公司文件资料归档管理制度7篇
篇一：公司文件资料归档管理制度
公司文件档案管理制度
一、制度目的为了规范公司文件档案的管理，加强公司文化建设，遵循档案管理的法律法规，做好档案的保管、利用、查询、完好度的保证，提高工作效率，制定本管理制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对各种文件档案的管理和保管，不只局限于纸质档案，还包括电子档案。
三、管理机构
公司设立文印中心，文印中心负责公司文件档案的收集、整理、保管、利用、查询、借阅等各项工作。
四、档案标准规范
1.文件档案的产生应当实行“三定”制度即定名、定编、定管，文件编写负责人应当按照文件编码规范编号，依据分类标准进行归档。
2.文件档案应当统一使用规范化封皮、封面和标识。
3.文件档案应当按照文件分类管理，按照文件保存期限的长短、重要性、使用频率确定档案保管期限。
4.文件档案应当制定防火、防潮、防虫、防鼠等保管措施。
5.文件档案应当实行重点保管、定期检查的制度。
6.文件档案应留有操作人员和检查人员的签字、日期和检查记录。
7.文件档案查询和应急管理应当实行流程化、标准化的管理。
五、档案管理流程
收集→整理→分类归档→保管→利用→查询→销毁
六、档案的保管
1.纸质档案的保管
（1）纸质档案应尽量避免放置在阳光、潮湿、有毒、有腐蚀气体的场所。
（2）纸质档案保管柜应选择防火、防潮、防鼠、防虫的专用柜子，柜子内设置湿度计、温度计等监控仪器，以确保档案的安全。
（3）纸质档案在保管过程中，应进行定期的台账记录和检查记录，确保档案无遗失、损毁现象。
2.电子档案的保管
（1）电子档案应当及时进行备份，备份数量应当至少有三份，应分别存放在不同位置的服务器或云盘里，确保档案的安全。
（2）电子档案保管应选择安全可靠的电脑硬盘或服务器设备。
（3）电子档案的保管应加强数据信息的保密，避免泄密。
七、档案的利用
1.对于员工查询档案材料，应在档案保管柜台申请，经审核后才能取出使用。
2.员工使用档案材料后，应及时收回，并确认无误后再放置在相应的保管位置。
3.涉及公司保密档案的材料，应该对其使用人员进行资格审查，严格限制使用范围。
八、档案的销毁
1.档案保管期限到期或者滞销暂存被确认的资料，应当及时清理和销毁。
2.对于需要销毁的档案资料，应当制定销毁计划，经过审核后方可执行。
3.档案资料的销毁应当再三确认，销毁后应当记录销毁情况并备份在指定的服务器上，以备后续查阅。
九、其他
1.对于涉及公司机密、业务秘密的档案材料，应采取更加严密、保密的措施进行保管。
2.各部门应严格按照档案管理制度的要求执行，若有违反制度的行为，应及时进行追责。
篇二：公司文件资料归档管理制度
公司文件档案管理制度
1.
目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.
范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.
内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合档案室人员不得随便进入档案室，档案室门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16档案室管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入档案室要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）档案室管理：
1）档案室未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）档案室门窗须安装窗帘，档案室内采用白炽灯且照度不超过1lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）档案室严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）档案室须与行政部、阅档室分开，并要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册
上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
篇三：公司文件资料归档管理制度
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度1第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第二章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第三章管理机构及主要职责
第六条管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;
三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;
四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
(一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;
(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;
(三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
(四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
(一)如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;
(二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;
(三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;
二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
(一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)
(二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。
四、电子档案管理(略)
第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;
三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;
四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;
五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批,各档案室即可办理;
六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;
七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;
八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;
九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;
十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;
十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:
一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;
二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;
三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;
四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;
五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;
六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;
七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:
(一)涉及公司商业机密;
(二)涉及公司专利或技术秘密;
(三)涉及公司员工个人隐私;
(四)档案形成部门规定限制使用。
第十八条档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)
第六章档案的保管和鉴定
第十九条档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;
二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;
四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;
(二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;
(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
(一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;
(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;
(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
(一)档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;
(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;
(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;
(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;
(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;
(六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。
第八章附则
第二十四条本制度自印发之日起执行。附表:
一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
五、《档案材料归档数量统计表》
公司文件档案管理制度2为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。
1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。
2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。
3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。
4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。
5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。
6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。
7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。
公司文件档案管理制度3为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改
记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
公司文件档案管理制度41.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的"文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、________、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
公司文件档案管理制度5第一章
文件管理制度
第一条
本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。
第二条
公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条
各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。
第四条
公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。
第五条
以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。
第六条
公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条
发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。
第八条
打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条
制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。
第十条
综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条
公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。
第二章
档案管理制度
第十二条
公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条
公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条
归档资料包括:
1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;
2、公司会议记录、纪要、决定;
3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;
4、会议形成的领导讲话、文件;
5、公司对外交流的文件、协议、报告等;
6、公司各部门的发文;
7、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件;
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;
10、要的科技文件、技术资料、方案。
第十五条
档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3、文件复制需经综合管理部负责人批准。
公司文件档案管理制度6(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
篇四：公司文件资料归档管理制度
公司文书档案归档制度
第一条归档范围
一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。
第二条保管期限
文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
长期为16--50年，短期为15年以下。
第三条归档时间
集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年４月底以前交公司档案室统一保管。
第四条归档文件材料的质量要求
一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到90%以上。
二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。
三、公司制发的文件应归档原件或正本。
四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。
五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。
六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。
文书档案归档范围
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（一）党群工作
１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）
