工程设计电子文件的非线性流转模型及其功能分析

报告的背景信息。

3.2 设计电子文件的鉴定。在设计电子文件的流转过程中，设计电子文件的各阶段处理人员都要对设计图纸和报告进行鉴定，体现在：一是专业负责人和项目经理对CAD图纸以及报告等电子文件进行进一步核查和质量状况鉴别，剔除失去保存价值的版本和内容；二是审核和校核人员对不完整、不准确的部分采取措施进行补救，如，图签、报告的签名页、说明等，以保证电子文件的完整与准确；三是对电子文件价值的大小，进行不同档次的划分，按照规定对设计电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由项目经理和部门负责人签署审核意见，检验和审核结果应和归档设计电子文件一同交予档案室。

3.3 设计电子文件的归档。归档模块的主要功能是设计电子文件的管理职责由设计部门向档案室的全面移交，其主要任务是确定设计电子文件的归档范围、归档方式等。如笔者工作的设计院的设计文件材料属于“边设计边归档”的情况，对纸质文件而言，一方面这可以确保需要归档的文件材料能够及时归档，但由于设计人员不判断待归档文件的价值以及是否已经归过档，只要一经出版就归档保存，造成了馆藏冗余；另一方面，生产系统中的设计电子文件不能够及时处理，且设计电子文件不断修改，版本更新非常快，在生产系统中也无法体现出来，造成了生产系统中的电子文件和馆藏的纸质文件割裂的情况。

但在非线性流转模型中，设计人员可以实时控制设计电子文件的走向，可以多方面地和审校核人员、专业负责人沟通，通过条形码或二维码的方式，确定电子文件的对应性，保持其和出版纸质文件的联系，不会造成与文件版本不一致的情况；同时，档案管理人员可以实时监控设计电子文件的流转情况和出版情况，适时提醒专业负责人和项目经理是否需要鉴定归档，确保设计电子文件阶段完成后能够及时归档。

3.4 设计电子文件的保管。设计电子文件的保管是非线性流转模型中的一个重要模块，其基本功能是努力克服和限制损毁设计电子文件的各种不利因素，维护设计电子文件的完整、准确、系统和安全，其中最重要的一条原则就是备份。

从安全保管的角度出发，设计电子文件应以统一格式标准存储备份到符合保管期限要求的脱机载体上，同时应编制电子文件检索分类索引数据库，从而保证数据库中产生的电子文件信息数据的真实性、完整性、有效性和安全性，确保长期存储数据的安全、准确迁移。由于在非线性流转模型中，设计电子文件涉及的人员范围广泛，工程项目时间长，参与人员每年也有所变动，我们需要划分权限、区分权责、灵活变动，减少人为的操作，对其保管需要投入比单纯纸质文件管理更多的耐心。

4 设计电子文件的利用和技术维护

设计电子文件的利用和技术维护模块是非线性流转模型的最终归宿，在传统档案管理流程中，档案的利用必须遵循固定的程序和流程，比如填写借用或复制档案申请单，需要逐级签字方可查阅，尤其在大批量和反复晒图利用中显得手续繁琐不便、不合时宜。但在非线性流转模型中，通过对各事业部、各专业人员、各级别设计人员以及各管理层级人员访问权限的设置，以上的任何一个模块都可以基于实际的设计需求随时、及时、有效、方便地提供信息服务。另一方面，此模块会定期对生成和保存设计电子文件的软硬件环境进行技术检查和维护，对脱机载体进行介质状况的鉴定和检查，保证设计电子文件的可读和元数据的完整性，防止因载体的损害而导致信息的丢失。因此，它更加适应网络环境下设计电子文件的利用需求。

可以看出，对电子文件的收集、形成、积累、鉴定、归档等实行全过程控制与管理，才能保证档案管理工作的准确性。[4]在非线性流转模型中各环节并不是相互独立的个体，实际上是一个相互影响、相互作用、相互联系、相互渗透的有机体，设计人员的办公方式、习惯、生产系统中电子文件的流转程序、方式等都会对设计电子文件的产生打上烙印，并对档案室的管理工作带来深刻影响，这种烙印和影响一旦确定，则是长远而不易改变的。

加拿大档案学者特里·库克认为：“前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整理，把需要和可能在文件生成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。”因此，除却技术手段之外，对于设计电子文件的管理需要建立更合理的协同设计系统、简化设计审校流程，使设计电子文件流转流程、手段、方式更加合理化和无缝链接，确保符合归档电子文件的管理条件，而这些就不仅是档案室一家所能解决的问题，更需要从上而下的、系统的、合理的工作方式和管理手段。

参考文献：

[1]邱玉芳、胡千乔、金晓博.工程设计档案数字化建设[J].水运工程，2013（10）. 56～59.

[2]林霞.港航勘察设计档案信息化建设若干问题的思考[J].中国港口，2006（1）54～55.

[3]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2003.89

[4]高利华.水电工程设计档案中电子文件管理的讨论[J].浙江水利水电专科学校校报，2013（9）.16～18

（作者单位：中交第二航务工程勘察设计院有限公司 来稿日期：2014-12-02）