办公室精细化管理举措范文(精选4篇)
精细(jīng xì)，形容词， 现代汉语中有精致细密之意。文言文中有精明能干、细心仔细、清醒苏醒的意思。“精细”也是“精细化学品生产技术”的简称， 以下是为大家整理的关于办公室精细化管理举措4篇 , 供大家参考选择。
办公室精细化管理举措4篇
第1篇: 办公室精细化管理举措
信息化办公室精细化管理草案
作为国家“十二五规划”的开局之年，我部门面临着新的挑战与机遇，肩负着加快公司阶段性信息化建设的重要使命。为响应：“科技创新抓高端，求真务实促服务，精细管理上水平”的经营指导思想，以立足专业化、管理科学量化为原则，以加强细节、服务、规则、系统意识为目标，力求以信息化为手段，提成企业管理水平，增强企业综合竞争和可持续发展的能力。
一、内部管理
思想：
精细化的内部管理就是要用具体、明确的量化标准取代笼统、模糊的管理要求，把抽象的战略、决策，转化为具体的、明确的发展举措。
组织管理细则：
1. 办公室领导每周一上午准时参加生产经营周例会，认真领会会议精神，做好会议纪要。
2. 每周一上午生产经营周例会后，办公室领导应在本周内组织召开一次办公室内部会议，传达生产经营周例会的会议精神，并传达相关会议内容。
3. 每周内部会议中，应向办公室领导汇报上周所布置工作内容的完成情况。
4. 每周内部会议中，设备管理员应向办公室领导汇报上周机房设备运转情况，核心机房内平均温度、湿度。
5. 每周内部会议中，网络管理员应向办公室领导汇报上周网络、信息、数据服务的连接及运行情况。
6. 每次内部会议不少于15分钟，不超过30分钟。
机房管理细则：
1. 凡进入核心机房的，必须先按照要求填写《核心机房登记表》（见附表一），如实填写姓名、日期、时间、工作内容。
2. 凡进入辅助机房的，必须按照要求填写《辅助机房访客登记表》（见附表二），如实填写姓名、日期、时间、原由。
3. 凡需要进行加密文件解密的，必须按照要求填写《解密登记表》（见附表三），征得相关领导批准，按照《西安煤矿机械有限公司亿赛通加密系统实施办法》（见附件一）所提供的解密流程方，进行文件解密工作。
4. 系统管理员对服务器进行维护、备份、升级工作，必须按照要求如实填写《备份和升级登记表》（见附表四）。
5. 进入机房必须更换拖鞋或者穿鞋套，保持机房清洁卫生，机房内禁止吸烟。
6. 管理员不得随意机房内更改电源、网络端口、服务器、空调、交换机等硬件设置，如需要改变必须取得办公室领导同意。
7. 由机房值周人员负责每日对机房内服务器、交换机、UPS电源、空调器、配电柜等设备及主机房温湿度进行巡查，并认真填写《核心机房登记表》（见附表一）。
8. 每半年由设备管理员进行UPS电池组充放电工作。
9. 机房内严禁带入或存放各种易燃、易爆、剧毒、放射等危险物品。
10. 由设备管理员负责每周五检查机房灭火器、报警器、应急灯等设备完好情况；采暖期检查管道是否有漏水现象；
11. 严禁任何人使用未经检测允许的介质(软盘、光盘等)。未经许可任何人不得挪用和外借机房内的各类设备、资料及物品。
12. 加强数据安全及成果保护，核心机房要对各类重要文件、文字材料、报表数据、声像资料及时备份，并按季度收集整理公司形成的电子档案，并刻录光盘。
13. 服务器管理员账户（administrator）口令要定期更换，口令使用时间不得大于三个月，口令位数要求八位以上。
14. 由办公室值周人员于每周四下午组织机房清洁打扫工作。
15. 出现突发事件时（机房突然断电、触电、火警、失窃），需相关人员严格按照《数据中心机房突发事件应急预案》（见附件二）进行处理。
局域网管理细则：
1. 公司局域网的运行维护由网络管理员负责。所有楼内信息插座、网络线路、布线槽、网络设备、机柜内跳线等，统一由网络管理员负责安装、维护、连接、设置，并且做如实填写《西煤机局域网用户信息登记表》（见附表五）。
2. 网络管理员负责，用户入网、资源分配、用户入网设备的确认、信息服务监管、用户技术支持、网络安全管理、网络故障检测、用户数据的收集、统计、备案、上报、违规事件的处理。
3. 由办公室领导负责审核申请入网人员，其所使用的网络跳线、网卡等网络设备必须经网络管理员认可。
4. 网络管理员应该及时了解、掌控网络及信息、数据服务的连接及运行情况。
二、服务工作
思想：
以加强精细操作和管理为基本特征，通过提高员工素质，克服惰性、规范工作流程，实现协作管理，从而提高信息化部门对外服务质量。
细则：
1. 当接到维修任务时，由办公室领导根据实际情况启动设备维修程序。
2. 本部门不能组织维修的设备，由设备管理部组织安排维修，如不具备维修条件或不能维修的方可外修。
3. 需要维修的设备，应由设备管理员如实填《设备维修记录表》（见附表六），如实填写设备名称，生产厂家，规格型号，资产编号，报修原因，维修部件，维修厂家，联系电话，预计费用，预计时间，并且让设备使用人签字。维修过程结束后，应当由设备管理员于每周例会中提交给办公室领导进行维修确认签字。
4. 对于在免费保修期内的设备故障，由设备管理员与厂家联系维修。
5. 设备的维修费用应按实际费用核算，维修人员应按实际维修费用提供正规的维修发票，送至相关部门审批。
6. 维修周期结束后，应当由维修人员于90天内对维修后的设备进行复查，并将复查情况填写在备注栏内。
三、回访工作
思想：
积极开展服务回访工作，变被动服务为主动服务，解答用户疑问，指导用户正确操作，提醒用户及时对软、硬件进行维护保养。使用户对信息化办公室产生信任感和安全感，形成“口碑”效应。
细则：
1. 对于企业内重点用户（中、高层领导），在软、硬件交付使用后的一周内，信息化办公室应当对用户建立服务档案，如实填写《重点用户服务回访信息收集卡》（见附表七）。
2. 回访人应在软、硬件交付使用后90天进行首次回访，以后没90天回访一次。