２、党总支工作计划、总结
(1)党总支年度计划总结及重要专题汇报
(2)党总支半年总结、党办年度总结及较重要的专题汇报
(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料
３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录
４、领导班子生活会记录
5、领导班子成员年度述职报告
6、党内统计年报
7、党内职务任免的文件材料
(1)任免党总支书记的决定
(2)任免党支部书记的决定
8、党组织关系介绍信
9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料
10、党纪处分材料
11、纪检工作的文件、材料
12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度
13、有关公司党务工作的各类信息稿件
14、有关共青团工作的文件材料
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（二）行政管理
１、上级机关颁发的文件材料
2、公司召开会议的文件材料
(1)年度工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报
告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料
(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料
3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定
4、公司工作计划、总结、报告
(1)年度、年度以上的(2)半年的、重要专题的及部门年度总结
(3)部门半年总结
5、公司年度(含年度以上的)发展规划
6、公司制定的规章制度
(1)公司章程、总经理工作条例等
(2)一般的制度、规定、办法等
7、公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料
(1)方针、政策性、重要业务问题的(2)事务性、有参考价值的8、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与公司的批复
(1)政策性、重要问题的(2)一般事务性的9、公司签订的合同书、协议书、意向书等文件材料
(1)重要的或涉及较大资金额度的(2)有效期不超过三年的委托代理、服务合同等
10、干部任免的文件材料
(1)公司副总级行政领导
(2)公司所属部门和分（子）公司负责人
11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料
(1)公司一级的(2)公司所属部门和分（子）公司的12、质量管理体系文件材料
(1)体系认证、审核认证证书等
(2)质量体系内部文件
13、年度计划任务责任书
14、公司在调查研究工作中形成的文件材料
(1)重要的综合成果、专题报告、方案、总结
(2)原始记录及一般性调查报告
15、公司财产、物资交接凭证
16、经济纠纷、诉讼材料等
(1)涉及数额较大或案情比较复杂的(2)案情比较简单的17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料
18、公司组织机构沿革、年鉴、大事记
19、公司编辑的能反映主要职能活动的出版物、光盘等
20、反映公司各项工作的各类信息、稿件
21、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料
22、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责
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（三）经营管理
1、公司对外投资的文件材料
(1)协议、决议、出资证明等
(2)被投资企业重要文件材料
(3)被投资企业一般文件材料
2、公司对外投资业务的方案、请示、批复
3、公司对外投资业务的规定、办法
4、公司对外投资广告合同等
5、市场调研报告、营销策划方案等
6、房屋大修（50万元以上）的报告、请示、批复
7、经济纠纷、诉讼材料等
(1)涉及资金数额较大或案情比较复杂的(2)涉及资金数额较少或案情比较简单的8、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料
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（四）财务会计
1、有关财务审计工作的请示、报告及批复
2、年度各项审计报告
3、年度财务工作报告（经济活动分析）
4、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）
(1)综合或专项的、重要的(2)一般的5、财务工作规章制度及岗位职责
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（五）人力资源
1、有关人力资源业务工作的请示、报告及批复
2、公司职工名册
3、公司职工转调工作的行政、工资介绍信
4、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料
5、干部、职工年度考核文件材料
6、干部、劳动工资统计报表
(1)年度、年度以上、专项、汇总的(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表
(1)年度、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责
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（六）项目开发
1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等
2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）
3、集团公司的建设计划文件
4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要
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人事档案归档制度
一、人事档案保管制度
□
目
的第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档
案材料
的前提和保证。
□
人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀
等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
①取出应转走的档案；
②在档案底账上注销；
③填写《转递人事档案材料的通知单》；
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
二、人事档案利用制度
□
目
的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按
照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
□
人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢
失等。这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；
公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时
催还。
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档
案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求
出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责
人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人
员签字。
最后，归还时，及时在外借登记上注销。(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下
手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事
档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领
导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
篇五：公司文件资料归档管理制度
文件归档管理制度
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文件归档管理制度（通用6篇）
在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。
文件归档管理制度1第一条
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。
第二条
根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。
第三条
公文的签收
1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第四条
公文的编号保管
办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借
阅的可复印或借用。
第五条
公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第六条
文件的传阅与催办
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。
6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。
第七条
发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人
事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。
2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第八条
发文的范围：
1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。
2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；
(7)其他有关重大事项；
3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
第九条
发文程序规定：
1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；
2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；
11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。
第十条
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
第十一条
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条
办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十三条
文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：
(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)公司及部门各种会议记录；
(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；
(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；
(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)工作日志和公司大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。
第十四条
立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五条
文件的时效性
是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。
第十六条
文件销毁流程
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申
请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。
第十七条
文件销毁要求
经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。
文件归档管理制度21、应当归档的文件材料必须由学校各部门或承办人员收集齐全，交档案室或档案人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。
2、学校各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、工、团、少以及人事、总务、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与本学校教育教学业务工作有关的材料，均属于归档范围。
3、文书档案由本学校档案部门(人员)在第二年的七月底以前整理归档完毕;其他门类和载体的档案按有关规定，由经办人员整理立卷、定期移交归档。
4、归档文件材料向档案室移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续。
5、按照学校档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一全宗应保持分类方案的稳定。
6、归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。同一问题的来文和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。
7、归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;文件处理单在前，正文在后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。
8、编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归
档号是在文件整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。
9、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。
10、装盒：将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不得混年度混保管期限。档案盒应采用无酸纸制作。声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。
文件归档管理制度3学校档案是广大教职工在教师培训、教育管理、教学实践、教学研究活动中产生的具有保存价值的文件材料，是学校各项工作活动的历史记录，是学校的宝贵财富，是学校领导决策和教育、教学的"等工作的必要依据，也是全体教职工辛勤工作的结晶。因此，必须做好本校档案的收集、整理和保管工作，不断总结经验，提高我校档案工作质量。
一、管理制度
1、为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，健全、加强本校的档案管理，实现本校档案的收集、整理、保管等工作的标准化、规范化，使档案更好地为学校各项工作服务，在深化教育改革、全面提高教学质量中充分发挥其作用，特制定本制度。
2、按照档案集中统一管理的原则，凡是本校的档案均由校档案室统一管理，不允许各处室分散保管或据为己有，本校档案室由校办公室分管，各处室主管协同管理。
二、借阅制度
1、校内人员借阅档案，须经档案室管理人员同意，校外人员借阅档案须经校办公室同意方可借阅读。（支部档案借阅须经支部书记同意）
2、借阅档案人员必须详细填写借阅档案登记表。
3、严格执行《保密守则》，借阅期间，未经允许，不得将档案带
出查案室，不得转借他人，不得扩散档案内容。
4、要爱护档案材料，不得在案卷上任意图划、删改、图点、剪插、撕页。
5、归还档案时，档案管理人员对所借阅档案作详细检查，发现问题要当面指出，并问明情况及时处理。
