试论我国院校研究中的信息管理建设

关键词：信息管理；院校研究；高等教育管理；信息管理系统

摘要：我国高等学校信息管理欠透明、缺乏真实性和系统性，缺乏有效的制度保障,信息管理专业人才匮乏，对院校研究所需要的数据信息不够重视，这已成为制约院校研究发展的瓶颈。应借鉴国外院校研究的经验，使政府、学校各司其职，共同建立健全学校管理的规范和监督机制，同时注重数据信息的收集管理和院校研究人才培养，不断提高院校研究人员的专业素质和职业道德，以构建科学的信息管理系统。

中图分类号：G640

文献标志码：A文章编号：1009－4474(2012)04－0112－05

Information Management in Chinese Institutional Research

ZHAO Lei

(School of Education, Huazhong University of Science and Technology, Wuhan 430074, China)

Key words: information management; institutional research; institutional administration; information management system

Abstract: There are many problems in information management such as obscurity, lack of systematization, and ueality in Chinese universities. The failure in the recognition of the importance of information needed by IR and that in the formulation of an information system prevent the development of IR. Therefore, on the basis of the experience of IR in foreign institutions, we should make rules and regulations to build an information management system in higher-educational field and focus on the cultivation of talents skillful at information management and IR.

一、问题的提出

自20世纪90年代以来，院校研究在中国高等教育领域迅速发展，尤其是随着高等教育改革的推进，院校研究越来越受到高等教育管理者和研究者的重视。众多学者对什么是院校研究，如何开展院校研究进行了大量的探讨。如蔡国春教授就把院校研究看成是一种“应用性研究”，认为院校研究是研究者借助一定的理论和方法论工具，收集所要研究问题的相关数据资料，并认真分析这些数据资料，最后提出解决问题的方案和建议〔1〕。而院校研究协会(AIR)前任主席萨珀(JoeL.Saupe)则认为：“院校研究是在一个高等院校内部所进行的研究，这样的研究主要是针对高等院校内部存在的问题收集大量信息进行研究，以支持院校规划、政策制定和决策”〔2〕。

院校研究的过程就是院校研究人员运用科学的方法收集数据、分析数据，并把数据转化成对高等学校管理者有用的信息，使高等学校管理者能够根据有价值的信息资料科学、高效地做出决策。院校研究的主要功能是：（1）系统地收集本校与外校的管理信息，并仔细评估学校的发展状况；（2）为学校领导和有关部门提供信息资料，使得学校领导和有关部门能科学地制定学校发展规划，以提高学校的管理水平；（3）通过为政府、公众与其他机构提供学校有关信息，加强学校与社会的联系与沟通，强化社会对高等学校的问责制度〔3〕。

通过院校研究的定义以及从事院校研究的步骤，我们可以看出收集的数据、信息在院校研究中的作用和重要性。收集高校管理的数据、信息是院校研究的基础工作，不仅在开展院校研究之前需要数据资料，在院校研究的过程中也需要数据和信息资料作为分析的依据；同时，在院校研究之后形成的研究报告中更需要数据和信息资料作为论据，来论证决策建议的合理性。所以说，准确的信息资料贯穿院校研究的始终。但是，目前国内学者对院校研究的探讨还只是停留在对院校研究的研究阶段。这种对“院校研究”的研究在现阶段或许有一定的合理性和必然性，但院校研究归根结底是应用性、实践性的活动，它不仅需要理论研究，还需要应用研究。作为高等教育研究领域的院校研究对于作为实践领域的院校研究只能起补充作用，而不是替代作用，是“次”而不是“生”。院校研究作为高等教育研究新领域的前提条件是院校研究实践的广泛存在，并且院校研究主要是作为一个实践领域存在，主要服务于大学自身发展，而不是提供普适性的关于高等教育的知识〔4〕。国内学者目前对此认识不足，对院校研究所需要的信息更是认识不够，管理不力，没有形成信息系统，这已成为院校研究发展的一个瓶颈。

本文中所说的数据（data）是指院校研究者在研究的过程中通过各种科学的方法（例如访谈、观察、查阅资料等）搜集并记录到的有关研究对象（即高等学校）的符号。这些符号本身是无序的、繁杂的，但是可以被鉴别。只有经过研究人员的分析、解释后，它们才变成有价值的信息。所以，信息（information）就是指有关高校的数据经过研究者加工、分析和解释后形成的对高等学校管理决策的制定产生影响的数据。信息管理即指有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息加以收集、加工、传递、存储和利用。信息管理的过程包括信息收集、信息加工、信息传输和信息储存。简单地说，信息管理就是对信息资源和信息活动的管理。信息管理在院校研究上层面就是指有关人员对高等学校的信息资源和信息活动的一种管理。