3. 回访中对于用户反馈的问题必须有始有终，做到每个问题都有回应，对于重点用户提出的建议与意见，必须及时形成文件，上报至办公室领导。
四、项目管理精细化
思想：
根据《西安煤矿机械有限公司二〇一一年经济运行方案》（西煤机司发[2011]1号）的文件精神，“信息化办公室和技术发展部的绩效工资，是以项目进展程度和业务完成进度作为考核内容”。对于绩效方式的薪酬分配制度，信息化办公室需要进行信息化项目精细化管理，这是部门生存和发展的需要，也是实现企业效益最大化的需求。
一方面，项目实施精细化管理，达到了降低项目成本，增加项目效益的目的，使企业保持可持续竞争优势。另一方面，通过项目精细化管理，公司资源得到了高效的整合，项目策划到达全过程贯彻，由于资源短缺引发的项目管理失控现象就会得到有效的控制。
细则：
1.项目组织结构参考
为保证每一个信息化项目能够顺利进行，一般来说，应该在项目开始之前确定成立项目小组，小组内应该包括有项目总监，项目副总监，项目主管，实施主管，实施工程师，系统实施人员，业务管理人员，自动化管理人员。
基本的组织结构如（图一）所示。
图一 项目组织结构参考
2. 项目小组相关人员职能参考
项目小组成员应当由西安煤矿机械有限公司的决策人员和相关业务高级管理员组成。
领导小组的职责：
对项目实施小组提供承诺、支持、指导为项目的实施提供人力、财力、场地支持；
负责实施项目形成的管理制度、规程的审批，决定对与项目相关部门及责任人的奖惩；
解决项目实施小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；
按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划；
审定项目各项方案和项目实施目标；
检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目投资落实，确保项目实施按计划进行；
督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调；
在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施鉴定。听取项目实施小组的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题，并决定下一阶段工作重点和行动计划；
对项目实施小组给予适当的授权。
项目主管的职责：
保证能够在整个项目实施期间能够在项目组中工作；
根据要求，定期向项目总监通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；
指派和管理参加项目组的西煤机员工；
组织安排适当的高级管理人员、用户、实施技术人员进行谈话，组织研讨会、工作会议；
及时解答、提供实施小组所索取的信息、文档资料；
与项目主管协调处理由项目总监或实施小组对项目计划、进度或程序所提出的更改；
与实施主管一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差；
进行授权范围内的决策；
与实施小组成员一起决定项目实施策略和方案。
对项目主管的要求：
有很强的项目管理和组织技能；
熟悉西煤机的整体业务流程；
熟练使用计算机常用办公软件；
深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；
很强的分析技能等。
实施主管的主要职责：
做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度；
监督实施小组完成对实施项目的前期调研、需求确认；
组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划；
负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目实施小组的工作以及与项目主管的日常沟通、工作任务安排与协调；
负责编制项目实施工作任务书，并与项目主管进行确认；
负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告。项目主管提出项目评估申请，完成项目移交工作；
协助项目主管开展各种工作；
组织实施小组讨论、编写《项目实施方案》，决定项目实施方案和方法；
与领导小组组织制定培训计划；
决定实施小组人员分工和具体工作安排。
项目实施小组
为保证项目的顺利实施，由人员组成项目实施小组，在领导小组的管理下，与实施工程师一起完成项目实施。
项目实施小组的主要职责：
按照实施要求提供详细的需求和信息，收集和确认现有业务流程；
根据所收集的信息对西煤机目前现状和将来发展进行评估；
掌握对项目用户进行培训的基本知识和技能；
进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）；
对项目进行应用测试等；
和实施主管共同审核项目交付件。
对项目实施小组成员的要求：
必须深刻了解项目相关的公司业务流程和需求；
很强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法；
良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）；
沟通能力强。
实施工程师的主要职责：
完成对实施项目的前期调研，并直接向实施主管报告；
协助实施主管共同制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划；
负责按实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从领导小组及实施主管的工作安排，保证项目实施工作的正常开展；