三、立卷归档制度
1、归档范围，凡是记载反映本校职能和教师培训、教学研究、教育科研、财会、科技等文件材料，各种形式（文字、图表、声相、实物等）的文件材料都应立卷归档。
2、归档时间，一年分两次，上半年在六月底七月初，下半年在12月底次年1月初。
3、归档要求，归档文件材料，要收集齐全，要按规定立卷编目，说明保管期限。
四、保密制度
1、非档案管理人员，不得擅自进入库房，需要进入的必须在档案管理人员陪同下，方可进入。
2、库房保持整洁，空气流通，温湿度适宜，并严禁吸烟。
3、库房保持八防（防盗、防火、防虫、防潮、防光、防鼠、防水、防尘）要求，发现问题及时汇报，并采取措施消灭隐患。
4、案卷要排列清楚，层次分明，并经常清点检查，发现破损和变质档案，及时修复和复制。
5、档案管理人员要严格执行保密制度，对保密级的档案材料，要加强保管，严防失密。
6、库房与查阅室分开，并严格执行查阅制度。
文件归档管理制度4(一)总则
第一条
根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条
归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条
坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条
一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条
各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条
上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条
本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条
本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条
本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条
本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条
信访工作材料。
第十五条
本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条
本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条
本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条
本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条
各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条
专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条
案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条
在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条
卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条
卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条
有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条
案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条
案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条
案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)
一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条
本制度自印发之日起实施。
文件归档管理制度5一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件归档管理制度6一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括:1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检
验要求。
2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。
六、职责追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。
篇六：公司文件资料归档管理制度
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度（通用9篇）
公司文件档案管理制度
篇1为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司文件档案管理制度
篇2一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促
指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
公司文件档案管理制度
篇31目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:4.5.2.1负责制订档案保管期限表;4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
公司文件档案管理制度
篇4总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，平放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司文件档案管理制度
篇5(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主
管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
公司文件档案管理制度
篇61.目的为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。
2.适用范围
适用于本公司安全文件、档案管理
本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.管理体制与职责
3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。
3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。
3.3安全生产管理档案员职责
(1)凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。
(2)建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。
(3)安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
(4)公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全
生产活动中形成的材料。
4.档案的范围、收集与移交
4.1安全生产档案范围包括以下内容：
1)基础档案
(1)企业基本情况；
(2)厂区平面布置图；
(3)主要管理人员登记表；
(4)企业证照文书；
(5)危险化学品登记证；
(6)职业危害申报表及申报回执单；
(7)应急预案备案回执单；
(8)重点部位、关键装置和危险岗位一览表；
(10)特种设备登记表；
(11)特种作业人员登记表(附操作证复印件)。
2)组织机构
(1)安全生产组织架构图；
(2)关于成立安全生产领导小组的通知；
(3)关于任命安全生产管理人员的决定；
(4)关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。
(5)其他与安全组织有关的内容。
3)安全职责
各部门、各级人员安全生产职责
4)安全管理制度
安全标准化规定的安全管理制度。
5)安全操作规程
6)教育培训
(1)企业安全教育培训计划；
(2)企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；
(3)员工三级教育培训卡；
(4)员工三级安全教育培训记录；
(5)特种作业人员安全教育培训记录；
(6)复转岗、“四新”安全教育培训记录；
(7)日常安全、宣传、教育培训记录及总结；
(8)应急救援预案演练记录及总结，(9)其他安全培训记录。
7)安全检查
(1)各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书；
(2)企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；
(3)安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
(4)安全检查及整改通知书(企业自检部分)。
(5)车间(部门)、班组例行安全检查记录；
(6)各专项安全检查的计划安排、检查记录；
(7)安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；
(8)各项安全检查的处理情况及整改验收记录；
(9)各项安全检查的总结汇报材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的计划及专项安全投入计划；
(2)安全、宣传、教育培训投入的情况记录；
(3)安全隐患整改方面的投入记录；
(4)劳动防护用品方面的投入记录；
(5)安全防护设备、设施方面的投入记录；
(6)安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；
(7)其他与安全有关的投入。
9)“三同时”
(1)有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料；
(2)“三同时”项目的设计图纸及相关资料；
(3)“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；
(4)其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
10)防护装置(含职业卫生设备、下同)(1)各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；
(2)各类安全防护设备运行维护保养情况记录；
(3)应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；
(4)其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；
11)特种设备
(1)特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；
(2)特种设备的定期检验记录；
(3)特种设备的日常使用及维护保养记录；
(4)特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录；
(5)特种设备运行故障和事故记录。
12)安全用电
(1)变、配电室运行状况记录。
(2)临时用电申请及拆除记录；
(3)配电柜(箱)、控制柜(箱)等用电设施运行记录；
(4)变配电室平面图及供电系统图。
13)工伤保险
(1)参加工伤保险员工的名单；
(2)企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；
(3)发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；
(4)其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
14)职业病防治
(1)本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；
(2)产生职业病危害的岗位的预防措施情况；
(3)产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；
(4)接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；
(5)确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；
(6)其他与职业病防治相关的文件、材料。
15)劳动防护用品
(1)各类劳动防护用品发放记录；
(2)员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；
(3)其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
16)事故调查处理
(1)事故调查收集各类证据；
(2)事故调查的相关会议记录；
(3)工伤事故调查处理报告书(表)；
(4)按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；
(5)其他与事故相关的文件、资料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落实情况记录；
(2)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；
(3)消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；
(4)火险火灾应急处置预案框图及实施细则；
(5)义务消防队人员名单及其消防装备情况；
(6)建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；
(7)消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；
(8)消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；
(9)有关电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录资料；
(10)火灾隐患及其整改情况记录；
(11)其他与消防安全相关的文件、资料和记录。
18)其他与安全生产相关的内容。
4.2收集与移交
(1)归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。
(2)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。
(3)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。
(4)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
(5)本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。
(6)安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。
(7)安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式二份)上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
(8)在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。
5.档案处理
1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。
(1)法律、法规和标准
(2)机构和职责
(3)风险管理；
(4)管理制度；
(5)培训教育；
(6)生产设施及工艺安全
(7)作业安全
(8)职业健康
(9)危险化学品管理
(10)事故与应急
(11)检查与自评
2)特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘)可按载体形式、所
反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。
3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。
4)安全生产档案保管期限分永久、长期(五年)、短期(一年)三种。
5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。
6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
