2023年企业办公室管理职能和岗位职能【完整版】
下面是小编为大家整理的2023年企业办公室管理职能和岗位职能【完整版】,供大家参考。
企业办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能 | 主任岗 位职责 | 文员 职责 | 涉及工 作流程 | 涉及相关制度及标准 | 涉及相 关表单 | |||
项目 | 简要说明 | |||||||
1 | 员工招聘入职管理 | 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。 | ①审查员工履历表 ②报请总经理考核 ③面试 ④根据总经理意见审核批准入职 | 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 | 员工入职流程 | 员工入职管理制度 | 《履历表》 《应聘人员登记表》 | |
2 | 员工调动管理 | 根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式； | ①审核调动手续 ②监督检查 | 变更通讯录 | 员工调动流程 | 调动管理制度 | 《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》 | |
3 | 劳动合同管理 | 员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。 | ①全面负责 ②审核 | ①初拟合同 ②签订合同文本 ③存档 | 签订劳动合同流程 | 合同书标准文本 | 《劳动合同书》 《A类员工信息表》 《B类员工登记表》 《保密协议》 | |
4 | 员工辞职管理 | 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。 | ①全面负责 ②审核 | ①办理辞职手续 ②接收辞职申请、归档 ③收集交接表 | 员工辞职流程 | 员工辞职管理制度 | 《员工离职交接清单》 | |
5 | 培训管理 | 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。 | ①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分 | ①培训通知 ②培训场地会务服务 | 培训流程 | 员工培训管理制度 | 《培训计划表》 | |
6 | 考核管理 | 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。 | ①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表 | ①发放通知 ②协助固定资产统计报表 | ①部门月度考核流程 ②业务员年度考核流程 | ①控制清单 ②各处室员工绩效考核表 | ||
7 | 财产管理 | 公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。 | ①车辆财产管理 ②办公楼财产管理 | ①财产登记 ②资产登记表收集、归档 ③检查核实 | 财产管理登记流程 | 《固定资产登记表》 | ||
8 | 费用审核管理 | 公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。 | ①车辆燃油费、过路费、停车费审核 ②车辆维修费用审核 ③后勤类管理费用审核 | ①手机费登记 ②车辆费用登记 ③固定资产购入、销毁登记 ④房租费用登记 | 费用审核登记流程 | ①车辆费用登记表 ②车辆一览表 ③手机费用登记表 ④房租费用登记表 ⑤定额费用审核表 | 车辆管理制度 | |
| 接待管理 | 公司按规定接待接待集团、政府部门领导，各相关公司负责人，各地方客户。 | ①全面负责 ②监督检查 ③沟通协商 ④个案处理 | ①基本接待 ②协调沟通 ③后勤支持 | 接待访客流程 | ①公司客餐招待申请表 ②电话记录簿 | 公务接待用餐制度 | |
10 | 收文管理 | 收文要求及时传阅 | 签注 | ①登记 ②督办 | 收文流程 | 收文登记簿 | 收文程序 | |
11 | 发文管理 | 发文要求使用公文文种，遵守行文规范，符合规定格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，总经理签发，规定发文字号、印刷份数和时限。 | ①审核 ②注发 ③用印 | ①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档 | 发文流程 | 发文登记簿 | 发文程序 | |
12 | 印章管理 | 各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。 | ①审批日常文件，合同和其他公文用印 ②公司印章以及支部、工会印章的保管 | ①用印登记 ②办公室印章保管 | 印章使用流程 | 印章使用登记表 | 印章管理制度 | |
13 | 档案管理 | 涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。 | ①全面负责 ②监督核实 ③销毁批准 ④审核借阅请求 | ①复印、打印 ②借阅登记 ③档案分类、整理 ④编制档案明细表 ⑤合同台账登记 | ①文档管理流程 ②文档借阅（复印）流程 | ①档案明细表 ②合同登记表 | 档案管理制度 | |
14 | 会议管理 | 集团、公司召开的各种会议的安排 | ①统筹安排 ②会务协调 | ①编写会议计划表、通知 ②会议准备 ③会场安排 ④后勤工作 | 会议流程 | ①会议签到表簿 ②会议记录簿 ③公司月度、会议分项报告明细表 | 会议管理制度 | |
15 | 就餐管理 | 凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理，按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。 | ①全面负责 ②监督检查 | 值班 | 食堂用餐花名册 | 食堂管理制度 食堂卫生标准 | ||
16 | 卫生管理 | 保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。 | ①全面负责 ②监督检查 | 参与检查 | ①办公区卫生检查评分表 ②宿舍检查评分表 | 宿舍管理制度 寝室卫生标准 | ||
17 | 就寝管理 | 在公司住宿的人员必须按时就寝，夏季晚上不得超过X，冬季不得超过X。 | ①全面负责 ②监督检查 | 参与检查 | 住宿员工花名册 | 宿舍管理制度 寝室卫生标准 | ||
18 | 考勤管理 | 对公司员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。 | ①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ⑤设备维护 | ①人员异动通报 ②协助管理 ③定期考勤 | ||||
19 | 网络管理 | 对公司电脑、网络、广播、指纹考勤机等进行管理维护。 | ①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护 | 协助管理 | ||||
20 | 车辆管理 | 公司小车服从统一调配，保证工作用车。禁止公车私用，车辆不适用时需卖出。 | ①全面负责 ②监督检查 | 协助管理 | 车辆使用流程 | 小车出差通知单 | 车辆管理制度 | |