负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；
负责与项目相关的系统安装、调试等工作；
与系统实施人员合作，配合解决西煤机网络及软、硬件平台故障引起的系统问题；
与系统实施人员一起负责系统技术层面的培训工作；
与系统实施人员一起按计划完成各项实施任务并提交相关报告。
对实施工程师的要求：
熟悉西煤机的软、硬件基础情况；
清楚西煤机内部网络走线布局，计算机分布；
有良好的组织与沟通能力。
系统实施人员的主要职责：
根据实施主管的要求，为整个项目组提供详细的IT需求和信息；
参与项目相关的软、硬件系统的安装、配置、调试等工作。
系统实施人员的要求：
基本熟悉与项目相关的公司个部门的计算机软、硬件，服务器及网络状况；
具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力；
良好的分析和沟通能力；
熟悉Windows Server等操作系统、Microsoft Office等办公软件；
3. 项目实施进度
在项目实施初期，应当形成有书面的《项目实施主计划》、《项目立项报告》等，其目的是详细的描述项目的进程过程，并明确资源配置和项目各阶段应该完成的内容，落实相关负责人。
项目进度中有应当包含五个关键时刻，分别是：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目验收使用。
项目实施各部分实施在时间上应当有明确的先后关系，如图二所示。
图二 项目实施进度参考简图
附表一：
核心机房登录表
附表二：
辅助机房访客登记表
附表三：
解密登记表
附表四：
备份和升级登记表
附表五：
西煤机局域网用户信息登记表
附表六：
设备维修记录表
维修人： 年 月 日 编号：
附表七：
附件一：
西安煤矿机械有限公司
亿赛通加密系统实施办法
为保护西安煤矿机械有限公司设计文档的安全，提高工作效率，有效防止因信息泄密而造成的商业损失，公司采用亿赛通文档安全管理系统加强设计文档管理。为保证加密系统正常使用，特制定此实施办法。
一、系统实施范围
加密系统实施范围涉及公司产品设计研究院各参与文档设计和管理的部门，包括采煤机研究所、电气研究所、工艺研究所、掘进机研究所、信息化办公室、科技规划发展部六个部门。
二、加密系统配置
（一）系统清单
（二）配置方案
加密系统软件服务器端安装于加密服务器上，服务器置于信息化办公室主机房。客户端安装在设计院各部门有加密需要的计算机上。
USB认证锁插在加密服务器上，由机房管理人员负责保管。USB流转锁3把，分别由总工程师、采煤机所所长、掘进机所所长保管。
加密软件光盘和使用许可证书由总工程师保管。
三、加密策略
各个部门保护的文件加密策略暂定如下：
（一）二维软件策略
1.AUTOCAD策略
应用于AUTOCAD软件
涉及加密的文件后缀：
*.DWG*|*.DWT*|*.DWS*|*.DXF*|*SAV*.TMP|*SAVE.AC$|*.PDF|*.KMG|*.BAK
2.CAXA策略
应用于CAXA电子图版软件
涉及加密的文件后缀：*.EXB|*.DWG|*.BAK
（二）三维软件策略
1.SOLIDWORKS策略
应用于SOLIDWORKS软件
涉及加密的文件后缀：
*.SLDPRT|*.SLDFP|*.PTRDOT|*.SLDFTP|*.SLDASM|*.BAK
2.UG策略
应用于UNIGRAPHICS NX软件
涉及加密的文件后缀：
*.PRT|*.IGS|*.STP|*.STEP|*.DXF|*.DWG|*.MODEL|*.BAK
（三）工艺设计策略
应用于CAXA V5软件
涉及加密的文件后缀： *.CXP *.DWG *.BAK
四、系统角色设定
（一）系统管理员
系统管理员1名，暂由信息化办公室主任担任。系统管理员具有系统所有管理权限（包括管理日志、策略、设置普通用户权限），同时具有解密的能力。系统管理员未经总工程师批准严禁给用户解密。
（二）策略管理员
策略管理员2名，由信息化办公室员工担任，负责系统的维护，用户需求策略的修改和添加。如果用户有修改或添加策略需求，须经总工程师批准，信息化办公室领导签字后策略管理员方可实施。
（三）日志管理员
日志管理员1名，由信息化办公室员工担任，负责系统一切运行记录的归档工作。
五、用户设置
（一）脱机时长
普通用户脱机时长为48小时。
相关领导的笔记本脱机时长为9999小时。
（二）权限设置
总工程师、采煤机所所长、掘进机所所长设置解密权限，允许使用解密工具和流转工具，其他用户没有解密权限。其他人用非法手段设法解密文件，按西安煤机有限公司相关文件保密规定论处。
（三）打印设置
打印室提供2个有打印功能的普通用户，在两台计算机上分别打印图纸和WORD文档。
六、解密流程
（一）解密申请
按照公司文档保密要求，加密文档因业务需要解密时须提前向负责领导提出报告，然后通过加密软件客户端发布解密申请。方法如下：
方式一：用鼠标右键单击客户端图标，选择【业务申请】栏下的【解密申请】，用户在解密申请窗口中点击【增加文件】或者【增加目录】，输入申请理由，提交解密申请。
方式二：用鼠标直接选中要解密的文件，单击右键，在右键菜单栏中选择【亿赛通CDG文档】下的【密文解密申请】，弹出解密文件列表，直接点击确定，解密申请提交成功。
（二）解密方法
方式一：系统管理员通过网页登陆平台进入管理员面板，选择解密审批模块可以查看解密申请，解密审批可以点击全部通过，也可以在详情中单个审批。
方式二：插入USB流转锁，用鼠标右键单击客户端图标，选择【终端工具】栏下的【流转工具】，选择要解密的文件或目录鼠标点击右键选择解密。
注意：对文件解密后，若执行保存命令（在装有亿赛通客户端的电脑上），文件会继续被加密。