6.档案利用
(1)安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。
(2)在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
(3)应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。
公司文件档案管理制度
篇7一、目的二、适用范围
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
三、职责
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
四、内容
1、文件资料的收集
安全生产文件档案内容如下：
（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；
（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；
（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；
（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；
（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；
（7）安全设施检测、检验报告、记录等；
（8）食品安全、职业卫生评价报告等；
2、立卷归档
（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；
（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；
（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；
（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；
（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；
3、档案保管
（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；
4、档案借阅
（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；
（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表
或转借他人；
（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；
5、档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；
五、相关记录
《文件档案清单》
六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。
公司文件档案管理制度
篇8（一）目的建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。
（二）适用范围
本制度适用于公司的文件、档案管理。
（三）规范性引用文件
《中华人民共和国安全生产法》
《中华人民共和国档案法》
（四）职责
1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。
2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。
（五）管理要求
1.档案管理范围
1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。
1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。
2.保管事项
2.1公司的安全生产文件和档案的.保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚
合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。
2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。
2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。
2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。
2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。
2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。
3.归档时间
3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。
3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。
5.安全档案的借阅
5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。
5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。
5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。
5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。
5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。
5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证
文件内容不得外泄。
5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。
6.保密事项
6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。
6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放
6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。
6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。
6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。
6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。
6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。
6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。
6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
7.修改、补充事项
7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。
7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。
8.销毁
8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。
8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。
8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。
8.4销毁时要进行监销。
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明"已销毁"字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。
8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。
对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。
公司文件档案管理制度
篇9为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。
一、总则
第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。
第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。
第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负
责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。
二、立卷、归档
第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。
第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。
第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。
第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。
1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。
2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。
3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。
4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。
5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。
6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。
7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。
第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。
1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。
2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保
存。长期保存为15年至50年。
3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。
第十条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
第十三条归档时间。
1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。
2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。
3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。
第十四条归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。
2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。
3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。
4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十五条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。
三、档案的管理和利用
第十六条综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十九条借用档案人员必须做到：
1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。
3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。
4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。
第二十条档案室工作人员应做到：
1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。
2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。
3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。
四、档案的鉴定与销毁
第二十一条建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。
第二十二条制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。
第二十三条销毁档案程序
1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。
2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。
3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。
4、销毁的文件要造册存档备查。
五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全
第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。
第二十五条档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
第二十七条借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。
第二十八条利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
篇七：公司文件资料归档管理制度
档案资料归档管理制度（精选20篇）档案资料归档管理制度 档案?作要注意的事项
1、?件分类 公司档案的?件管理，最忌讳的就是乱七?糟，所有的?件都放在?起，想查看某个?件时，需要从所有的?件中?个?个的翻找。所以公司?件的收放,第?件事就是进??件分类。
2、?件整理 分好类别的?件，不要?堆堆的散着，??久了?会成为?堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者?件夹，按照?件的类别，进?逐?装盒收纳。
3、标签标明 把?件逐?装好之后，记得?定要在各个档案盒或?件夹上标明，注明此?件盒?装的是哪类的?件，包括共有?份，都要做个简单说明。
4、特殊?件 每个公司都会有特殊的?些?件，?如不能随意被?翻看的，或者需要加密的，对于这些?件，?定要做到单独保管，并做好单独的标记，?于提醒??，或者提醒他?。需要注意的的是，这?类?件，最好多加?把锁。
5、钥匙的保管 ?般公司的档案卷柜，都是由专门的?员进?保管的，平??的钥匙要做到不离?，下班后的钥匙，根据公司规定进?上缴或者??随?佩戴，记住，上缴之后的责任不在???上，?随?佩戴就表明???直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，?定要谨慎，不要随意交给他?。 档案资料归档管理制度（精选20篇） 在快速变化和不断变?的今天，接触到制度的地?越来越多，制度是各种?政法规、章程、制度、公约的总称。我敢肯定，?部分?都对拟定制度很是头疼的，以下是?编为?家整理的档案资料归档管理制度（精选20篇），希望对?家有所帮助。 档案资料归档管理制度1 ?、总则
1、技术?件是本公司的核?秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争?的有?保障，公司的技术?件属于公司所有。
2、为规范本公司技术?件的管理，确保?件编制的正确性、完整性，明确技术?件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术?件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适?范围:适?于本?的技术?件的管理。 ?、技术?件的编制
