新时代的人事档案管理信息化建设

摘 要：随着新时期信息技术的快速发展，应用范围也越来越广泛，在此环境下企业信息化建设水平不断提高，人事档案管理信息化建设能够充分发挥信息优势，提高人事档案管理水平。下面文章就对人事档案管理信息化建设展开探讨。

关键词：人事档案；档案管理；信息化；企业人事

引言

我国在人事档案管理的信息化建设和发展上起步较晚，长期处于落后状态。一是我国计算机和网络技术前期发展较慢，计算机普及率偏低，在一定程度上制约了现代信息技术在各行各业的应用和发展，同样也延缓了我国人事档案管理研究发展的进程。二是我国在管理理念和思想上还比较传统，人治化现象还比较突出，在对人事档案的自动化管理和智能化应用上没有引起足够的重视。

1现阶段我国人事档案信息化建设的发展情况

纵观我国档案管理现状，绝大多数企业对档案管理信息化建设工作不够重视，一些企业仅仅将其视作一种“摆设工作”，缺少对人事档案管理工作的正确认识。由于企业缺乏人事档案信息化建设意识，并且缺乏人力资源与物资的投入，这些因素严重制约了我国人事档案管理信息化的建设与发展。一些企业仍然惯用传统型的人事管理模式，工作重复性较大，既浪费时间与人力，又难以保证档案管理的效率。与此同时，在实际的档案管理中，仍然以实体档案为主，经过人工的反复查阅与重复使用极易导致实体档案受损，并难以对档案进行长期妥善保存。除此之外，一些人事档案管理人员的水平相对较低，大多数工作人员都是由单位别的岗位转调过来的，并不是人事档案管理专业的人才，缺少严格系统的培训，档案管理经验不够丰富。因此，我国多数企业对人事档案基础设施建设缺少重视与关注，并未建立起相对完善的信息化建设平台，并且收集数据不够全面，致使信息化建设的程度较弱，难以实现资源共享的目标。因此，在进行人事档案信息化建设阶段，首先应确立发展目标，明确信息化建设的主要方向。

2人事档案管理信息化建设的方法策略

为了能够强化人事档案管理信息化建设，在本文之中将从以下几个方面进行分析，即：加强档案信息资源管理力度、建设现代化的基础设施，完善人事档案信息数据库、加强人事档案信息管理工作人员的保密意识、推动各单位内部基础设施的建设以及借助新媒体技术，提升档案管理的效率几项方法。

2.1加强档案信息资源管理力度

重视档案信息资源管理力度的提升，不断协调档案归档与档案使用之间的矛盾，这样一来就能够很好地实现档案管理高效。根据不同的人事档案管理制度，严格要求档案归档信息，保证档案数据权限保密，建立有序、完整的档案数据库，从而能够及时修复缺失的档案信息。

2.2建设现代化的基础设施，完善人事档案信息数据库

在对人事档案管理信息化建设的过程中，要不断地加大对基础设施现代化的建设，不断地提高各个相关部门对网络技术和计算机的应用技术，从而使得档案信息化水平得到进一步提高。在档案信息化管理建设的过程中，对计算机以及网络技术要进行充分的使用，使得档案信息相关数据库建设的步伐不断加快，并且要积极建设多媒体数据库和档案全文数据库，使得档案信息化管理更加完善。此外，还要建立信息化的档案管理系统，在全国范围中推广统一且符合规范的档案信息管理软件，更好地实现对档案信息的交换与共享。

2.3加强人事档案信息管理工作人员的保密意识

要想提升企事业单位人事档案管理的信息化建设水平，人才队伍建设必不可少。由于人事档案信息在管理过程中都是保密的，所以一定要加强人事档案信息管理工作人员的保密意识，防止出现信息泄露的情况，一旦信息泄露就会给个人以及企业带来许多不利影响。重视档案信息的保密工作非常关键，相关部门在培训初期就应该重视该问题，同时还需要贯穿于整个档案信息管理过程中，这样才能够规范工作人员的操作，强化保密意识。相关单位在我国相关法律法规允许的前提下，充分结合本单位的实际情况，建立健全单位内部人事档案管理机制，使人事档案管理信息化建设有章可循。

2.4推动各单位内部基础设施的建设

在信息化背景之下，很多的企业和事业单位都对于人事档案管理有了更加深刻的认识，所以为了能够全面的加强档案管理就推出了各种措施，在这个过程之中一定会发现基础建设是其中的关键，因为它是基本的保障。所以应该从以下两个方面进行改进。首先，对于档案储存库房条件做出调整，因为档案储存库房是对于人事档案电子信息存储环境的根本，如果其出现的硬件方面的问题，就需要对其进行调整，从而确定其安全性，以防止受到不法分子对于计算机的共计；其次是熟练的使用计算机软件，做好計算机安全防范工作，在对于计算机软件继续宁调整的过程之中，一定要注意其网络环境建设问题和网络共享问题，如果其出现的失误则会造成人事档案的不安全可能。

2.5借助新媒体技术，提升档案管理的效率

在对人事档案进行管理中，应借助新媒体技术，提高人事档案管理的整体效率。其一，合理计划好档案管理信息化工作。档案管理的相关领导人员应提前做好科学布局，放眼长远发展，并立足于现实情况，补齐档案管理信息化建设中的短板，把握住档案管理的发展趋势与方向，并根据实际情况合理制定策略。其二，借助新媒体技术优势，按照新媒体技术对人事档案进行管理，应充分发挥新媒体传递速度快、信息化共享以及查阅较为便利等优点，提倡无纸化办公模式，以信息化手段保存档案资源。例如可以充分利用扫描仪、摄影机等硬件设备，将音频、图片以及视频等档案资源加以保存，一方面能够节省空间、减少资金投入，另一方面便于查阅搜索，避免因长期不整理或者环境变迁导致档案资源出现损坏或者腐蚀等相关情况。

结语

综上所述，现代社会人事关系错综复杂，对于广大企事业单位而言，要想提升管理效率，信息化可谓是最有效的途径，通过人事档案管理的信息化建设，其竞争力得以显著提升。我们必须意识到人事档案管理信息化建设的重要性，加强人才队伍建设，加大资金投入，完善相应的规章制度，进一步推进人事档案管理的自动化及信息化建设。

参考文献

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