二、高等学校信息管理的现状

（一）信息管理欠透明和公开

目前，我国还没有覆盖全国的教育统计数据资料，也未形成信息共享机制。虽然政府主管部门要求高校每年都要上报有关统计数据资料及相关报告，教育部或国家统计局等机构每年也会发布统计公报，公布一些高校统计数据与信息，但由于各级政府及高等学校有关部门出于政绩、竞争等各种原因的考虑，不愿意公布某些数据，使得院校研究者在进行研究时无法快速、便捷地获取想要的数据。而没有准确、全面的数据作为研究依据，院校研究者是很难得出准确的结论的，也不能为管理者提出切实可行的决策建议，这就严重影响了院校研究的科学性和实践性。

（二）缺乏系统性的信息管理

当前我国还缺乏系统性的信息管理。一方面，分管教育的相关部门没有制定统一的标准来统计各校数据，亦没有专门的信息管理人员来管理信息。对于学校一年一度上报的数据的要求，教育部门只是规定了一些常规的硬性指标，比如学生数量、师生比、毕业生就业率等，并没有形成一个统一而有效的标准来统计教师工作满意度、学生学习质量等软指标要素。而这些隐性的要素往往更能体现一所学校的办学质量，对院校研究者来说也更有意义，可使院校研究者提出针对性更强、更符合高校实际情况的建议。另一方面，高等学校虽然也会做一些数据收集方面的工作，但在多数情况下，只是局限于完成教育部要求每年提供的《高等学校基本信息报表》。虽然学校内部建立了校园网，一些数据(如招生数据库、财务数据库、毕业生信息库等)也已经实现了电子化，但由于学校管理缺乏必要的协调机制，许多数据散落在各个学院或部门，并没有形成统一的、系统的数据信息流通机制，致使这些数据成了一个个独立的“信息孤岛”。而且，每个学校往往只根据自己的需要或标准来收集管理信息，这就使得信息资料缺乏一定的可比性，增加了院校研究者的工作难度。因此，今后我国在信息管理的系统性、标准化方面还有很多的工作要做。

（三）信息数据缺乏真实性

每次高校评估时，一些高校为了“应付”评估专家的评估，不得不临时伪造一些数据。高校的这种行为使得教育部门收集上来的各校数据资料也是不真实的。高等学校的这些做法，虽然能获得一些短期利益，但从长远看，它对于以真实数据为基础的院校研究和建立健全高等教育信息管理系统无疑会起阻碍作用。

信息真实是院校研究最基本的前提条件，只有获得真实的数据和信息，院校研究者才能充分了解研究对象的真实情况，继而做出符合研究对象实际的判断，并协助高校管理者做出正确的决策。相反，院校研究者如果无法掌握关键的基础性数据资料，而只能从虚假的数据信息中得出结论，其结论必然是不真实的。这反而会误导研究对象，阻碍高等学校发展，也不利于院校研究本身的发展。

当然，对于一些突发事件或特殊情况，原本没有相关数据记录可依据。在这种情况下，就需要研究者去实地调查、收集信息，以便获取第一手资料。但在有些情况下，院校研究者去调查得到的数据也未必都是真实的，对于一些比较机密或不便于公开的信息资料，有关部门会对院校研究者保密，或者只给他们提供经过处理后的信息。而在现实中，这种经过处理的数据资料屡见不鲜，这也是我国目前许多统计数据资料严重失实的重要原因，它给院校研究工作带来了极大的困难。

三、高校信息管理不善的原因分析

（一）高等学校信息管理缺乏制度保障

目前，我国在高等学校信息管理系统和数据库的建设方面缺乏制度保证，这种“制度性的缺失”使得我国高等教育研究和实践相脱节，制约了我国院校研究的发展。虽然随着高校办学自主权的扩大和高等教育改革的不断推进，高等学校更加重视自我管理，但值得关注的是院校研究并没有成为各大高校管理中不可或缺的部分，院校研究因始终被管理者视为可有可无，而游离于高校管理的边缘。除了一些学者的呼吁之外，政府和学校管理人员并没有充分认识到建立高校信息管理系统和数据库对于院校研究和整个高等教育管理的重要性。

另外，政府有关部门对高校运行管理缺乏必要的监督机制，社会对高校管理的问责制度也没有建立起来，且不管是政府还是社会，对高校建立系统的信息管理中心都没有表现出应有的热情，这就使得高校在信息管理方面失去了外部压力，加之高校本身也没有意识到信息管理的重要性，自然也就不会主动公布真实的数据信息和报告，这就使院校研究因缺乏基本的数据条件而无法深入展开。