1、技术?件包括:技术?件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 具体包括:
1)开发计划阶段:?案设计、质量保障?纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程?册、机械结构图、编程器件烧写?件、可编程器件源码、硬件编程?册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段:产品调试?册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使??册、产品使??册。
2、技术?件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术?件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术?件的准确性、合理性负责。 三、技术?件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计?员必须按照技术?件规范认真进?各项?件的编写?作，以保证技术?件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计?员都必须按时提交设计?件，并保存在公司的服务器中。每当设计?件发?重?更改后，设计?员都必须重新提交?件，以便更新服务器中的?件，保证开发?作的可靠性。
3、设计?件的提交以starteam为准，设计?员须按照提交的?件类别提交到starteam相应的?录。
4、对于已提交的?件，任何?员不得故意在服务器上进?删除。 四、技术?件的归档
1、各相关负责?负责技术?件的审核和批准；技术?件的编制必须严格执?编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术?件应保证标题栏中的编号、名称、?期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术?件不得?于归档。
3、?件签署分为纸质?件签署、电??件签署和光盘签署。其中，纸质?件签署须在纸质?件上?写签署，电??件签署则在starteam上以备注的?式进?签署，光盘签署则在光盘封?的标签上进?总体签署。
4、各类归档?件经确认?误并且签署完毕后，?可进?归档?作。归档?件要求?式两套:?套存放在公司服务器上，供查阅使?；?套刻录成光盘，做封存保管。
5、?来存储归档?件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的?致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档?件时，须填写《设计项?归档资料清单》，并对归档?件进?真实有效型和完整规范性检验，检验合格后?可给予存档。 五、技术?件的借阅
1、任何员?之间不得私?传阅技术?件，不得?法坚持不具权限的?件。
2、若因?作需要，须借阅技术?件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后?可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的?件进?查阅。
3、对于借阅的?件，不得私?打印、传阅，不得泄露借阅?件的秘密。
4、如有特殊情景需要将?件转与他?或携带外出时，须经相关领导批准。
5、?件阅览之后，须在相关?员的监督下彻底删除借阅?件，并补充完整《借阅?件记录表》。 六、职责追究 各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定?遗失或者泄漏公司的技术?件，公司将根据有关保密规定给予罚?处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。 档案资料归档管理制度2 （?）总则 ?、本管理制度旨在确保学校?件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提?各部门组织管理?作的效率。 ?、本制度涉及的?件是指以学院名义发布的各类公?包括请?、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公?，以及各部门上报的各类?件资料。 三、?件收发要做到仔细、认真、及时、完整。 （?）收?制度：
1、接收?件应在?件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室?员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之?。
2、联络员在校团委领取的?件应根据校团委的指?及?件内容的缓急，及时将?件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好?件传阅记录以备查。
3、传阅?件应保持?件完整?缺，并在相应的时间内归还办公室。
4、分团委各部门每??初和?末应按时上交当?的?作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。
5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电?稿，打印稿应存放在各部门?件夹中，电?稿应存放在办公室电脑各部门的?件夹下。
6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图?并做好备注，上交电?稿时办公室接收?应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。
7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅?件，但不得善?改动?件内容，查阅时应经过办公室有关?员的批准。 （三）发?制度：
1、学院各类?件指在学校内部统?意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请?、报告重要事项等。
2、欲发放?件应先起草?件草稿，起草完毕后交有关?员审定，审定合格后?可发放。
3、根据?件内容填制统?格式的?件签发单，并将?件按学院统?规定编号在发?登记表上分门别类地做好?件的具体信息的登记，学院任何发送?件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。
4、?件发送之前应加盖学院相应的公章。
5、对每?号?件办公室都须将?件原稿及?件发放记录按照?件编号顺序完整保存并存放在办公室?件夹下。 档案资料归档管理制度3 机要?件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较?的?件，机要?件的管理要做到及时、准确、安全、保密。 ?、办理程序
(?)机要?件由机要?员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持?作的领导签批，?件应于当?处理，电报、急件随到随处理。
(?)按领导签批的范围进?传阅。
(三)需办理的，按局领导指?及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。 ?、传阅
(?)传阅?件要严格履?登记?续，按照?件阅读范围进?传阅。
(?)机要?员要随时掌握?件?踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批?，要及时通知有关科室办理，并做好机要?件管理，防??件丢失。 三、保密
(?)机要?员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(?)对于机要?件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级?件，需经办公室主任批准；绝密级?件?般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执?领导保密规定，不得将涉密?件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密?件，不得复制或摘抄。 四、归档
(?)传阅和办理完毕的?件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。
(?)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密?件，应及时送交机要室登记归档。
(三)?部出差、调动?作或离退休时必须将?我使?或传阅的机要?件全部退回机要室。
(四)机要?员按上级要求及时将机要?件收回。 档案资料归档管理制度4 ?、?件管理内容主要包括：上级函、电、来?，本单位上报下发的各种?件，具体由办公室负责。 ?、对上级部门发来的?件，要进??件、?号、机要编号的核定、登记。 三、本单位外出?员开会带回的?件及资料应及时送交收进?登记编号保管，不得个?保存，如职??作需要借阅的可复印或借?。 四、凡正式?件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据?件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要?件或急件应?刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免?件积压误事，?般应在当天阅签完。 五、传阅?件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的?件带回家、宿舍和公共场所，也不得将?件转借其他?阅看。对尚未传达的?件不得向外泄露内容。 档案资料归档管理制度5 局办公室负责我局对外??和公?的收发处理?作，为使??和收?处理规范化，特规定如下： ?、??
(?)凡以我局名义上报或下发的?件(报告、请?、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责?、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要?件需由局领导审核，主管区领导签发。联合??必须同时送有关单位领导会签，?可发出。
(?)经局领导签发的?稿交办公室统?登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上??由办公室发送并催办，平??和下??由拟稿科室分发。
(三)??规则参照《国家?政机关公?处理办法》(国发[XX]23号)有关规定执?，??流程按局办公处理系统流程进?。 ?、收?处理
(?)所有发?我局的公?(含传真件公?和附有领导的批?或上级部门转我局处理的公?)，由局办公室统?签收、登记、编号，送局领导阅?或送有关科室办理。
(?)?件按办件、阅件进?分类。办公室负责?根据?件内容和规定的传阅范围，提出办?意见，送局领导批?或交有关科室阅办。需要办理的公?，经请?局领导后办理，办公室根据?件内容、领导批?予以催办。
(三)对急办件，办公室应?即将?件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据?件内容及时限要求，交相关业务科室或?员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办?作。
(四)?般公?通过局内?办理和传阅。保密?件?律由办公室专?传送。
(五)凡外出开会、学习带回的?件及材料原件须交办公室登记存档。 三、保密?件收发管理
(?)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统?由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
(?)制发?件时，经办?要根据?件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。
(三)保密?件、保密资料必须在办公室内进?传阅，未经批准不得擅?扩?传阅范围;不准擅?复印或抄录保密?件，不得将?件带出办公室;确因?作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。
(四)复印保密?件、保密资料必须严格履?审批登记?续。严禁将保密?件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
(五)借阅保密?件、保密资料须按阅读范围借?，并办理登记、签字?续。?完后，要及时归还。
(六)对保密?件、保密资料要定期清查，?般每季度清查?次。年终进?全?清查、核对，发现?缺要及时追查，防?丢
失。
(七)销毁保密?件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将?件出卖给废品收购站。 档案资料归档管理制度61、学校各部门对学校以上?件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专?，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的?件要有专?保管，并按要求定期交回。
2、收发?件有登记。收到上级?件后，由专?拆封，认真核对份数，统?编号，及时登记；向下发?时，明确份数，严格履?发?登记（签字）?续。
3、传阅?件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩?。
4、借阅?件有?续。借阅秘密?件要严格履?领导签批，本?（借阅者）签字?续，阅后及时归还。
5、缴毁?件有清单。对清缴上来的?件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，?论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6、存放?件有专柜。需要继续保存的?件，要设专柜专?分类保管，存放?件的室内要有昼夜值班?员，确保?件管理安全。
7、秘密?件不准与其它公?混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8、上级召开会议由领导带回的?件，?律交?秘?员登记，保管?部调动?作，事先要把?件交清。 档案资料归档管理制度7 ?、总则
1、为加强本公司档案?作，充分发挥档案作?，全?提?档案管理?平，有效地保护及利?档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种?字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和?受控档案。
3、公?承办部门或承办?员应保证经办?件的系统完整（公?上的各种附件?律不准抽存）。结案后及时归档。?作变动或因故离职时应将经办的?件材料向接办?员交接清楚，不得擅?带?或销毁。 ?、?件材料的收集管理
1、公司指定专?负责?件材料的管理。
2、?件材料的收集由各部门或经办?员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、?项?作由?个部门参与办理的，在?作中形成的?件材料，由主办部门或?员收集，交?政部备案。会议?件由?政部收集。 三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发?、会议记录等。
2、本公司对外的正式发?与有关单位来往的?书。
3、本公司的各种?作计划、总结、报告、请?、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等?件材料。
5、本公司职?劳动、?资、福利??的?件材料。
6、本公司的?事记及反映本公司重要活动的剪报、照?、录?、录像等。 四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循?件的形成规律和特点，保持?件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利?。
2、归档的?件材料种数、份数以及每份?件的页数均应齐全完整。
3、在归档的?件材料中，应将每份?件的正件与附件、印件与定稿、请?与批复、转发?件与原件，分别?在?起，不得分开，?电应合?归档。
4、不同年度的?件?般不得放在?起?卷；跨年度的总结放在针对的最后?年?卷；跨年度的会议?件放在会议开幕年。
5、档案?件材料应区别不同情况进?排列，密不可分的?件材料应依序排列在?起，即批复在前，请?在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它?件材料依其形成规律或特点，应保持?件之间的密切联系并进?系统的排列。
6、案卷封?，应逐项按规定?钢笔书写，字迹要?整、清晰。 五、档案管理?员职责
1、按照有关规定做好?件材料的收集、整理、分类、归档等?作。
2、按照归档范围、要求，将?件材料按时归档。
3、?作?员应当遵纪守法、忠于职守，努?维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利?