七、系统日常维护
为了确保加密系统安全稳定运行，系统日常维护和服务支持由信息化办公室负责。
1.策略管理员每周五检查软件运行是否正常，不定期回访用户，按规定对策略进行调整。
2.日志管理员每季度备份系统日志一次。
3.系统出现问题及时解决，系统出现重大问题无法解决，第一时间向领导汇报，并迅速联系相关技术专家解决。
维护组联系电话： 029-********
信息化办公室
二〇一〇年二月二十四日
附件二：
数据中心机房突发事件应急预案
数据中心机房是我公司存放数据的重要场所。重要仪器、设备、人员相对集中，一旦发生断电、触电、火灾、失窃等重大安全责任事故，可能造成人员伤亡、财产损失、数据丢失以及危及公共安全的紧急事件等严重后果。机房安全，人人有责。特制定以下应急预案：
一、应急救援组织机构
为了从根本上加强对我公司数据中心机房突发事件应急救援工作的组织领导，更好协调部门员工全力迅速做好突发事件的应急救援处理工作，特成立突发事件应急救援小组：
组 长： 施平
副组长： 石珍草 侯邦福 康力 时建平
成 员： 常天粟 陆明 刘健 张宁
王维娜 庆博 刘俊锋 张翔
机房联系电话：82055486，135********，132********
二、机房突然断电（主要负责人：时建平）
(一) 为了保障机房内设备及数据的安全，如果公司需要正常停电，设备动力分公司应事先通知信息化办公室。
(二) 如果公司在8小时工作时间内发生突然断电，机房管理人员应立即报告信息化办公室主任，并按照本应急预案作出相应处理：
（1）联系动力分公司，询明断电情况，以便作出相应处理。
如果确认科技楼在一个半小时内不能来电，由机房管理人员首先进行数据备份，之后按照设备操作规程关闭核心机房相关用电设备，包括3台服务器、磁盘阵列等；关闭其他用电设备，如显示器、电灯等，防止突然来电破坏设备。
（2）如果确认在一个半小时内可以来电，则关闭显示器、电灯等设备，等待来电。
（三）如果公司在8小时工作时间之外出现突然停电情况，动力分公司配电室务必在30分钟内通知信息化办公室人员，以便信息化工作人员采取措施保证设备和数据安全。
（四）机房应急事务处理完之前，机房所有管理人员不得擅自离开工作岗位。
三、触电处置（主要负责人：侯邦福）
(一) 一旦发生触电事故，机房管理人员应迅速安全切断电源，切忌直接接触触电者，然后切断机房总电源，通知信息办主任。
(二) 机房管理人员即刻通知公司安全生产部及相关部门，同时开展现场应急救护。
(三) 信息办主任和机房管理人员要稳定现场秩序，并及时有序地疏散无关人员。
四、火警处置（主要负责人：康力）
(一) 一旦发生火灾，应及时通知机房管理人员和信息办主任，并迅速有序的组织人员疏散。
(二) 机房管理人员接到机房火警通知后，应首先切断机房电源，如需要及时通知动力分公司迅速切断机房总电源，并联系相关部门。
(三) 切断电源后，在相关部门人员到来前，首先利用机房的灭火设备对火情进行初步控制。如情况危急也可在疏散所有人员后直接撤离现场，等待相关单位部门的救援。
(四) 报警方法：根据火情大小如需报警立即就近用电话或手机报告公司公安处值班室（电话：82055110），如情况不可控制可直接拨打119消防中心电话，报告内容为：“西安市东二环北段矿山路，西安煤矿机械有限公司科技楼四层，发生火灾，请迅速前来扑救”，切忌一定要待对方放下电话后再挂机。并向领导汇报，同时派出人员到各路口等待引导消防车辆。
五、失窃处置（主要负责人：康力）
(一)信息化办公室一旦发生失窃事件，第一发现人应立即报告公司公安处（电话：82055110），告知被盗地点，并在公安处人员到来前保护好现场。并报告信息化办公室主任及相关部门负责人。
(二)信息化办公室相关人员应积极配合公安处做好现场勘查和破案工作。
(三)启动备用设备，尽快恢复正常工作。
西安煤矿机械有限公司
2010年4月13日
第2篇: 办公室精细化管理举措
办公室精细化管理亮点措施
基本情况：〔XX〕xx号文件提出，为全面提高公司管理水平，夯实管理基础，提高公司市场竞争力，在全公司范围内全面推行企业精细化管理，办公室积极响应公司精细化管理文件精神的号召，结合部门内部实际，特制定此亮点措施。 亮点措施： 一、根据工作实际，以“精”为目标，以“细”为手段，对办公室《公文处理办法》、《印章使用管理办法》、《车辆调度管理制度》、《公司财产安全保卫管理制度》、《环境保护工作管理办法》、《工会管理制度》、《党委纪检制度》等管理制度进行修订完善，使管理制度真正符合实际、满足要求、可操作性强，通过制度执行，保证各项工作制度化、规范化、流程化，真正实现用制度管事、管人、管权。 二、认真开展精细化管理培训，对公司推行的《企业精细化管理动员大会内容》、《关于全面推行企业精细化管理的实施方案》、《部门主要职能及岗位职责》、《公司各类管理制度及各部门工作流程》、《“6S”管理体系》等精细化管理内容进行办公室全员培训，将精细化管理意识渗透到办公室每一个员工工作当中，不断提高工作效率。 三、按照公司行文规范要求，做好公文的精细化处理，制定发文登记薄和收文登记薄，当天收文当天处理，件件签收，份份落实，确保上情及时下达，下情及时上报，为领导决策和工作的开展提供有力的保障。 四、做好办公用品成本管理工作，做到降本增效。大力开展“向五个要效益”活动，精打细算、控制成本，在公司办公设施、用品的采购、调配和实物管理工作等方面，加强精细化管理，制定采购清单，及时办法入库登记，对各部门领用办公用品情况制定登记表，及时办理出库手续，杜绝浪费现象发生，降低办公成本，并做好了固定资产登记工作。 五、做好印章严格管理工作，办公室印章的使用要进行登记，防止滥用私用。 六、坚持做好公务用车工作的精细化管理。