（二）高校信息管理缺乏科学性和系统性

目前，我国高校很少有系统收集数据的习惯。虽然学校每年都会向上级主管部门上报统计数据资料或报告，但有“应付”的成分，所收集的数据准确程度不高，且在不少高校中都存在着不同部门统计出的数据不一致的现象。多数高校对相关数据资料的统计、核对及更新都难以做到，更不用说建立信息资源统计系统了。由于高校自身所收集的数据信息质量参差不齐，所以院校研究机构掌握的数据、信息资源也不完全，甚至很少〔5〕。

高等学校作为一个组织，具有其特殊性，即各学院、各部门之间是一种松散的组织结构。虽然大多数高校内部都建立了校园网，但是没有形成畅通的信息共享渠道，这使得学校各院系、部门之间的信息链是不连续的、零散的，彼此之间就像一座座“信息孤岛”。各院系、部门只是凭借自己的经验管理本单位的事务，这就使得学校内部信息闭塞，缺乏相互了解和竞争意识，阻碍了学校发展。

（三）专业人才匮乏

信息管理和信息系统在我国尚属于新兴事物，随着我国经济建设的不断发展，大型数据库数据管理人才供不应求。但在高等教育研究领域，尚未建立由大批信息管理人才组成的信息管理机构或组织来系统地收集、整理和分析相关数据。由此导致院校研究者在进行院校研究时，面对大量的、零散的信息，不得不花费大量的人力、物力来重新收集整理。这样一方面使得院校研究的效率大大降低，另一方面也浪费了大量的人力和物力。

除此之外，院校研究的专业人员也比较短缺。由于院校研究从国外引入的时间不长，发展缓慢，了解、熟悉院校研究的人员还偏少，且大部分院校研究人员没有接受过系统的专业化的学习、培训，研究能力有限、水平不高〔5〕。目前在大学中还没有开设专门的院校研究专业招收系统学习院校研究课程的学生，这使得院校研究者自身的专业素质和能力参差不齐。而院校研究者在工作的过程中会接触到许多属于学校机密的信息，有些高校迫于竞争的压力不愿把这些信息公布于众，这就要求院校研究者要有良好的职业道德，严守职业秘密。但是现阶段我国院校研究人员复杂，这严重影响了院校研究的专业性和在社会中的良好形象。很多高校领导者和管理人员不相信院校研究者的能力和素质，不敢把攸关学校发展命运的信息交给院校研究者，这就切断了院校研究者获取信息的渠道，使得信息系统的建立步履维艰。

目前，信息管理人员的缺乏和院校研究者能力、素质和职业道德修养不高，这两个方面严重阻碍了高等教育信息管理系统的建立。

四、建立健全高校信息管理系统的对策

数据资源系统的建设是一项耗资巨大、技术复杂、影响深远的基础性工程,它主要依赖政府的推动和专家的参与〔6〕。由于目前各方面因素的制约,我国高等教育信息管理系统的建设还需要漫长的过程。因此，教育行政主管部门及高等学校要树立正确的观念，正视院校研究及高等学校信息管理系统的作用，鼓励并支持高等学校开展院校研究，建立健全信息管理系统。笔者认为，可以从以下几方面入手。

（一）政府、学校各司其职，共同完善高校管理制度

制度化是发展我国院校研究和建立健全信息管理系统的必由之路。制度化，即通过制定相应的制度和机制，将开展院校研究和建立完善的信息管理系统纳入高等学校管理体制之中，使之成为高等学校管理科学化、高等教育理论研究实践化的重要组成部分。目前，我国对于高校信息管理缺乏详细的制度规定，这种“制度性缺失”是信息管理缺乏公开性、系统性和真实性的重要原因之一。虽然我国制定了构建信息管理系统的规定，但大部分规章制度对于如何构建信息管理系统缺乏详细、具体的制度规范，这就使得构建信息管理系统流于形式。将构建全面的信息管理系统真正纳入制度化轨道，任重而道远。

1.国家及地方各级各类教育行政主管部门应建立健全规范的监督机制

一方面，国家及地方各级教育行政主管部门应制定明确的规章制度和健全监督机制，利用各种媒体，如教育部官方网站等，定期如实地公布高等学校各类统计数据信息（包括高等学校每年一度的统计报表、高等学校各项业务报表、政府拨款与资助项目等）。要逐渐改革教育行政部门的考核标准，把信息管理情况纳入绩效考核指标之中，并重新修改高等学校评估标准，加大对学校信息系统建设的评估权重，确保高校信息的真实性。同时，要制定高校信息管理办法，并把它作为政府对高校财政拨款的一项依据。还要规范院校管理过程，使院校管理规范化、程序化。

另一方面，教育部应制定并实施相关的数据发布政策,明确要求高等学校应利用本校的校园网向社会各界公布学校办学的有关数据资料。要建立社会监督和问责机制，以充分调动高等教育利益相关者及社会各界的积极性，加强对高等学校管理的关注度和对公布信息资料的监督。同时规范上报数据的标准，保证上报信息资料的一致性、连贯性和可比性。还要规定高等学校要定期向政府的信息管理机构汇报更新数据，以保证全国信息数据库中数据的准确，并真正实现全国高校的信息共享，减少信息黑洞。