1、公司档案只有公司内部?员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管?员批准后，?可借阅，其中?受控?档的借阅要由部门经理签字批准，受控?档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理?员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书?报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内?件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专?专?。
7、?毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理?员另?办理续借?续。 档案资料归档管理制度1、?的 为规范本公司?件分类、编号、拟定、审批、?印、收发处理、整理存档等?作，特制定本制度，适?于正龙物业有限公司及下属管理中?各部门的?件管理?作。
2、职责
2.1总经理负责公司所有对外发?审批。
2.2管理中?经理负责管理中??件的审批。物业部负责管理中??件的打印及?号的管理?作。
2.3部门主管负责本部门?件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发?的审批，并负责定期将已处理完毕的?件移交?政?事部。
2.4?政?事部负责公司?件格式、?号及资料的审核，?印管理、归档管理?作。
3、?件种类
3.1上??:请?，报告，计划，总结；
3.2下??:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3.3平??:信函，会议纪要。
4、?件格式
4.1发?统?使?以上?件类别之?。
4.2秘密等级和紧急程度，?来确定?件发送?式及办理速度，统?在?件的左上?位置加注。
4.3收?单位。是指?来处理或答复?件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正?。是?件的主体部分。?件制发的?的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正?中阐述清楚:
4.5标题统?使??号或三号?体字，放在居中位置；
4.6正?统?使?四号或?四宋体字，与主送单位等坚持?致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使?标点符号，?间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；
5、?号
5.1根据?件类别、发??期、发?单位及发?顺序对?件进?统?编号；具体?号编制规则见附件。
5.2公司?号由?政?事部统?管理，管理中??号由物业部统?管理；
5.3发?部门需到以上部门登记领取?号后，?可发?。
6、?印
6.1?印是发?单位对?件负责的标志，是?件合法?效的标志，对外发?或内部重要?件都应加盖印章。
6.2?件打印校对完之后，由管理印章的?员?印并进?登记；
6.3印章应盖在落款和年??中间，即"骑年盖?"位置。
7、?件管理
7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等?系列?作:
7.2正规?件应尽量打印，并由拟??仔细校对审核。
7.3签发。签发?对签发的?件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读?稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发?"字样后按正常?续办理；不?样意的写出具体意见返还拟??重新撰写；
7.4?印。印章管理?员依据规定加印，并作好登记。对?页以上的重要?件还须加盖骑缝印。
7.5发放。由发?部门填写《?件发放登记表》，并做好发?签收登记?作。需要回复办理的?件，还要填写《?件处理单》，夹在?件前?，?并送有关?员或部门办理。
7.6收?。?件管理?员(?般为?政?事部或管理中?物业部相关?员)将所收到的?件登记在《收?登记表》内，资料包括:流?号、收??期、发?单位、收?标题、?件编号、发??期、份数、处理情景、备注等。
7.7传阅。传阅?作?般由?政?事部或管理中?物业部办理。阅读?在阅读后应签署姓名、?期。
7.8保存。?件办理完毕后，由最终处理部门?员进?保管。
7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的?件汇兑交?政?事部，由?政?事部进?整理存档?作。 档案资料归档管理制度1.技术?件分为“受控”个“?受控”?件两?类。“受控”?件指与质量管理体系运?的有关?件。
2.?件的更改须填写《?件更改申请单》由负责?签字后?可更改并标识，?件更改幅度较?时，予以换版。换版?件下发后，必须将原?件由?政部收回，以保证使?有效版本。
3.?件领?者，因?件丢失或者损坏需要领?新?件时，到?政部填写《?件处理单》，经常务副总审核、批准后?可领?。
4.?件管理者、?件持有者要派专?管理?件，并保持?字清晰，外来借阅者需填写《?件借阅登记表》，经常务总经理批准后?可借阅。
5.作废?件销毁时，由该部门填写《?件处理单》，由总经理审核、批准后统?销毁。需要留?的加盖“作废留?章”后?可保留。
6.质量记录的格式和内容由使?部门设计，?政管理部门审查批准，统?编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写?员在填写时要及时、完整、??清楚、数据准确、使?中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。
8.质量记录的借阅：外来?员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅?续借阅，公司?员经?政部部长批准后，办理借阅?续。
9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专?负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防?、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
10.各类质量记录由各部门指定专??机、整理分类并装订，?政部负责归档并规定期限保存。
11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由?政部和使?部门负责签字，包常务副总审核批准后，进?销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由?政部统?保存。
12.?政部对质量记录的填写和使?情况进?检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进?纠正。 档案资料归档管理制度11?的 为提?公司?件处理?作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的?件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等?件管理的?作流程和作业标准作出明确规定，实现公司?件管理的规范化、制度化、提?公司?件管理的有效性和适应性。结合公司实际?作情况，特制定本制度。
2适?范围 适?于公司各类?件的起草、审查、审批、发布、执?、修改、废?和备案。
3定义
3.1?件：公司?件是在公司管理过程中形成的具有执?效?和规范体式的?书，是公司各项?作开展和进?相关活动的重要依据和?具。
3.2受控?件：需要对?件的分发、更改、回收进?控制。随时保持有效版本的?件。
3.3?受控?件：不受更改/修订的控制，其封?或正?页??“受控”标识，?件更改/修订后不必通知?件持有?。
3.4外来?件：指来源于公司之外的与公司各项?作开展和进?相关活动有关的?件(法律、法规、标准、?业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司?事?政部是公司?件管理的归?部门，负责?件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废??作，并负责在全公司范围内对制度执?的指导及监督。
4.2各部门产?的内部使?的?件由部门负责?或者指定?员负责?件的收录、发放、归档、废?的管理。
4.3?件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度?件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和?员负责组织制定公司体系?件、程序?件、管理?件。
4.3.3?事?政部为公司?件规范化统筹管理部门，负责公司?件?、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5?件分级分类
5.1?件分级
5.1.1?级?件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织?为的概述性?件或制度汇编类?件等的系统?件。包括但不限于公司员??册、经营管理规范等。
5.1.2?级?件：规范各专业职能管理、服务规范管理等??的?件。
5.1.3三级?件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术?件、操作规定、规范、项?管理?件、公?等，包括具体的作业?法和标准。
5.1.4四级?件：表格、表单类?件，凡记录作业结果所?的表格等。 档案资料归档管理制度11 为使公司安全?产?件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全?产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录?件在安全?产中的重要作?，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。 安全?件管理?标及内容：
1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门?员进?管理。