对用车集中管理，优化组合，严格按照派车管理标准，统一调配，并记录备案；对用车部门、人数、时间及所到地点进行精细化统计，协调配车，降低油耗，节约用车成本等，保证安全有效地使用车辆，有力控制费用。 七、更加扎实、全面的开展矿区治安管理工作，保证网络监控运行正常、有效。提高安全保卫人员责任感，渗透精细化管理工作意识，加强公司财产安全防范工作，坚持经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题及时解决，消除隐患，保护公司财产不受损失，保障各项工作顺利进行。 八、号召办公室全体人员通过休息时间坚持读书、学习，坚持进步，坚持塑造自我，不断提升自身业务水平；坚持勤勤恳恳兢兢业业的工作态度，一步一个脚印，踏实的工作，积极的为公司的发展做出贡献。 以上便是办公室精细化管理的主要亮点措施，面对煤炭市场行情和公司发展实际，我们要领悟物竞天择，适者生存的含义，坚持精细化管理，勤勉工作，自信前行，使精细化管理理念渗透到我们的意识和行为中，把精细化管理渗透到工作的方方面面、点点滴滴，保证公司平稳、快速的发展。
第3篇: 办公室精细化管理举措
办公室管理精细化方案
办公室精细化管理就是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一种管理方式。
一、办公室管理精细化的内容与要求
推进办公室工作科学化、精细化的管理，需做好以下方面的工作：
1、定岗定责，权责对等。按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系。根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求，将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范。
2、优化流程，保障有序运作。建立科学简约、清晰明了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程。要根据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依流程运行。在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各环节间的“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少出错率。
3、实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。对一些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用信息系统，自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价。
4、完善制度，夯实基础。要健全办公室各个环节事务管理的工作制度，避免出现管理真空。要完善督促检查制度，提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。
5、强化保障，改进手段。依托先进的信息技术手段支持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。
三、做好办公室管理精细化具体措施
1、日常管理工作。管理目标：使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化，切实加强精细化管理。
根据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充各项规章制度，审核、编制单位对内、对外的公文。负责公文的承收、登记、传办、存档等。保证公文的时效性和处理的规范性，为领导决策和工作的开展提供保证。
（1）文件的制发。包括打印、审核、校对、分发单位下发的各类文件、通知、纪要、通告等。一般文稿由相关处室的拟定清样，向办公室申请登记，填写发文登记表。
（2）公文处理。负责上级来文，登记、送阅、审签后分类存档。省市其它部门及下属单位来文，登记、签批后送主管领导阅示。
2、档案管理。管理目标：档案管理流程清晰、规范，提高办公效率，确保档案的安全性及延续性。
（1）对收发文进行分级、分类、编号登记管理。
（2）对档案的调阅、借用要按照文件密级规定，实行严格的审批、登记、回收管理。
（3）电子文档和纸质文档同时保存，其它影音资料重点保管，做好安全保护工作。改善档案室管理条件，引进“档案电子管理信息化”管理软件，提高科学化、精细化、信息化管理的能力。
3、会议通知及业务接待。管理目标：及时、准确、高效。认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、会议记录等。保证及时、准确，不出差错。做好业务接待工作。负责联系各类参观、学习、考察事宜。及时完成领导督办事项，以及督办完成情况的反馈。
4、办公耗材管理。管理目标：降低办公成本，杜绝浪费现象。对于纸张的使用进行严格控制，领用时要造册登记，在不影响工作要求的前提下可将纸张二次使用。对其他单位部门借用打印、复印的情况，需经相关领导审批后，方可登记使用。
5、加强信息管理。目标：上传下达，重质量，讲时效，为发展决策，提供良好企业窗口，树立企业形象。完善单位网站管理。在现有网站基础上改进版面，增加栏目内容。恢复单位原有OA办公自动化系统。运用收发文信息管理系统管理办公室收发文件。
6、车辆调度管理。目标：有效使用车辆，合理控制费用。运用“三秦通”等交费系统有针对性地采取交费的措施，达到不断优化的效果，降低车辆费用。
（1）集中管理，合理调配。严格按派车单安排车辆，并记录备案。派车单先由用车处室填写清楚用车时间、地点、事由、预计用车时间等，由主管领导审核签字，交车辆主管派车，杜绝公车私用。