2.各级各类高等院校应因校制宜，构建科学的信息管理系统

一方面，高等学校应根据相关规定，结合本校的情况，建立健全全校范围内的信息管理系统，并将其纳入学校管理章程，充分肯定院校研究和信息管理系统对于高等教育发展和高等学校管理的重要性；要充分利用校园网等校内媒介的作用，搭建校内各学院、各部门工作的数据信息共享平台，真正做到各项信息在校园内部自由流动；要不断提高学校领导及管理者对信息管理系统的认识，建立健全高校信息管理系统，使信息管理系统的建设成为专家和管理者的“共同事业”。事实证明，构建高等学校信息管理系统仅仅依靠专家的力量是远远不够的，只有专家和高校管理者共同努力，才能加快高校信息管理系统的建设步伐。

另一方面，各级各类高等学校之间应积极加强交流、合作，共同建立校际间的信息资源共享机制，按照地理区域、院校类型等要素建立区域间的、同类型间的信息交流平台。这不仅有利于院校研究的发展，也有利于各个学校开展比较研究，在借鉴其他学校管理经验的基础上，完善本校的管理机制。

（二）培养信息管理和院校研究的专业人才

1.大力培养信息管理人才

信息管理人才在高等学校信息管理系统的建立中起着至关重要的作用。各国政府都意识到了这一点，纷纷采取措施大力扶持信息管理教育和信息系统专业。信息管理人才除应具备现代管理学理论基础知识、计算机科学技术知识及应用能力外，还应掌握系统思想和信息系统分析与设计方法等方面的知识，要擅长信息管理以及信息系统分析、设计、实施管理和评价。与其他国家相比，我国对于信息管理与信息系统这门专业的重视程度还远远不够，仅有少数高校在专业设置中涉及到了相关专业，而这些高校多为职业技术学校，信息管理与信息系统在高等教育领域没有得到应有的重视。因此，我国政府应加大对信息管理人才培养的投资力度，要在高校开设相关的课程及实验室，以培养大量的高素质信息管理人才；同时还应重视国家信息基础设施的建设，为搭建信息管理系统提供便捷的服务；最后，还应营造良好的社会舆论，使人们充分认识到信息管理和信息系统的作用，以提高人们对信息管理和信息系统的重视程度。

2.提高院校研究人员的专业素质和职业道德

我国教育行政部门应组织有关专家制定和编纂院校研究教科书，规范院校研究专用教材。应在高校中设置专门的院校研究专业，招收学生，开设院校研究课程，以培养专业的院校研究人员。同时，应加强对院校研究人员的工作方法、能力的训练，以提高院校研究人员的素质和职业道德，使院校研究更专业、更规范地发展。院校研究者要转变现在坐等各种信息资料上门的观念，以一个专业研究者的身份主动收集所需资料信息，并与更多的兼职研究者进行合作研究，充分发挥团队合作精神〔7〕，将院校研究推向深入。

综上所述，在我国建立完善的高等学校信息管理系统与院校研究自身的发展是分不开的。因此，推动高等教育信息管理系统的建立，首先要促进院校研究自身的发展，使院校研究在院校发展中拥有明确的定位。只有院校研究本身发展了，社会和高等学校对院校研究充分重视了，各部门才会重视相关数据信息资料管理系统的建设。同时，我们要虚心学习和借鉴国外特别是美国开展院校研究的经验，结合我国高等学校的具体情况，创建出具有中国特色的院校研究和为高等教育服务的信息管理系统。

参考文献：

〔1〕蔡国春.“院校研究”是什么，不是什么——解读美国“院校研究”〔J〕.比较教育研究，2005，（11）：28.

〔2〕Joe L.Saupe.The Functions of Institutional Research (2nd Ed)〔EB/OL〕.(2005-01-26)〔2011-01-01〕.http://www.airweb.org/page.asp?page=85.

〔3〕刘献君.关于院校研究的几个问题〔J〕.高等工程教育研究,2004,(2):25-26.

〔4〕王建华.论我国院校研究的现状、问题与出路〔J〕.高教探索,2007,(3):7.

〔5〕贾正晖,王 浩.我国院校研究发展状况、存在的问题及其原因分析〔J〕.长春理工大学学报（高教版）,2010,(1):74-76，76.

〔6〕蔡国春.我国推进“院校研究”的制约因素与对策分析〔J〕.大学•研究与评价,2007,(4):21.

〔7〕王洪才.院校研究：困境、出路与突围〔J〕.清华大学教育研究,2007,(2):6.

（责任编辑：舒莉霞）

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