2、要对?件的"内容、份数、标题等逐?核对，如发现不符应及时向上级报告。
3、应及时送交领导，不要挤压。
4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。
5、保存时，要保持?件的完整性。
6、需上报的?件必须经过负责?及法?的审核、签字批准后?可上报，?件上必须详细写明?件标题、主送单位、经办?等。
7、存档?员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制?录等，以?便查阅。
8、存档时，要求把?件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持?件、材料的完整性。
9、传阅?件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级?件带回家?阅读或随?携带到公共场所。
10、借阅时要明确责任?借阅时间和归还时间。借阅?必须做好保密?作，不得翻印和复印，不能转借他?。
11、对于不具备存档和存查价值的?件应填写《?件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。 档案资料归档管理制度12 为了更好地规范各类?件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。 ?、上级来?和外单位来?。办公室?员对上级来?和外单位来??先要在收?登记簿上详细登记，来?单位、?期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好?件阅办卡并粘贴于原?上?，并送总经理批?，总经理批?后送有关?员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关?员批?阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅?阅毕交办公室应及时将?件收回，分类别分单位存?档案袋。 ?、本单位各类?件包括简报的起草均有办公室?员负责起草，部门专业?件由各部门专业?员保起草，凡以?件或纪要简报名义上报或下发的?件均由办公室填写发?卡，由签发?即总经理签发后，并详细填写发?登记簿?可复印并存档，没有总经理签发的?件不能发出和存档。 三、上报和发往其他单位的?件应填写?件送达登记簿，由接收?件?签字后?可，否则，不能擅?将?件交予他?，?不办理签收?续。 四、报告、请?、汇报、制度、规定等均应以?件形式印发，宣传活动类?般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以?件形式上报。 五、凡打印的错?件应及时销毁，以免机密外泄。 六、借阅?件超过??时的应办理借阅?续，否则不以外借。借阅?件者只限本单位?员，重要?件的借阅均由总经理批准。 档案资料归档管理制度13 第?条
管理要点
1、为使?件管理?作制度化、规范化、科学化，提?办?速度和发?质量，充分发挥?件在各项?作中的指导作?。
2、?件管理的范围包括：上级下发?件、公司各类制度?件、外部传真?件、政策指导类?件、各类合同?件等。
3、制度类?件按照公司?档统?格式进?编写，统?页眉、页脚，写明公司全称及?件性质;正?部分写明题?、时间、发?部门、内容等信息;措辞规范，表达?歧义。
4、根据?件属性、类别，对所有?件进?编号，根据编号定期归档，做好相应的?字记录，以备查阅。 第?条
制度规范
1、?件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室?员负责执?。
2、公司上报下发正式?件的权利主要集中在?政?事部，各部门?律不得??向上、向下发送正式?件。
3、公司对内公开?件由?政?事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发?的?件由各部门负责起草，?政?事部负责审核，审核?误后?政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对?误?可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄?公司的?件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密?件由?政?事部主管保管，办公室?员对?般性?件进?分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因?作需要可借阅?般性?件，需严格履?借阅?续，对有密级程度的?件，需?政?事主管审批，总经理批准后?可借阅。
7、办公室管理?员对?件借阅情况进?登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进?整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年??清，年终??清。
9、根据存档时间及存档的必要性对?件进?销毁，需上报?政?事主管签字批准，按照?件管理制度进?处理。 第三条
?件管理流程设计
1、内部?件管理流程：起草?件→审查编号→审批、签发→打印?件→下发?件→?件存档
2、外部?件管理流程：外部收?→?件整理→?件存档→清退→?件存档→?件销毁
3、借阅流程：提出申请，办理?续→批准→借阅→清退→?件存档→?件销毁 档案资料归档管理制度14 维修技术资料、?艺?件管理制度之相关制度和职责
1、技术负责?负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、?业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和?艺?件，确保?件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。
2、资料管理员对所有资料进?分类编号，定期对资料进?盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
3、借?资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借?登记表。
4、借??对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使?中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
5、如资料遗失，将追究借??责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借??进?遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使?权，并上报领导。
6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双??定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借??责任，限制其使?权。 档案资料归档管理制度151、对机动车进??级维护、总成修理、整车维修的，资料管理?员须及时建?维修档案。
2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项?、具体维修?员及质量检验?员、检验单、竣?出?合格证（存根）及结算清单等。
3、档案存放要有序，查找?便，并应做好六防?作，即防盗、放?、防潮、防?、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫?。
4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。
5、各班组负责?要对本部门使?的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使?失效的?件、资料。
6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进?分类整理、存放、归档，电?档案要及时备份。
7、各班组每年对档案进??次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统?归档。已经到保管期限的?件资料，由办公室按规定处理。
8、档案的借阅必须办理规定?续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅?转借、复印。
9、机动车维修档案保存期两年。 档案资料归档管理制度161、学校各类档案?件旨在学校内部统?意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请?、报告重要事项等。
2、欲发?有关处室应先起草?件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责?应认真细致地做好?件草稿的核稿?作，再根据?件内容填制统?格式的?件签发单，并将?件按学校统?规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建?学校发?登记簿，详细地、分门别类地登记?件的具体信息（如?件名、?件编号、发??期及主送、抄送、抄报单位等）。学校任何发?都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下?年度初移交学校档案室归档。
5、?件签发或会签完毕交付打印室打印，?件稿的?页需?统?的格式（学校红头?件纸）。
6、?件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发?，可以采?内部电?邮件系统，将?件分别发送?学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。
7、对每?号?件办公室须将?件原稿、?件签发单、两份?件原件及?件发送记录，按照?件编号顺序完整保存并定期整理（?学年）。