（2）在用车空闲合理安排好车辆的加油、保养、清洗等事项，保证车辆的最佳运行状态。
（3）加强驾驶员安全教育，确保安全减少事故发生。
第4篇: 办公室精细化管理举措
加强办公室的精细化管理
一、为什么实行精细化管理
办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个单位具体的办事机构，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。
做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。
办公室工作精细化管理应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为单位、为基层服务。
二、目前存在不足和问题
一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。
三、如何加强精细化管理
围绕转变职能和增强执行力。从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力，是提高办公室行政效能的载体。推进办公室工作科学化、精细化管理，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。
1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化理论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。进一步增强“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。
2、明确职责，细化流程。确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到不越位，不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做好“三个协调”：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办落实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取理解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。
按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。
为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。
3、要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册”。 把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。
4、对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。
5、办公室推行科学化、精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。
办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用。精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的支持，实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。
四、结合本单位实际情况制定以下管理制度
为了加强办公室管理，明确内部管理职责，使内部管理工作更加精细化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
一、 工作规范
（一）、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
（二）、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
二 办公室事务管理
（一）、 文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
1、 文件管理制度
第一条 管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、精细化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在公司经理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由公司经理负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由公司经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需公司经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报公司签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
2、文书管理制度
第一条 管理要点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范
1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。
3、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
