的各个环节，保证各项学籍管理资料完整划一，不错、不漏和有连续性，真正做到学籍管理是颁发毕业证书根本唯一的依据，同时，也要实事求是，人性化地处理具体问题。重点应做好以下几项工作：
1.“以学生为本”，做好新生教育部注册工作
按照教育部的要求，新生入学后，要进行新生的学籍注册，新生注册的根据有两个：一是省考试院签发的录取名册，二是新生报到情况。
按省教育厅的要求，只能对已报道入学的新生进行注册。但是由于成高的生源复杂，情况多变，致使每年在新生报到时，总会有一些学生不能如期报到。根据我们多年的经验，这些未报到的学生，绝大多数都是因为没有收到录取通知书。上面提到，参加成人高考的考生，有相当的外地打工者和工作变动者，这些考生在填报志愿时留下的通讯联系方式，时隔半年后，已有不小的变化，所以学校寄出的录取通知书往往被退回，电话也联系不上。对于这些学生，我们能体会到他们渴望学习的热情和目前可能遇到的困境，做到以学生为本，决不轻言放弃。我们想尽一切可以想到的办法，设法和学生取得联系。只有得到本人肯定放弃的答复时，在新生注册时才会将其除名，对那些暂时没有联系上或没有肯定答复的学生，我们一般是采取保留学籍的方式。实践证明，在这些学生中有不少人，会陆续和学校取得联系后，来校学习。
2.学籍管理部门和教务管理部门密切配合，做好日常的学籍管理工作
学籍管理和教务管理是密不可分的，学生入学后，有相当的管理工作重心偏移到了教务管理部门。如学生的成绩考核，实习实训的考核等。所以做好学生学习情况的考核记载，是一项十分重要工作，这就要求学籍管理部门和教务部门要密切配合，对学生的成绩考核，思想考核，奖惩记录等做到及时登记建档，决不能拖延。如果不按时记载，一旦班主任或管理人员更换，就有可能造成遗漏或错误，再加上成招生重修、重考的几率较高，更容易漏记、错记。所以及时记载并妥善保管学生的相关信息，是防止错误出现的有效手段。而所有的信息都是学生能否毕业的重要依据，出现任何问题，都是对学生的不负责任。
3.严格按政策做好学生学籍异动的管理工作
由于成招生生源的复杂性，所以学生学籍异动的情况也比较复杂。学籍异动包括转学、转专业、转学习形式、休学、复学等。
对于转学，教育主管部门有明确的规定：即录取时，录取分数线低的学校的学生不能转入录取分数线高的学校。转学一般只能在学生一年级的下半学期，转学的学生须经转入和转出的学校同意，报经省教育厅批准。对于成人高等教育的学生一般只能在省内进行。同时，省教育厅也规定，要严格控制转学。根据省教育厅的要求，我们严格控制学生的转出和转出。个别学校就曾发生过同意学生转到另一所学校，但并未事先和转入的学校沟通，结果转出学校的手续办好后，转入的学校不同意签注意见。弄得学生两边不能上课。鉴于上述的原因，我们多年来就严格控制学生的转入和转出。
另外，有些学生录取时是脱产学习的，但由于找到了工作，无法坚持脱产学习，就要求转换学习形式。按照省教育厅的规定，转学习形式，只能是脱产转业余，决不能业余转脱产。以往就曾发生过有些学校将业余学习的学生转为脱产学习。结果学生在毕业时无法在教育部电子注册，拖了多年也无法解决并造成较大的矛盾的情况。
对于学生休学的情况也要按程序办事，成高的学生休学除了因病以外，比较多的情况是工学矛盾和女学生发生了生育情况，凡是学生提出休学的，因病休的要医院证明，因工学矛盾突出要休学的，先由本人提出申请，班主任签字同意，教学点批准，最后由学校备案。复学时，病休的学生要有医院已经康复的证明和本人申请，其它情况由本人申请，教学点批准，学校备案。
无论何种形式的学籍异动，都必须有健全的审批手续和完备的记录。
4.极细致地做好毕业生的电子注册工作
毕业生毕业信息的教育部电子注册，是从2000年开始（含90年后的十年回登）是教育部实施的新措施，所有国民教育系列专科以上的毕业生的毕业信息和照片都可以在教育部指定的网站上查询。这是杜绝假文凭出现的重要措施。电子注册直接关系到学生的毕业证书能否得到国家承认和社会认可的大事。
毕业生的电子注册是学籍管理的现代化手段之一，对学校从事该项工作的同志的责任心和工作能力都提出了更高的要求。成招生的学制和学习形式比较复杂，有两年脱产、三年业余、两年半业余等，也就是说每年的毕业生电子注册工作要进行两次，即：春季的脱产生和三年制业余生的毕业注册工作和夏季的两年半业余生的毕业注册工作。时间紧、任务重、信息精确度要求高、责任重大。通过多年的工作，我们摸索出一套较为完备的工作程序，使毕业生的电子注册工作能够有条不紊地进行。具体的做法是：
（1）早动手、早准备。
毕业生的信息的收集和整理，需要大量的时间，因此必须早动手、早准备。有充足的时间，是保证数据和信息准确的前提。一般应该提前半年就要进入电子注册的相关程序：包括学生政治思想的审核，成绩的审核，注册信息的登录校对，电子照片的采集和核对等等。
毕业生的电子注册信息，每个学生就有近20项，如果有1000个学生毕业，那就有数万个数据。特别是诸如学生的准考证号码、身份证号码、学号等信息项，每项都有十多位阿拉伯数字，如果没有极强的责任心，那是难免出错的。在这些信息中，只要有一个错误，哪怕是一位数字的错误，那就不能通过教育部电子注册平台的网上注册，甚至也不能通过省教育厅的人工二次审核，其后果是该毕业生以后的升学和就业就会受到严重影响，进而造成各种社会矛盾。
（2）层层负责，级级把关。
实践证明：实行层层负责，级级把关的做法，是保证各项信息准确无误的重要手段，具体做法可归纳为：
第一步先由班主任对毕业生的信息进行初步的登记，交学生核对，核对后，班主任和学生本人签字。
第二步由教学点负责学籍的同志汇总审查，将毕业生的电子照片同时交班主任和学生核对。汇总后再次交学生复核签字。
第三步，各教学点将汇总的数据由教学点的负责人签字盖章后送学校初审，初审的办法一是运用省教育厅下发的毕业生计算机审核软件进行机审，二是人工对比省教育考试院下发的录取名册和教育部审核通过的新生注册名单，只有学校上报的毕业生名单、省考试院下发的录取名单和教育部下发的新生注册名单，这三者一一对应后，审核才可以通过。
第四步：由学校负责学籍管理的同志对直属班和各教学点的信息进行汇总。
第五步：将汇总后的信息再次发回各教学点和直属班做最后的确认。
这样几上几下，层层负责，级级把关，既做到了责任分明，也做到了万无一失。
从以上分析可以看出，成高学生的学籍管理工作复杂繁琐、环节众多、技术要求高，责任重大，做好它必须拥有敏锐的政策解读能力、强烈的工作责任心、规范的管理制度、过硬的技术操作水平，几者缺一不可。
（责任编辑：建国）