8、学校办公室及学校打印室?作?员有对学校有关?件保密的义务和职责。 档案资料归档管理制度17 第?条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作?，有效保存和应?档案信息，制定本制度。 第?条本制度所称档案信息是指?程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的?件、批件、标书、纪要、图纸、照?图?、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电?版资料和多媒体资料等。 第三条公司规划建设管理部负责?程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应?及管理?作。 第四条调度员、测绘员、施?管理员、监理?程师、招标单位、设计单位、施?单位和公司运?管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送?作。 第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防?、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。 第六条?程竣?图纸及相关资料应在归档的同时向?产运?相关部门及时提供。 第七条旧管?改造时，由规划建设管理部进?现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。 第?条档案资料的借阅执?综合档案相关条款。 第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。 第?条保存三年以上的?程类档案资料应移交综合管理部档案室统?保存，需要留存备?的可留复印件。 档案资料归档管理制度19 ?、?的 为了规范安全?产?件档案的管理，确保?件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后?作开展提供参考资料和?献，特制定本制度。 ?、适?范围 本制度适?于与公司安全?产有关的?件档案的管理。 三、职责
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门?件档案的管理，并负责监督检查和考核；
3、各部门安全员负责本部门?件档案的收集、归档和保管，并适时将安全?产档案上报公司安全职能部门备案。 四、内容
1、?件资料的收集 安全?产?件档案内容如下： （1）国家有关安全?产法律法规、标准规范及其它要求； （2）上级主管部门安全?产?件、批复?、领导指?材料及会议资料等； （3）公司安全?产?件、安全?产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指?材料等； （4）安全?产?作计划、总结、报告等；、 （5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等； （6）供应商、承包商、施?单位相关材料等； （7）安全设施检测、检验报告、记录等； （8）?品安全、职业卫?评价报告等；
2、?卷归档 （1）?件资料应根据其相互联系、保存价值分类?卷，保证的齐全、完整，能反映安全?产主要情况，以便保管和利?； （2）应根据?件资料的重要性，?案时间分永久、长期和短期三种，进?时间整理、分类归档； （3）安保部在每年1?份前对上年度的?件资料进?归档，统?保存； （4）各种?件资料按?定特征进?排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内?件资料?录； （5）不同价值、不同性质的?件资料应当区别管理，单独?卷；
3、档案保管 （1）档案应?架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放； （2）应采取防潮、防?措施，防?档案损坏；
4、档案借阅 （1）?件资料档案借阅，必须履?借阅?续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借?续； （2）借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他?； （3）归还档案时，由档案管理?员当?查点清楚，并在借阅登记本上注销；
5、档案销毁 对于过期并失去保存价值的?件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。
档案资料归档管理制度20 ?、总经办设专?负责?件的管理?作，对收到的公?做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。?般?件收到后应在当?内或次?中午前送批，紧急?件或会议通知收到后?即拆封送阅。 ?、?般通知、便函等可由总经办直接送?有关部门办理；其余?件均应交公司领导批?后，再由总经办专?按批?范围进?送阅，严禁个?、部门之间??横传。部门阅办后的公?（包括按?件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好?件归档?作。 三、凡本公司外发的?件，应严格按照上级有关公?处理的办法及公?格式进?草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到???事，按级上报，?词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统?进?登记编号。 四、部门或个?借阅?件，应办理借阅?续，总经办定期做好?件的清退?作，做到每??清退?次，年终?清退?次，清退的?件按?书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。 五、严格遵守保密制度，对有密级的?件应严加管理，办理完毕后应?即退回，并核点份数，随时存档。绝密?件，仅限于直接有关?员经领导批准后在?件保管处阅读。 六、如?件丢失或违反保密制度，发?泄密的，除及时报告组织?事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任?必要的处理。 档案资料归档管理制度18 第?条 为了规范公司档案管理?作，保证档案的完整性及保密性，理顺?作程序，明确?作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第?条 档案管理机构及其职责
1、公司档案?作实??级管理，?级管理是指公司综合管理部的统筹管理；?级管理是指各部门的档案资料管理?作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统?收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使?管理。
3、档案管理?员要严格执?公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利??作，充分发挥档案资料的作?。
4、综合管理部档案管理员有责任对?级档案管理?作进?监督和指导，每年对?级档案管理进??次检查验收。 第三条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、?产经营、企业管理及?程建设等活动，具有查考利?价值的?件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的?件资料，均由公司集中统?管理，任何个?不得擅?留存。
3、归档的?件资料，原则上必须是原件，原件?于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的?件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的?件、函件要留底稿及正?备查。
5、业务活动中涉及?融财税??的资料，由财务部保存原件；属于?事??的资料，由??资源部保存原件；属于?程建设??的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存?份，财务部及合同执?（或签订）部门各保存?份。特殊情况只有?份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办?整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使?的可复印或复制，归档范围外的由各部门??保管。 第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防?、防潮、防
?等安全条件。
2、归档资料要进?登记，编制归档?录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类?录；根据需要编制专题?录，完善检索?具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理?员要熟悉所管理的档案资料，了解利?者的需求，掌握利?规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进?整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关?员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护?作。
10、凡公司?作?员调离岗位前必须做好资料移交?作，?可办理调动?续。 第五条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位?员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责?批准。阅档必须在办公室指定的地?，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责?批准。
3、借阅档案，必须履?登记、签收?续。
4、借出档案材料的时间不得超过?周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放?代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅?，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污?件，归还时保证档案材料完整?损，否则，追究当事?责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
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