4、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
5、若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向公司经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
第三条 流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
3、 档案管理制度
第一条 管理要点
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案，须由公司经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
(二) 办公用品管理制度
第一条 管理要点
1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条 制度规范
1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、 办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、 管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放
编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
（三）、 图书管理制度
第一条 管理要点
1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、 根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条 制度规范
1、 各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、 按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、 对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、 按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、 借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、 图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条 管理流程设计
1、 申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、 借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
（四）、 会议管理制度
第一条 管理要点
1、 为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条 制度规范
1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
（五）、 清洁卫生管理制度
第一条 管理要点
1、 为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、 按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、 办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条 制度规范
1、 清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、 按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室主任负责卫生检查工作。
3、 清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
第三条 流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
（六）、 日常事务管理
1、 接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
2、 报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
3、 后勤管理
第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
4、 文化宣传管理
第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
5、 其他事务
第一条 名片制作、收发传真等其他事务。
第二条 负责公司文书的打印复印工作。
第三条 负责树木花卉的养护工作。
第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
附则
第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。
宁可累死在路上，也不能闲死在家里！宁可去碰壁，也不能面壁。是狼就要练好牙，是羊就要练好腿。什么是奋斗？奋斗就是每天很难，可一年一年却越来越容易。不奋斗就是每天都很容易，可一年一年越来越难。能干的人，不在情绪上计较，只在做事上认真；无能的人！不在做事上认真，只在情绪上计较。拼一个春夏秋冬！赢一个无悔人生！早安！—————献给所有努力的人.